企業檔案管理的網絡信息化開發利用

摘 要:本文就主要對企業檔案管理的網絡信息化的開發和利用進行闡述，同時對企業檔案管理的網絡信息化開發利用中存在的問題進行分析并提出解決方法。

關鍵詞:企業檔案管理網絡信息化開發利用

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)8(a)-0203-01

企業檔案管理網絡信息化包括檔案資源信息化、檔案保護現代化、管理手段現代化和檔案管理標準化。為了達到檔案管理的這些目標，我們必須運用科學的方法對檔案管理進行開發，使檔案管理業務不斷的拓展。同時充分利用檔案資源，為企業的發展提供動力，也使得企業能夠更好的為社會服務。

1企業檔案管理網絡信息化的重要性

對于企業而言，檔案管理是非常重要的一項工作。而隨著現代計算機與網絡的發展，企業的檔案管理也逐漸朝著網絡信息化的方向發展。由于現在高速的生活節奏與工作節奏就顯得檔案管理的網絡信息化尤為重要。下面我們就對其優點進行說明，從而體現網絡信息化在檔案管理中的重要性。

1.1 能夠提高工作效率

利用網絡信息化管理檔案，其處理方式由過去的集中立卷改為平時對文件的處理。這樣就不僅將以前使用紙質檔案時定期對資料進行歸類集中工作方式改為了隨時對文件進行整理的分散工作方式，而且在平時整理文件的時候可以隨時對資料進行拾遺補漏，也不會造成資料的堆積。并且及時對資料文件進行歸類和整理還能夠使得檢索資料更加的方便。除此之外，利用網絡信息化對企業檔案進行管理也讓管理人員在插入文件的時候也特別的方便。利用網絡信息化對檔案進行管理相比于紙質檔案的管理而言，檔案管理的網絡信息化就顯得工作效率更高，工作起來也更加的方便。

1.2 能夠更好的保持檔案原貌

在用網絡信息化對檔案進行檔案管理時，可以用掃描儀和數碼相機對原文進行掃描，將掃描后的圖片檔案管理的系統中。這樣做不僅可以查看檔案的電子文件，還能直觀地對原文進行查看。而且相對于紙質的檔案而言，利用網絡信息化對檔案進行管理可以防止資料的腐爛與丟失，能夠更好的保存原文。

1.3 檢索與查詢資料更加方便

利用網絡信息化對檔案進行管理可以使用模糊檢索與高級檢索等功能，我們在檢索與查詢資料的時候也能更加的方便與快速。而且可以利用網絡建立資料庫的遠程管理查詢，使得在異地需要查詢資料的時候也更加的容易。這樣，不僅使得檢索與查詢資料更加的容易與方便，而且也能夠讓檔案發揮更大的作用。

1.4 分級管理，更利于保密

在使用網絡信息化進行文件管理時，可以采用權限設置的方法，對使用者調用閱讀檔案的級別進行權限設置的方法進行管理。這樣，不僅能夠實現資料的有效保護，還能夠將資料的調用情況記錄在案，以便于進行例行檢查時對資料調用的情況的查詢。

2檔案管理的網絡信息化開發利用

對檔案管理網絡信息化的開發和利用必須依靠相關的配套設施才能進行，因此，我們對其配套設施進行分析，簡要的了解一下檔案管理的網絡信息化的利用和開發。

2.1 管理系統的軟硬件設施

在對檔案管理網絡信息化進行開發時，軟件和硬件設施的配套是必不可少的。主要的軟件、硬件設施包括:計算機的基本軟硬件和各類輔助設施，比如寬帶、通信子網、交換機、路由器、高可靠性安全系統、數據庫系統和各種存儲設備等。而所使用的檔案管理軟件，企業可以根據自己的行業和部門等開發適合于自己企業使用的檔案利用軟件。管理系統的軟硬件設施是整個網絡信息化管理的基礎，因此必須將各種所需設備配置完善。

2.2 培養高素質的管理人才

由于網絡信息化檔案管理的難度比較大，因此造成了檔案管理人員的欠缺。而對于現代的網絡信息化檔案管理而言，單一的人員結構已經不能滿足檔案網絡信息化管理的需求。網絡信息化的檔案管理需要大量的信息處理、分析和研究人員，還需要數據庫生產與維護人員和計算機軟硬件人才。除此之外，對于管理人員的自身知識和素質也有很高的要求。企業可以專門成立一支既有檔案管理素質，又能滿足檔案管理其他技術要求的隊伍。讓這樣的隊伍利用網絡信息化對檔案進行管理，使檔案在網絡信息化的管理形式下發揮到最大的效果。

3企業檔案管理網絡信息化中存在的問題與解決方法

在對企業檔案進行網絡信息化管理時，為企業和社會提供高質量、高效率檔案信息是檔案管理網絡信息化的根本目的。但是，實行網絡管理信息化也存在著一些問題，我們在對檔案進行網絡化管理的過程中就應該盡量的避免問題的發生以及做到及時防護。下面就對其中存在的問題進行討論。

采用網絡信息化對檔案進行管理是將文件數據存儲于光——磁介質中，而且是以一種數字代碼的形式存在，它必須完全依賴于存儲介質和相關的電腦軟硬件系統才具有生命力。因此，檔案管理的網絡信息化的管理方式受到自然因素和人為操作的影響較大。除此之外，采用電子數據對資料進行保存，而電子數據對設備以及操作環境的依賴度很高。于是，在利用電子文件對資料進行保存時就必須注意資料的安全性。利用網絡信息化對檔案進行管理相對于利用紙質檔案管理而言，紙質檔案管理一般都是受到自然損耗和管理人員或是使用人員的不當保護而損壞。而利用網絡信息化對檔案進行管理除了會受到自然損壞和管理人員保護不當而造成損壞之外，還存在著一些特有的安全隱患。第一，利用網絡信息化對檔案進行管理就一定會用到計算機和網絡，而電腦病毒和網絡“黑客”的侵入都會給電子文件帶來災難性的后果，而且其侵擾所帶來的突發性和隱蔽性是防不勝防的。第二，任何的數據載體或是設備出現的物理故障和技術故障都會為電子文件帶來災難，危及到資料文件的安全性和正常運行。因此，利用網絡信息化對檔案進行管理相對于紙質檔案管理就更加特殊，而且管理起來的難度也更加的大。

為了避免這樣的問題出現，保證檔案資料的安全性，在管理的時候要做好殺毒軟件的安裝以及一些防火墻的安裝與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數據載體的物理故障和設備的技術故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數據載體和設備進行檢查，從而避免發生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，企業檔案管理的網絡信息化的網絡一般都比較小，但是還是應該加強其保密工作。在管理時應該制定管理制度，使檔案管理網絡信息化有章可循。為了防止人為的破壞，可以采用進入系統時輸入密碼的方式對網絡進行管理，讓進入系統的人都進行身份驗證，預防了一些蓄意破壞資料的人的進入。

4結語

企業檔案管理網絡信息化是一項艱難而且非常具有挑戰性的工作，但是隨著網絡的發展，企業檔案管理網絡信息化就成為了必然的發展趨勢。隨著經濟與網絡信息化的不斷發展，企業檔案的管理在網絡信息化中的管理也必將得到更好的發展，為企業創造更大的經濟效益和社會效益。

參考文獻

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