淺議高職院校圖書館工具書管理與利用

摘 要:本文介紹了工具書以及它的重要作用，提出了工具書閱覽室科學的管理與利用以及加強為師生服務的建議。

關鍵詞:高職院校圖書館工具書管理利用

中圖分類號:G258.6文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)08(A)-0223-02

高職院校圖書館的館藏的圖書包含普通圖書和工具書，我院工具書閱覽室是隸屬于圖書館閱覽部。所謂工具書，就是根據特定的需要，匯集某一范圍的知識或資料，按一定方式編排，以備查考的圖書[1]。本文將針對高職院校的工具書閱覽室管理的一些經驗，就怎樣做好工具書閱覽室的管理與提高館藏利用率，發表本人的一些觀點。

1圖書館工具書的重要作用

(1)工具書是幫助我們解讀書籍中碰到疑難和不解以及困惑的好老師。因此，它被親切地稱為“書籍的導師”。

(2)工具書是我們學習的咨詢顧問，特別是各種百科全書和字詞典，比如《中國大百科全書》、《辭海》等等，是知識的匯總。它們分門別類，適于非常方便的檢索使用。大大促進了學習和工作的進展，是我們好幫手。

(3)工具書是一個科學的指導書籍和泛游書海的導航儀。它可以為我們提供科學的引領而且也是提示我們擷取正確調查的快捷方式。

(4)工具書是記憶的得力助手。當今的社會，知識和信息猶如鋪天蓋地、浩浩蕩蕩、連綿不絕的滔滔洪水，噴涌而出、一瀉千里、勢不可擋。在這樣的新形勢下，不只給我們在閱讀上帶來了新的難題，也給我們的記憶帶來了繁重的包袱。在這種大背景下，信息量豐富的工具書，針對每一個題目從點到面，從久遠的古代到如今的現代社會，為我們提供了詳盡、準確并且隨時可用的信息，為我們打開一扇又一扇知識的大門。這充分表明，工具書既是一副探索科學知識的靈丹妙藥，又是為我們拓寬科學文化的視野和進行分類學習的重要平臺和充電器式的工具。只要我們了解了工具書的使用并掌握其方法，就可以在浩瀚的書海中找到所需的書籍和資料。常言道:“書山有路勤為徑，學海無涯苦做舟”。常言又說:“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”。學習知識固然要勤快，能吃苦，但是有了工具書的幫助并加上能充分的予以利用，必將節省下大量的寶貴光陰，以到達成功的彼岸，使自己的人生攀登上新的高峰。

2 圖書館工具書閱覽室科學的管理與利用

2.1 創造優良的閱覽環境

工具書閱覽室是圖書館的一個重要的服務窗口，是師生獲取信息以便進行科研、教學和知識學習的重要平臺。室內環境的滿意與否，將直接影響師生的感觀能力，思考能力，分析能力和判斷能力以及對事物的看法，并將影響到圖書館的形象和信譽。因而，要積極努力的為師生創造一個優雅舒適、氣氛融洽的閱覽環境。工具書閱覽室也應該是一個比較高層次的，為師生提供查閱資料和典籍的場所，應有寬敞的室內空間，優良的通風環境，新鮮的空氣，溫度和濕度比較適宜，室內布置井井有條、窗戶明亮、茶幾干凈、桌子和椅子擺放整齊，光線適中，并裝飾著書法和繪畫，看上去神清氣爽、環境怡人的閱覽室。給師生一個愉快，輕松的感覺，讓他們在良好的環境氛圍中獲得知識和信息以使他們自己的思想境界得以提高和升華。

2.2 創造和諧的閱覽氛圍

工具書閱覽室是圖書館的第一線窗口單位，管理員天天都與師生接觸，他們自己的行為舉止和言語都會給師生帶來直接的影響。如果管理員態度冷漠，缺乏熱情，甚至行為粗魯等等，都會直接影響到師生的學習興趣，嚴重的還可能導致發生相互的沖突。因此，管理員在服務的過程中，應該展現積極陽光的形象，而避免將頹廢的負面的形象呈現給師生大眾。

