外籍員工人事管理的信息化

隨著我國經濟的迅速發展，越來

越多的外籍人才涌入我國人才市場。很多用人單位，尤其是大中型企、事業單位大量聘用外籍人員，幾十至幾百人甚至上千。每一位外籍員工在入職時都需要辦理一系列的手續，如工作合同、工作許可、保險、專家證等；還有涉及到外籍員工本人的一些證件管理，如簽證、護照、居留許可等等，手續繁雜。

外籍員工管理亟待信息化

這些工作讓本來就人手不多的人事部門應接不暇，以致經常忙中出錯。據了解，很多聘請單位的人事部門工作人員平均每人要負責幾十甚至上百位外籍員工的人事管理工作，經常會出現因外籍員工的某些到期證件未能及時辦理延期手續，而耽誤正常工作甚至受到相關部門處罰的現象。另一方面，由于人事部門的人員變動，工作信息交接不暢，還會導致外籍員工人事管理工作中出現更多的失誤。

針對這些情況，經反復調研學習，國家外國專家局國外人才信息研究中心根據客戶實際需求自主研發了一款專門用于對外籍人才人事管理的軟件——外籍員工人事管理系統，很好地解決了手續繁雜的問題。它將外籍員工所需辦理的手續集成到了一個軟件系統，管理人員一次錄入可以打印多種表格，降低了工作量，同時建立了查詢檢索功能，可根據年度等關鍵字對外籍員工信息進行查詢，還建有合同到期提醒等功能，給人事管理人員的工作帶來了極大的便利。目前，中國國際廣播電臺（CRI）正在使用此軟件。

外籍員工人事管理系統采用B/S結構來建設，系統維護較為簡單，系統的修改和升級只需在應用服務器端進行即可，客戶端的界面一致，用戶操作起來比較容易上手。考慮到用戶對網絡瀏覽器的熟悉和操作方便性，對于處理外部用戶的網上資料查詢和提交需求也更為便捷。系統設計會面向全市乃至將來擴展應用到全國范圍。

該系統涉及廣域網、局域網、分布式數據處理、協同工作和Internet/Intranet技術，具有跨地域、復雜性、綜合性等特點。因此，系統安全性的設計極其重要。具體的設計原則包括：建立安全策略，建立系統安全責任制；對網絡訪問實施監控和安全管理，有效防止計算機病毒和黑客攻擊；確定數據保密級別及使用范圍，對用戶訪問權限進行控制；對重要數據進行通道加密傳輸；對系統及數據庫進行安全備份與恢復；實施遠程監視和非法入侵安全控制。

四大模塊功能

外籍員工人事管理系統分為四大功能模塊：系統管理模塊、聘用管理模塊、人事管理模塊和數據統計模塊。

系統管理模塊功能是設定不同級別的用戶，用戶級別不同權限不同。以CRI為例，系統中共有四級用戶，包括系統主管、總部人事用戶、部門人事用戶和用人單位用戶。按照 CRI 目前的組織結構，中國國際廣播電臺國際合作辦公室代表總部人事，各語言中心代表部門人事，各語言部為用人單位。系統主管為單一用戶，具有系統最高權限，用于對系統基本數據和配置的維護，但不屬于任何一級人事部門，因此也不能參與人事管理的具體業務功能。總部人事用戶負責建立部門級人事用戶在系統中的賬號；用人單位的賬號則由各部門人事用戶建立。除系統主管外，任何一個用戶在系統中的菜單功能必須經過授權才能獲得。總部人事用戶登錄系統時，有合同、證件、保險到期提醒。

聘用管理模塊功能是提供外籍員工到職前和到職后一系列手續的信息化服務。聘用管理由聘用申請、聘用審核、聘用審批、到職登記組成。聘用管理模塊的工作流程是：聘用申請，用人單位向部門人事申請新聘和續聘外籍人員，并提交申請給部門人事審核。聘用審核，部門人事審核用人單位提交的申請，并提交必要的補充信息，上報總部人事審批。聘用審批，總部人事對于審批同意的外籍工作人員，可以為其創建《工作許可證》申請，系統通過數據接口直接在外國專家局的辦證系統上創建證件申請信息。到職登記，總部人事登記外籍員工到職信息，到職登記后，可為其創建外籍工作人員的《專家證》申請，系統通過數據接口直接在外國專家局的辦證系統上創建證件申請信息，對于新聘外籍人員，系統將創建新的電子檔案。

人事管理模塊功能是將外籍員工的檔案、合同、證件、保險這些個人信息整合在一起，統一管理。人事管理由檔案管理、合同管理、證件管理、保險管理組成。檔案管理，查詢維護外籍員工的檔案信息。合同管理，創建外籍員工的合同信息，在線打印合同。證件管理，登記外籍員工的專家證信息。保險管理，為外籍員工創建保險辦理信息，在線打印保險登記卡。

數據統計模塊，更好地為個級別權限的用戶提供人事工作的決策依據。可以按國籍、性別、年齡、學歷、工作年限、婚姻狀況、宗教信仰等等檢索統計。還可以按證件、保險、合同是否即將到期檢索統計，可以自主設定檢索條件，例如，提前1個月，也可設定手機、郵件提醒功能。也可以根據使用單位的需求定制個性化的檢索條件。

這套系統不僅可以為所有聘用外籍員工單位的人事部門所用，更可貴的是，它實踐了信息集成化的理念，為今后外籍工作人員人事管理信息化提供了一個發展方向。

在這套系統里，每項業務的辦理不再是用單獨的系統，而是所有業務手續可以在同一個系統中完成，并且信息相互關聯。目前，該系統已經可以與外國專家局的辦證系統直接掛鉤。試想，今后一旦能與公安系統的簽證、居留許可證辦理、外籍員工本國駐華使館的護照辦理、勞動部門的工作證辦理等等掛鉤，那將實現真正意義上的信息集成管理。

（作者單位：國家外國專家局國外人才信息研究中心）