計算機在檔案管理中的應用

沈崇茵

（哈爾濱市勞動和社會保障局綜合服務中心，黑龍江 哈爾濱 150010）

隨著計算機應用的普及，各類電子文件的數量增加很快。例如，一些省市或部委的辦公自動化網絡中的電子文件數量，有的一年產生約20000件。這給檔案管理帶來了很大的變化，也造成了很大壓力。一方面電子檔案的管理同其轉化之前的電子文件同樣方便，另一方面其作為檔案所應具備的原始性、真實性、完整性和可靠性等也需要特殊的技術保證，所以說計算機的應用成為基本工作方式，促進了電子文件的生成。但同時也必須解決好以下幾方面的問題。

1 網絡安全將成為影響計算機檔案管理的主要問題

隨著網絡化的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加。根據發達國家的經驗，保證網絡安全的方式已經引起了最高領導層的重視。在美國，重要的安全舉措是以總統令的方式發布的。一般認為，構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有：黑客入侵、計算機病毒的侵入、來自內部的攻擊、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對檔案管理有關的網絡及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。1998年確定的與計算機檔案管理有聯系的科研項目中，有三分之一與網絡及信息安全有關。今后，將有一系列技術措施和標準出臺。這些標準和技術措施將對檔案管理網絡安全等級劃分及測評、檔案信息上網前的密級控制、網絡中的檔案信息的安全管理等提供規范化的要求或解決方法。

按照帶來安全隱患行為的目的性，網絡安全隱患可以分為兩類，無意識行為和有意識行為。前者包括計算機管理員對計算機的安全配置不當造成的安全漏洞，或是由于安全意識不夠引發的用戶口令選擇不慎等。后者帶有很強的反向目的性，是計算機網絡所面臨的最大威脅。電子檔案安全威脅形式包含：計算機病毒、黑客攻擊、系統或軟件的漏洞和“后門程序”以及由于網絡自身缺乏相應的安全機制而對電子檔案信息的真實性、完備性、安全性的潛在威脅。

2 加強檔案信息數據資源建設

主要包括：現有檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫建設。要加快對現有檔案的整理、著錄、入庫工作，逐步實現檔案文件及目錄機檢，同時要積極推進那些內容重要、容易受損、利用頻率高的檔案的數字化進程，加強珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用率。我們認為檔案信息化建設是一項系統工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項檔案的全面管理工作相融合，關系到檔案信息化建設的成敗，推進檔案信息化建設要統籌規劃，突出重點，整體推進。檔案信息化建設的關鍵是檔案工作者隊伍素質的全面提高，為此，對工作人員也提出了掌握現代管理工具、具備現代信息意識的高標準和嚴要求，這些將在今后建立現代化檔案館的過程中起到決定性的作用。

3 多媒體信息管理的實用化將引起更多的關注。

3.1 解決多媒體信息演示系統開發方式的工具化問題。 一些單位已經制作了效果不錯的多媒體信息演示系統，如檔案館指南、利用者借閱引導等。但多數是專門性開發，軟件缺乏通用性，每制作一個系統就需要重新投入一次人力。如果其開發軟件實現了工具化，就可以做到改變少量參數，隨機填充相應內容，即可得到完全不同的多媒體演示系統，從而節約大量人力、物力，使其能廣泛地普及應用。

3.2 解決多媒體檔案信息處理的標準化和長久保存問題。 多媒體信息技術的設備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標準在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質，研究滯后，尚未有明確結論。上述工作投入大、周期長，需要引起有關部門的足夠重視，采取更為有力的措施。

3.3 用多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機已經從內部信息的多媒體處理轉向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術等。這些技術的應用不僅可以方便快捷地進行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，密切了檔案工作者與計算機的關系，使計算機的普及應用提高到一個新的層次。

3.4 解決計算機應用技術培訓問題，擴大應用普及。由于種種原因，檔案部門中的計算機專業人員所占的比例存在降低的趨勢，所以必需采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關心檔案管理工作的現代化，而同時注意普及檔案工作者的計算機技術知識和對計算機的操作使用技能。從發達國家的經驗看，計算機技術支持的社會化是必然的發展趨勢。我國在計算機檔案管理應用的初期，使用計算機的單位不多，但平均每個單位擁有的計算機專業人員曾經達到2.4個（據1987年的統計）。當時發達國家的檔案部門反而達不到這個數字，而他們的計算機應用水平卻高于我國。目前的實際使我們終于認識到問題所在，即檔案部門完全靠自己的技術力量解決計算機普及應用的問題代價高昂，而且越來越困難。出路是采取以下措施：

（1）提高檔案工作的標準化程度。 檔案工作現代化的基礎是標準化。計算機在檔案管理應用中涉及的每個問題，如數據著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯網等都需要一系列的標準才能解決。

（2）在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務，這是檔案部門獲得高質量技術支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

（3）加快在檔案工作者中的計算機知識普及。盡快使計算機文化成為每個檔案工作者必須具備的基本職業技能。

4 解決電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題

電子文件的歸檔問題應引起更多的注意。加緊制定有關的國家標準或行業標準。電子文件生成的數量已很驚人，而其與紙質文件的區別又很大，目前多數檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。國家檔案局已經成立了電子文件歸檔問題領導小組，并由專門的課題組研究解決有關的問題。雖然已在問題分析和標準制定上有了一些初步進展，但離真正解決這個問題還很遠。針對這個問題必須在如下幾方面作出艱苦的努力：

（1）進一步研究各類電子文件的特性，對從生成機制到歸檔保存的一系列環節進行剖析，在此基礎上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術措施。

（2）與電子文件的形成部門主動配合，共同制定相關標準，并嚴格執行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業，因此標準化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過紙質文件，應引起足夠的重視。

（3）提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

在21世紀到來之際，我國檔案現代化工作有很好的外部環境和內部環境，面臨一次發展的大好機遇。然而在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀，計算機技術一日千里地發展，對檔案工作者來說，與機遇同在的是更新的挑戰。為了迎接21世紀的挑戰，我們必須不斷地學習和吸收新技術，使檔案現代化不斷邁上新的臺階。