(1)要做到用熱情的心去迎接廣大師生，要做到每時每刻關愛廣大師生，要做到理解和尊重廣大師生。

(2)要隨時注意自己說話的聲音和面部表情和講話態度。第一，管理員必須要有端莊的儀表。在本人外觀形象上，衣服穿著要干凈，簡潔，大方，得體，不穿花里胡哨的衣服和褲子，臉部保持潔凈，發型符合學院的規定，總是給師生留下優雅的感覺。第二，管理員要時刻注意舉止文明。不能對師生蹺腿，架手等等或者工作上顯得無精打采和注意力不集中，這都會損壞管理員的形象不利于工作的開展。第三，管理員要注重自己的文明修養。做到說話和風細雨，態度誠懇謙虛，使用國家通用的普通話，意思表達明白準確，做到使用文明語言。讀者走進圖書館，迎面一句“您好”，可使雙方的陌生感頓時消失，一種良好的文化氛圍撲面而來，在微笑中“請進”，會使雙方內心充滿溫馨，適時說聲“謝謝”、“對不起”，既能獲得對方的尊重又可以增加雙方的理解[2]。這就是人們常說的，文明的語言比春風還暖人心！

(3)要以誠待人，以心交心。對違反規定的師生，管理員不能簡單的予以斥責，也不能隨意的遷就，而是要以理服人，以情動人，做到耐心、誠心、恒心、讓師生在真誠的氛圍中接受批評，真正理解并認識到錯誤而愉快地加以糾正。

2.3 做好排架工作

工具書的排架是工具書閱覽室工作中是一項非常重要的環節，排架的方式是不是科學、合理并且實用方便，不單直接影響到師生的閱覽，而且還與管理員的辦事效率與服務質量有直接的關聯。目前，工具書的排架所采取的排架方式大致有兩種，分別是按類型劃分和按學科劃分。按類型劃分時，就根據百科全書、字詞典等排架。按學科劃分時，就根據馬克思主義、列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論;哲學、宗教;社會科學總論;政治、法律;軍事等排架[3]。我院圖書館工具書閱覽室按《中國圖書館分類法》分類，并做到認真按分類號操作，做到合理上架。這種方法的優點是:同一類別的工具書密集排列，能顯現該工具書發展的歷程，以方便單條多次查閱，突顯出整合使用的功能。但是在查閱的過程中，做到根據師生的水平、專業的不同特點等具體情況，分別予以查閱，以確保不同類型的工具書得以充分利用，做到物盡其用。

2.4 發揮工具書的潛在利用價值

工具書在利用的過程之中，由于各種類型的工具書側重點有所區別，也會有不同層次的師生閱覽者。因此，針對比較淺層面的學生，管理員就提供內容完善的綜合性的工具書;針對教師和科研工作者，則根據咨詢的內容為線索，提供所有可以被收集的資料，擴大該資料的線索，從不同的側面獲得該工具書的全面解釋，使工具書的潛在價值得以發揮。此外，工具書有比較明顯的提示線索的特性，師生閱覽者為找到全面的，系統的，鮮活的答案，單憑利用工具書是往往不夠的。因此，管理員必須抓住的工具書和現刊之間內在的聯系，時刻關注現刊內容的不斷更新和發展趨勢并進一步跟蹤了解其動態，還必須關注工具書和現刊內容之間的相互協調并沖破束縛，將現刊當作工具書的重要補充手段，以便促使工具書的潛在價值得到更深的利用，為師生提供全面的、系統的、滿意的答案，為教學科研提供周到細致的服務。

