信息化時代電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的思考

摘 要:本文從紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)出發(fā)，通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比分析，明確二者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系;分別從實(shí)行“雙套制”管理模式、建立科學(xué)合理的管理制度、檔案保管設(shè)施的改進(jìn)與調(diào)整、增強(qiáng)檔案管理職業(yè)素質(zhì)等方面論述了兩者并存態(tài)勢下，開展檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案 電子檔案 長期并存

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)03(c)-0224-02

隨著計算機(jī)的普及和電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案工作中得以充分應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案事業(yè)的管理模式和工作方式，在傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件所取代，打破了紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的現(xiàn)象。根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將會在檔案管理工作中持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期，如何科學(xué)有效地管理好檔案工作，促進(jìn)檔案管理多元化發(fā)展，完成檔案的手工管理向現(xiàn)代化管理過渡，成為擺在廣大檔案管理人員面前的一項重要課題。

1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發(fā)明造紙以來，這種傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

1.1 信息與載體的依附性

由于載體與信息的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面，也體現(xiàn)在其存儲介質(zhì)的原始依附性上。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結(jié)合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。

1.2 檔案信息的原始憑證性

從其形成過程來看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責(zé)任人在特定的條件下制作完成的實(shí)體材料。

1.3 信息存儲介質(zhì)的耐久性

實(shí)踐證明，紙張、膠片最適宜檔案文獻(xiàn)的長期保存，它具有較強(qiáng)的耐久性，盡管在一定條件下會發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們注意排除其發(fā)生化學(xué)作用的必要條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命延長到上百年甚至更長時間。

但是，隨著電子文件的產(chǎn)生，電子檔案的建立，紙質(zhì)檔案相對也有了不足之處(1) 投入人力多，特別是歸檔、立卷、裝盒等， 工作量較大，工作效率低;(2)同一時間、同一地點(diǎn)只允許一人使用，不能信息資源共享，具有信息的獨(dú)占性;(3)相同成果占用空間量大，給管理工作帶來不便，管理手段相對落后。

2電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。它是電子計算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，主要表現(xiàn)在如下幾方面。

2.1 檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質(zhì)載體所存儲的信息，這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環(huán)節(jié)。

2.2 檔案信息生動形象性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，電子檔案與多媒體信息相結(jié)合，通過用視頻、音頻或用數(shù)字代碼形式存儲事物信息的原來形態(tài)，形象生動地再現(xiàn)歷史活動狀況，從而改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進(jìn)行全息化再現(xiàn)。

2.3 信息存儲與利用的迅速準(zhǔn)確性

電子計算機(jī)具有高效率的信息處理功能，它通過數(shù)字或代碼，對信息的數(shù)字編碼進(jìn)行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

2.4 信息資源共享性

電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了全方位的檔案信息，可以隨時更換檔案信息內(nèi)容，可以得到最新的檔案信息，并且可以擺脫時間和空間的制約，在同一時間，不同地點(diǎn)共同享有檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。電子檔案縮短了查檔時間，提高工作效率，大幅度地降低工作強(qiáng)度。

相對紙質(zhì)檔案，電子檔案也有自身的弊端，主要表現(xiàn)在:(1)由于電子文件可修改、可復(fù)制，而且修復(fù)后不留痕跡，所以它的原始性和合法性難以確認(rèn)。(2)電子檔案對環(huán)境的溫濕度、抗破壞、抗病毒、防磁性等條件要求很高，電子檔案的存儲介質(zhì)如軟盤、光盤的物理壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙張，造成是失真、保管困難。(3)電子檔案易受到計算機(jī)病毒的感染，造成無法挽回的損失。(4)電子檔案的依賴性和不識別性，造成電子檔案不能直觀閱讀。(5)電子檔案的共享性，容易造成泄密，不安全。

3并存時期檔案管理工作的發(fā)展策略

既然紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存是檔案管理發(fā)展過程中的必然現(xiàn)象，對于檔案管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、提高工作效率具有重大意義，那么如何讓兩種不同介質(zhì)的檔案在并存期發(fā)揮更大的作用呢？我淺談幾點(diǎn)認(rèn)識。

3.1 實(shí)行“雙套制”管理模式

“雙套”制即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。即:在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、保管和利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道，做好信息儲存在不同載體之間形式的轉(zhuǎn)換。例如在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時從計算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性;或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

3.2 建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點(diǎn)是過程而不是檔案本身。因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

3.3 實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化。由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護(hù)整個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用，因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任。

3.4 檔案保管設(shè)施的改進(jìn)與調(diào)整

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要具備相應(yīng)的保管條件和設(shè)施來維護(hù)其完整與安全性。紙質(zhì)檔案是以“件”作為最小保管單位的，由于其存儲信息量小，形成的案卷較多，因此會隨著時間的推移檔案日益增多，從而給庫房增添壓力。而電子檔案所采用的存儲介質(zhì)主要是磁盤、磁帶和光盤，目前主要以光盤為主，由于光盤信息存儲量大，存放空間小，不僅減輕了庫房壓力，而且節(jié)省了大量檔案管理成本。因此，在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，如何改進(jìn)和調(diào)整檔案保管設(shè)施，是一個值得持續(xù)關(guān)注的課題。

3.5 增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

長期以來，檔案人員一直習(xí)慣于從事以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的傳統(tǒng)管理方式，如今面對現(xiàn)代化技術(shù)催生出的電子檔案，檔案工作者要適應(yīng)時代的要求，隨時地對自身的知識進(jìn)行充實(shí)、調(diào)整，使自己的專業(yè)素質(zhì)及時地改進(jìn)與提高，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。進(jìn)一步探索、總結(jié)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期的檔案管理規(guī)律，推動檔案管理向更高的層次發(fā)展。

總之，電子檔案同紙質(zhì)檔案并存將是長期的，它們可以各自發(fā)揮優(yōu)勢，互避弱點(diǎn)，相輔相成，相得益彰。作為檔案工作者要以建設(shè)數(shù)字化檔案館為目標(biāo)，以紙質(zhì)檔案與電子檔案配套管理為重點(diǎn)內(nèi)容，把檔案資源信息化建設(shè)工作推向一個新的階段，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇曉軒.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考.遼寧大學(xué)學(xué)報，2000，11.

[2]常秀英.對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考.太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2004，4.

[3]陳志宏.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報，2004.4.

[4]楊貞.數(shù)字時代電子檔案與紙質(zhì)檔案并存.城建檔案，2010，3.