如何做好企業檔案管理工作中的保密工作

　　在公司的生產經營、基本建設、技措、技改工作中，形成了大量的檔案，為企業的建設、生產經營管理、技術服務等發揮著重要的作用。因此，檔案的完整、準確、安全、保密關系到企業的長遠利益，檔案管理中的保密工作也成為檔案管理工作的重中之重。
　　
　　一、做好檔案保管過程中的保密工作
　　
　　（一）檔案庫房管理中的保密工作
　　庫房保密管理的重點是防止檔案盜竊。檔案庫房應按照《檔案館建設規范》建設。必須做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。近年來公司積極加大了檔案庫房的建設和資金投入，改善了檔案保密工作的硬件條件。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。
　　（二）涉密檔案的管理和保密
　　涉密檔案是公司的技術核心秘密，它關系到公司的生產安全，關系到公司的經營活動和經濟發展的成敗，關系到公司建設的進程。因此，為確保公司核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。公司為保護核心技術和知識產權，加強對涉密技術的管理，特制定《承德鋼鐵集團有限公司技術保密實施細則》，對保密范圍、密級、涉密資料、涉密區域、涉密崗位、人員都作了明確規定。
　　１、涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。
　　２、提高涉密檔案管理人員的素質。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守公司的技術秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚。
　　３、加強涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定專人審批，嚴格按照借閱程序辦理，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。涉密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。
　　（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作
　　確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據公司工作的需要和為公司積累歷史資料的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據企業秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對企業的生產安全和經濟利益造成的危害來確定的，不得擅自決定解密和隨意對外提供。案卷涉密文件必須做好密級標識，在檔案立卷時將密級文件必須實行同等密級文件單獨組卷，防止檔案利用時造成泄密。
　　（四）檔案管理人員的職責
　　檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。
　　（五）檔案涉密情況的變化
　　檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的，也是暫時的；大多數的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化；二是密級文件作用的變化。三是保密時限的變化。原館、室所存檔案涉密文件，有的是超期服役，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進行檔案解密劃控工作的迫切，因此應依據檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。
　　
　　二、做好檔案利用過程中的保密工作
　　
　　（一）做好檔案利用中的監督工作
　　檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：
　　１、制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。
　　２、隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質，包括政治素質、業務素質和文化素質。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。
　　３、監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。
　　（二）正確處理好檔案保密與利用的關系
　　保守公司涉密技術是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視6vjk7XX4IZA96HF1gPBqdpfv9zgfdbreGw4gEd2itpk=檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給公司生產安全和經濟利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
　　（三）進一步做好檔案開放中的保密工作
　　一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。
　　１、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。
　　２、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。對外開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。
　　３、做好檔案開放前的基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，即：
　　（１）提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。
　　（２）建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。
　　（３）編制檢索工具。一是基礎性檢索工具；二是骨干性檢索工具；三是文字敘述性檢索工具，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。
　　（４）準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。
　　總而言之，加強涉密檔案的管理是每個檔案管理人員和涉密人員的應盡的職責，也是保障公司正常生產經營的基礎。