2.5 大力加強工具書利用的教育與輔導

第一，要大力推廣工具書的利用普及教育、各種學科教育、單個輔導教育、由這三合一組成的完整的教育體系，并形成圖書館工具書特色教育方法。我們可以在圖書館舉辦“怎樣使用工具書？”的專題講座，使廣大師生得到教育，還使工具書閱覽室得到進一步得到宣傳。我們可以在學生專業課的基礎上開講，把學院普遍性的教育方式與提高性的教育方式充分結合在一起，使之發揚光大。要重點地加強圖書資料情報專業技術人員的正規系統的教育與實踐能力方面的教育，大力培養工具書管理員的情報知識以及檢索知識。使管理員成為將來的工具書情報服務工作的專業骨干。下一步，就需要成立專門的情報機構讓其協調工具書情報的教育工作。它包括制定推廣普及工具書的使用知識宣傳、輔導、以及科學研究與教育實施的形式與方法，交流寶貴的教學經驗， 提高管理員隊伍的全面素質。為大力加強工具書利用的教育與輔導做出更大的貢獻！

3積極開展工具書咨詢服務工作

伴隨著科學技術的突飛猛進的大背景下，工具書的類別和數量也在迅猛的增加中。伴隨著工具書閱覽室深入挖掘館藏資源新形勢下，對師生開展咨詢服務工作也就到了刻不容緩的地步。例如: 館藏目錄的使用指導， 事實咨詢、數據咨詢、文獻檢索咨詢等[4]。咨詢的服務工作，它不單單反映了管理員的業務水平的高低，還直接折射出圖書館的人文形象和科學管理水平。因此，積極參與咨詢和輔導師生檢索工具書是管理員的重要職責之一，管理員應該積極認真的、有針對性的解答師生的咨詢，滿懷熱情地幫助師生的查檢。第一，要積極正面回答師生的咨詢。師生經常會咨詢一些零散復雜的問題。這些問題涉及的知識面比較廣，內容方面比較專業。比如論文中的一些專業詞匯的縮寫、某些專業術語的解釋等等，無論師生提什么樣咨詢問題， 管理員都要盡一切努力并滿懷熱情地予以一一回答，做到知無不言，言無不盡，讓師生滿意。例如:有學生咨詢“先生”一詞，管理員通過工具書的查檢非常快捷地就能予以答復。“先生”有五種詞義:一是父兄;二是老師;三是婦女稱自己或別人的丈夫;四是舊時指以相卜、行醫、看風水等為業的人;五是道士[5]。這位學生要查的是古代對父兄的解釋。第二，指導師生正確合理的利用工具書來獲取知識。例如，工具書閱覽室經常接待需要翻譯各種外文資料的師生，翻譯當然離不開各種詞典。比如《新編學生英漢詞典》、《現代美式英漢詞典》等等詞典。由于各種翻譯詞典的作者因其世界觀、人生觀、社會的閱歷和自己掌握的知識面等因素的制約，往往出現同一個詞條在不同的翻譯詞典中就會有不一樣的解釋，有的竟然出現完全相反的意思，因此，翻譯經常要用好幾種翻譯詞典，師生在翻譯外文資料的時候，管理員要根據翻譯外文資料的不同學科專業特點，主動地為師生推薦正確的翻譯詞典，讓其自己互相比較和作為參考的依據，從而讓其翻譯出來的外文資料更準確、更生動、更鮮活、更符合原著的精神。又例如，當管理員發現有些師生在檢查比較多卷的工具書時不懂得應該如何利用該書附錄功能時，管理員就應該主動指導師生使其無需消耗不必要的精力，從而能夠盡快的完成自己的目標，達成滿意的效果。

參考文獻

[1]黃玉英.圖書館管理與利用[M].北京:中國經濟出版社，1993:34.

[2]寸春妹.使用文明語言樹立高校圖書館員良好形象[J].科技信息，2009，590(23):740.

[3]中國圖書館分類法編輯委員會.中國圖書館分類法(第四版)[M].北京:北京圖書館出版社，1999:13.

[4]張銀芳.工具書開架閱覽管理芻議[J].寧夏工學院學報，1997，60(S1):143.

[5]夏征農，陳至立.辭海(第六版彩圖本)[M].上海:上海辭書出版社，2009:2480.