電子檔案在中職學校圖書館的應用

摘 要:中職學校為社會不斷輸送“新鮮血液”的任務是艱巨的，這些“新鮮血液”不但要有一技之長之外，還要有較高的綜合素質，較強的信息意識和自主學習的能力。檔案資料作為重要的信息資源．在各所院校中得到了越來越多的開發(fā)利用。檔案信息的信息化和網(wǎng)絡化已成為發(fā)展的大趨勢。本文針對中職學校的圖書館的特點，分析電子檔案在中職學校圖書館的應用。

關鍵詞:電子檔案概念特點傳統(tǒng)檔案對比應用

中圖分類號:TF58文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)07(a)-0223-01

1 電子檔案的概念及特點

1.1 電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案

虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

1.2 電子檔案的特點

(1)信息保存的可靠性:在學校圖書館電子檔案的信息搜集、整理與保存等環(huán)節(jié)，尤其是在保存過程中必須注重信息的可靠性。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案的保存流程較為復雜，需要經(jīng)過系統(tǒng)的計算機處理，檔案管理人員一定要在提高自身認識的基礎上，加強對于電子檔案保存可靠性的研究和實踐。

(2)傳播的開放性:中職學校圖書館中電子檔案的創(chuàng)建，其根本目的是服務于廣大在校師生進行各類信息的查詢和下載，進而滿足教學工作和學習的基本需求。在中職學校圖書館電子檔案的傳播中，首先要保證其開放性，而且要保證信息傳播過程的安全性。

(3)資料的共享性:在現(xiàn)代經(jīng)濟信息時代，加強對于各類資料的共享性是極為重要的。學校圖書館中各類資料的收集和使用普遍受到時間和地域的限制，必然會導致資料傳播的封閉性，因此，中職學校圖書館的電子檔案體系構建中，必須注重資料的共享性，以達到促進知識和文化傳播的目標。

(4)使用的便捷性:在傳統(tǒng)的中職學校圖書館中，在校師生進行各類資料的查閱和瀏覽普遍需要進過較為繁瑣的程序，而電子檔案的形成而客觀提高了相關資料、文獻使用的便捷性，在校師生只需使用相應的賬號和密碼登陸學校圖書館網(wǎng)站，盡可以隨時進行各類信息的查詢，以方便在日常工作、學習中的使用，進一步提升教學和學習的效率。

1.3 電子檔案的與傳統(tǒng)檔案對比

(1)在閱讀方面:傳統(tǒng)檔案的閱讀方式易于被接受，而電子檔案受介質影響，需要在某些介質的幫助下才可以閱讀。

(2)在使用方面:傳統(tǒng)檔案受時間，地點的影響，而電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡的傳播隨時隨地查閱，提高了檔案的利用率，為使用者提供方便;傳統(tǒng)檔案不能在同一時間由多人查閱，而傳統(tǒng)檔案可以被多人在同一時間查閱。

(3)多次使用方面:傳統(tǒng)檔案的介質是紙張，每次翻閱都有磨損，而電子檔案在頻繁使用中不容易受外界因素的影響。

(4)使用的效率方面:傳統(tǒng)檔案在查閱前，都需要大量查、調檔案，才可以找到用戶所需要的檔案，而電子檔案在使用時，只需要輸入相關的檢索詞就可以準確的調出用戶所需的檔案。

(5)在存儲方面:傳統(tǒng)檔案不能長期保存，且占空間比較大，而電子檔案的存儲介質是光盤等新型材料，所占空間面積小。

2 中職學校圖書館的問題現(xiàn)狀分析

現(xiàn)在中職學校的圖書館大都存在的問題如下:

(1)基礎設施落后:計算機設備使用比較落后，有些中職學校仍處于手工操作狀態(tài)，有些圖書館雖然利用了計算機，但在利用上還是比較單一。

(2)圖書館藏書不足:由于學校的經(jīng)費或者其他因素的影響，中職學校的藏書量嚴重缺乏，在圖書種類上也比較單一，電子文獻就處于嚴重缺乏的狀態(tài)。

3 結合中職學校圖書館的問題，看電子檔案在圖書館的應用

在將電子檔案融入中職學校圖書館的管理中之前，首先校方要明確圖書館給中職學生帶來的好處。完善學校圖書館是給學生提供一個吸取知識的場所。在認知了這個重要的前提下，要建立一個計算機檔案管理系統(tǒng)，它是以藏書，學生信息等為基礎建立起來的立體信息系統(tǒng)。

(1)建立資源共享:因為電子檔案的共享性，要跟其他圖書館條件成熟的學校或者藏書量大的圖書館建立資源共享，讓學生能閱讀到更多的藏書，拓寬學生的知識面。電子檔案同時也給教師提供了積極反思和改進的平臺，電子檔案利用數(shù)據(jù)庫、超級鏈接等信息技術。為教師資料的收集、歸檔與管理提供了方便。同時電子檔案利用網(wǎng)絡的共享空間，讓教師個人資料也可以被他人閱讀、共享和評論，促進了教師之間的交流與相互學習。

(2)對校園文化建設的促進作用:現(xiàn)在許多學校越來越注重校園文化的建設和研究，為了營造良好的校園文化氛圍，培養(yǎng)高素質人才，增強學校自身的競爭力。學校檔案是校園文化建設不可多得的、非常寶貴、作用獨特的信息資源。電子檔案的建設中，鼓勵學生自主學習，構建內容豐富，有個人特色的學習檔案，系統(tǒng)展現(xiàn)學生的學習的進步、努力以及最終發(fā)展的過程，也要加強師生之間的交流，這樣就使電子檔案的內容不至于單一，也能反映出學生所需要的知識。這樣才能有針對性的發(fā)展電子檔案。

(3)電子檔案的建設對圖書館管理人員提出的要求:除了要具有較高的思想素養(yǎng)和責任感之外，還要掌握電子檔案管理的基本工作，熟練掌握電子技術和軟硬件設施的應用，現(xiàn)代化的管理意識也是必不可少。這樣，就要求檔案人員參加多途徑多層次的專業(yè)知識培訓，在培訓中牢固掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識。由于檔案管理是一門邊緣學科，其承載內容涉及到各個領域，管理方式滲透到多個層面，作為中職學校的檔案管理人員，應首先明白檔案工作的基礎性和局域性使得它無法與學校整體的中心工作和重點任務相提并論，檔案人員要時刻牢記檔案工作在校內具有服務性和輔助性，電子檔案的引進也是為了更好、更快、更準確地為學校各方面的發(fā)展做好服務工作，所以，只有提高了檔案人員的整體素質，中職學校的檔案工作的整體水平才會得到整體提高。

4結語

在知識不斷更新的信息時代中，中職學校也要不斷提高自身條件，將學生的美好未來作為學校的遠大目標，電子檔案是中職學校圖書館管理中的新生事物，如何將它建設完善，還需要學校的更多努力。

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