淺議技工學校教學檔案管理

學校教學檔案和文書檔案、基建檔案一樣具有使用和保存價值，是學校檔案的重要組成部分，也是學校教學工作的真實寫照，是衡量教學管理與整體教學質量的重要標志。努力做好教學檔案管理工作，充分發揮其服務教學的能動作用，彰顯其價值，顯得尤為重要。特別是近年來，隨著職業教育事業的發展，各技工學校辦學層次不斷提升，很多學校都由原來的技工學校升格為高級技工學校，創建技師學院，向高職高專方向轉型，都離不了教學檔案，這就對新時期的教學檔案管理提出新的要求。隨著知識經濟的來臨和信息社會的發展，檔案體制已落后于時代發展的要求，檔案工作的現狀與檔案的作用已不相適應。教學檔案管理工作遠不能適應新形勢下學校發展的需要。筆者就此談幾點淺見。

技工學校教學檔案的作用

技校教學檔案的作用，概括地說來，主要有以加強下幾個方面：

1、查考與憑證作用。教學檔案是學校教學活動和教學管理工作狀態的記載。它不同于一般文書檔案，也不同于科技檔案，是全體師生員工在教學活動中直接形成的，準確地反映了學校主要職能、活動的全貌。學校在開展教學研究活動、對教學質量評估、編寫校史、查閱學生學習成績及學籍管理工作中，教學檔案都起著重要的歷史憑證作用。

2、為教學研究與評估提供重要依據。教學檔案記錄著教學活動中的經驗和教訓，反映著教學改革和研究的成果。為了提高教學質量，必須不斷總結教學經驗，研究教學內容，改革教學方法，而這些都離不開以知識密集、信息集中及數量多廣為特點的教學檔案；教學檔案記載了歷年的教學及其管理工作，可以作為現階段教學及其管理工作的科學依據，為教學評估、教學改革和科研工作提供重要素材。教師和學生是教學活動的主體，教學活動是兩者的雙邊活動，因此，說得具體一點，教學質量、水平的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識的科學性、新穎性和系統性，以及學生對知識接收以至消化的能力，而通過對這些有關內容的研究，可以分析教師的教學質量的好壞和水平的高低，作為對教學效果和學校管理水平進行評估的依據。例如，通過對教學計劃、課程安排、專業設置、班主任工作、畢業生就業及學校文明建設等情況的分析，就能反映出一個學校總體教育水平的高低，就可以對學校的綜合教學能力作出評估；同樣，通過老師歷年講稿、學生評價等測評材料，就可以看出教師的教學態度、能力和專業水平。特別是檔案管理進入計算機管理時代之后，這一系列的資料、信息都可在計算機中保存，實行數字化檔案管理手段，這使評估結果更為準確、客觀、公正。

3、教學檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材。任何一部校史都是該校教與學的發展史，校史既反映了一所學校的成績，也反映了該校科研能力和發展過程，而教學檔案則是編寫校史的第一手史料。

4、教學檔案具有院校間相互學習和交流的作用。隨著教育改革的進一步深入，開放辦學和院校之間的相互交流和借鑒，已成為院校提高教學質量和管理水平的必要條件。教學可為此提供可靠的交流資料，可供有效利用。教學檔案工作的成敗對于學校的教學管理、教學改革和教學質量都有著重要的作用，因此，怎樣做好教學檔案工作也就成為學校檔案工作者應該認真研究的問題。

加強學校教學檔案管理工作舉措

1、加強檔案工作網絡化建設 教學檔案是學校檔案的核心部分。只有高質量的教學檔案才具有指導教學、促進教學、發展教育事業的重要作用。隨著我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。學校要加大檔案信息化建設的經費投入，按照文檔數字化管理要求配備相應的設備設施，并隨著現代技術的發展不斷更新、開發或購買教學檔案管理系統專用軟件。依托這種信息管理系統，將文件和檔案形成統一的系統工程，形成現代化的檔案業務流程和檔案信息流程，在滿足教學活動管理要求的同時，也滿足檔案管理要求。

2、加強檔案管理規范化建設 建立健全各項教學檔案管理工作規章制度，為做好學校檔案管理和利用工作保駕護航。確定教學檔案管理人員及其職責范圍和獎懲措施，確保其能系統收集檔案，科學整理檔案，安全利用檔案，促使教學檔案管理與教學工作同步發展。

3、加強檔案隊伍素質化建設 檔案工作質量的好壞在很大程度上取決于檔案管理工作人員的素質高低。從思想上抓起，檔案人員要有正確的觀點和政治方向，由于檔案工作是服務型工作，它在現實中的作用，往往因為它的潛在性不能馬上為人們了解，這就要求教學檔案工作者有淡泊名利、甘為人梯、甘為人作嫁衣的奉獻精神；文化素質是基礎，要具備較深的檔案管理專業知識，要有較強的文字寫作能力，特別體現在檔案編研工作上。讀通檔案、總結規律、為領導決策提供準確的信息，編寫前人沒有編過的材料，沒有一定的文字功底，即使占有大量材料，也做不好工作；要熟悉教學工作、懂得教學規律、教學管理、對各專業的特點、具體情況都要心中有數，善于運用檔案反饋的信息進行提出問題、分析問題、解決問題，擬出方案供教學參考；不斷提高崗位的適應能力、適應新形勢檔案工作的方法和規律，新的教學改革為檔案工作帶來很多新的機遇，我們教學檔案工作者應看清形勢，不能仍然只將管好教學檔案工作作為工作的重點，應該意識到開發教學檔案信息資源才是發展之道；要熟練掌握計算機、攝影、錄像、復印等現代化技能知識，成為一專多能的“復合型”管理人才。

4、加強檔案利用服務體系化建設要學會利用教學檔案反饋的信息尋求學校的發展規律、促進教學工作改革，檔案人員要配合一線老師利用教學檔案進行教材編研工作，為教學服務。以檔案資料為前提，圍繞教學中心，搜集有用數據、資料，進行科學調查分析，為學校領導提供決策依據。再次，要加強檔案開放利用，通過校園局域網建立檔案工作網站，宣傳檔案法律法規，通過館藏介紹、檔案檢索、咨詢、答疑等服務項目，打開教學檔案利用的新局面。

教學檔案是重要的信息資源，開發有效信息、提高利用效率，是教學檔案的目的和今后的發展方向。充分利用教學檔案中的各種資料，就能為教學管理的規范有序提供豐富的經驗和依據，便于提高教學管理水平。比如技工學校辦學水平等級評估工作，絕大部分檢查材料都可以由檔案室來提供，即使要完善，也只需在原資料上進行補充，能給評估工作帶來極大的便利與促進。再如檔案中教師考核表記載了教師活動課時、工作量、工作業績等內容，為晉職評優提供了大量真實可靠的數據與資料。教師也可以通過查閱進行工作查考、學術研究、編史修志，以創造更大的教學財富。

綜上所述，教學檔案工作是學校管理工作中不可缺少的重要組成部分，僅對學校教學檔案管理存在的問題，單位領導必須引起高度重視，樹立全新的科學的檔案管理意識，保證教學檔案管理在思想意識、物質基礎、人員配置，專業技術管理等方面統一、協調發展，實現檔案利用的最大化，為學校的各項工作、教職員工提供優良服務。（作者單位：日照市高級技工學校）