人事管理及人事檔案工作

　　人事檔案是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理過的個人全部材料。人事檔案是一個組織了解人、任用人的主要依據，只有將反映一個人的詳細經歷和德才表現情況的全部材料集中起來，整理成專冊，才便于歷史地、全面地了解這個人，進而正確地使用這個人。我們可以設想，例如把一個人不同時期或不同問題的材料分散保存在不同單位或者若干檔案全宗中，那么這個人的完整材料就會被割裂和肢解，一旦某個組織要了解這個人的全部情況時，就會像大海撈針，不僅工作量大，效率很低，而且會很難找全，甚至會漏掉重要的檔案材料，給人事工作帶來不便。上述做法，完全破壞了人事檔案的成套性，影響了對一個人的全部了解。
　　人事檔案是各級組織在了解人、使用人的過程中形成的，是經過組織認可的個人材料。眾所周知，人事工作的中心任務就是用人，任人唯賢，知人善任。為了達到“知人”的目的，組織上要經常有目的地通過本人，或通過有關單位的有關人員采取各種形式了解該人的經歷及德才表現情況等。比如，組織上定期或不定期地布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、學習工作總結，思想匯報以及對有關政治、經濟、時事問題的專題報告等。再比如，組織上為了審查某人的政治歷史問題或所犯錯誤問題，就要通過有關人員、有關單位和知情人了解情況，索要證明材料，再根據這些材料和有關政策，對其做出適當的審查結論和處理決定。再者，組織上對個人的考察、考核，也形成了考察、考核材料。所有上述材料，均屬于人事檔案材料。研究這些材料，可以使我們認識到人事檔案在產生來源方面的兩個重要特征：一是它是組織上在知人、任人過程中產生的，而非其他過程中產生的。二是它是經過組織形成的，或者是由組織認可的材料，不是由個人私自搞的材料，也不是有頭無尾或者手續不全的材料。
　　三是人事檔案是個人經歷、思想品德、業務能力等情況的真實記錄，是一個人本來面目的客觀反映。真實性是人事檔案的生命。人事檔案的真實性，具體表現在歸檔的材料必須真實可靠，實事求是，完全符合該人的實際情況。由于人事檔案是了解人、使用人的重要依據，要做到知人善任，選賢任能，用其所長，除了直接考察了解其現實表現以外，還必須要了解該人的歷史情況，考察其過去有什么經歷，有什么專長，做出過哪些貢獻，有過哪些失誤這些均要依靠人事檔案。
　　我們還應當看到，人事檔案材料不真實，不僅誤事，甚至害人。如果人事檔案里留下了誣蔑不實的材料，就等于給人留下了隱患。“文化大革命”中，許多冤假錯案就是由人事檔案中的誣蔑性記錄引起的，致使大批的干部和群眾蒙受不白之冤，有的含恨死去。黨的十一屆三中全會以后，各級黨組織撥亂反正，落實黨的政策，平反冤假錯案，并在全國范圍內清理了人事檔案中的誣蔑不實的材料，維護了人事檔案的真實性，從而調動了廣大干部群眾的積極性。
　　四是人事檔案是手續完備、具有使用價值和保存價值的個人材料，在日常的人事檔案材料的收集鑒別工作中，經常會遇到一個棘手的問題，即有些材料手續不全。例如，有的呈報表有呈報意見，無批準機關意見。有的履歷表沒有組織審核簽署意見或沒有蓋章，有的政歷審查結論和處分決定沒有審批意見，等等。這樣的材料，從本質上看，不具有或不完全具有人事檔案的可靠性，所以它不能作為了解人和使用人的依據，也就不具有人事檔案的價值。因此，這樣的個人材料不是人事檔案材料，或者說它還沒有完全轉化為人事檔案材料，有的只能作為備查的材料，有的可以作為反映工作承辦過程的材料存入機關文書檔案。如果有的材料確實已經審批，由于經辦人員責任心不強或不熟悉業務，而沒有簽署意見和蓋章的，可以補辦手續，這種補辦手續的過程就是完成向人事檔案轉化的過程。
　　對于那些已經手續完備的個人材料是否一定是人事檔案呢？也不一定。上述僅僅能作為轉化為人事檔案的條件之一。是否能轉化為人事檔案，關鍵還要看這些材料是否具有使用價值和保存價值。人事檔案材料的一個基本要求就是精煉實用，要符合這個要求，就必須對材料的價值進行認真鑒別，必須去粗取精，將那些沒有保存價值及使用價值的個人材料剔出。例如，重份材料，無關的調查證明材料，或者同一問題一個人寫了多次證明的部分材料，本人多次寫的內容相同的檢查交代材料等等，都屬于沒有使用價值和保存價值的材料。這些材料雖然也都是在了解人、使用人過程中形成的真實的個人材料，手續也是完備的，但沒有什么作用，歸入人事檔案，純屬一種浪費。
　　五是人事檔案是各級各單位的人事部門集中統一保管的保密的個人材料。一般來說，人事檔案是組織上在考察了解和使用人的過程中產生和形成的，它記載著有關知情人為組織提供的情況，這些材料的內容，只能由組織上掌握和使用。這些情況如果擴散出去，就可能產生消極因素，不利于安定團結，不利于黨的工作。另外，人事檔案是人事工作的工具，所以它必須按照人員管理范圍由人事部門分級集中，統一保管。這是人事檔案管理工作的基本原則，也是人事檔案區別于其他檔案的顯著標志之一。任何個人不得保管人事檔案，人事檔案也不宜在業務部門、行政部門保管。