醫院檔案信息化管理的幾點思考

柏麗娜

（哈爾濱市第一專科醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著社會的進步和醫院的發展，檔案資料在醫院管理工作中的地位越來越重要。醫院在日常工作過程中不斷形成了各 門類和載體的檔案，內容橫括了醫療、科研、管理、基建、榮譽、聲像等 個領域，涉及各個部門，甚至每個醫務人員(人事檔案、醫德檔案)、每個患者(病史檔案)，是最豐富的信息源頭，作為原始記錄和憑證，是醫院寶貴的財富。對醫院未來的發展和管理層的決策具有重要的考證價值。

1 新形勢下檔案管理工作的變革

現代信息社會日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值檔案信息的需求量越來越[1]。隨著醫藥衛生體制改革的進行和醫院服務模式的轉變，檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日漸顯著[2]，醫院檔案的利用越來越頻繁和迫切，傳統的管理理論、管理模式和工作方式已越來越不適應新形勢發展的需要，檔案管理工作為適應時代的需要發生了很大的變化。在當今社會，檔案管理工作的變革在某種意義上就是強化利用職能。利用計算機、掃描儀、碼相機等現代化設備收集檔案信息，并進行加工、整理，建立網絡服務平臺，做到一方收集，多方享用。完成從被動的少部分人上門查詢到主動開發檔案信息資源，為醫院經濟建設和發展服務，只有 樣醫院檔案管理工作才能在挑戰和沖擊中抓住歷史發展的機遇，適應新形勢發展的要求[1]。因此，盡快完善醫院檔案管理信息化的重要性不言而喻。

2 檔案信息利用手工管理存在的缺陷

在我國由于歷史和現實的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識，設備和技術方法比較落后，基本處于經驗管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平較低。醫院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動量又大。在建立檔案檢索工具上，費時費力進行人工編制[3]，查詢利用檔案資料時要靠對檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，花費大量的時間還可能漏查或信息不全、不及時，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷 新管理意識，改革管理方法，運用先進的信息技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

隨著醫療改革的深入，醫院各項工作的發展，檔案作為醫院發展軌跡的真實寫照，在日常工作中收集的廣度、深度不斷擴展，不同載體的檔案數量急速增加，這些檔案記載著醫院業務活動中的點滴經驗和教訓，對今后的醫學科研、教學以及醫院管理，基建維修和改造、設備維護，職稱考評都有著重要的參考作用。傳統的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發展。如何加強醫院檔案管理，以滿足醫院檔案信息的利用需求，建立一個高效、科學、完整的檔案管理體系[4]是醫院檔案管理工作當務之急需要完成的工作。所以，突破工作思路，用信息技術對檔案信息資源進行數字化轉換，用計算機等先進的現代化設備儲藏檔案資料，編制檢索工具，方便利用者檢索利用是醫院檔案管理工作的需要，也是醫院信息化發展的需要。

3 樹立檔案實體與檔案信息分開管理的理念

3.1 檔案實體是檔案信息的基礎

具有重要的查考價值和舉證作用，而檔案的信息化管理是在實體基礎上的再加工，結合醫院各項工作的需要對檔案資料的再開發，再利用。在信息化管理環境下，檔案實體與信息分開管理是當今檔案管理工作的顯著特點和一大進步，為檔案工作的發展奠定了基礎[3]。

3.2 醫院檔案信息主要來自職能部門

隨著科學技術不斷發展，電子計算機在醫院工作中已經普及，醫院的黨務工作、行政管理、醫學研究、醫療服務、合同協議，甚至基建圖紙都可用計算機來處理，這些電子檔案可以通過網絡傳遞至檔案管理部門，通過檔案管理軟件，檔案管理人員對這些檔案資料進行整理分類，索引維護，反饋至醫院信息平臺，以微機檢索為媒介實行資源共享。此時各職能部門可根據不同的需要利用檢索工具自由組合查詢檔案信息資料，充分開發檔案信息資源，為醫院各項工作發展提供服務。

4 檔案信息化管理需關注的問題

因為檔案資料的特殊性，相關資料涉及行政、黨務、科研等保密性，所以檔案信息數字化處理的過程中，主要需解決檔案信息的安全問題。如檔案信息利用的權限限制，設置密碼、防火墻等。另外檔案信息作為文件參照、舉證材料等還需要解決電子檔案信息的認證要求。同時醫院檔案管理人員的綜合業務素質也至關重要，需要一批熟練掌握信息技術、檔案管理技術、醫院管理技術的復合型人才從事這項工作。

在科技發達，不斷變革發展的社會環境下，醫院檔案管理工作也在不斷地發展。醫院檔案工作信息化管理的最終目的，就是花最少的時間，最少的精力，最大限度的利用檔案資料，為醫院在當今醫改形勢下的發展提供有用的信息和決策的依據。

[1]何萍.醫院檔案管理信息化的幾點思考.寧波檔案學會,2007,12.

[2]鄧影.淺談醫院檔案信息化管理.福建電腦,2005:7.

[3]華佳蕓.對醫院檔案信息化建設的思考.中醫藥管理雜志,2007,15(7):527-528.

[4]林軍.淺談醫院檔案的管理和利用.內蒙古科技與經濟,2008,23:150.