人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探

黃慶輝

（大埔縣企業退休人員社會化管理服務工作辦公室，廣東 大埔 514200）

人力資源管理是一種管理員工關系的戰略方法,它強調開發員工的潛能對獲取持續競爭優勢有至關重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應盡可能地培育并保持最佳員工隊伍,最大限度地實現個人目標和組織目標的有機統一,使組織成長與個人能力發展相適應。

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現,以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。

由此可見,人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體,人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進,人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展,而人事檔案的科學化管理,又會推動人力資源的開發。

1 人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

1.1 有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力

人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現在,從而預測其發展潛力,及時發現人才,避免壓制人才,埋沒人才;依據人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚長避短,各司其職,最大限度地發揮人才效力。

1.2 促進人力資源的合理配置

利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息,從而對其進行科學管理,根據不同人才的能力和各類人才的不同特點,在組織內進行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位,充分發揮人才的特長,促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動,避免人才擠壓和用非所學的現象產生,為企事業的發展迅速、合理地配置人力資源。

1.3 有利于人力資源需求預測的科學化與規范化

影響人力資源需求的因素主要來自組織內部,有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求,制定科學的人力資源計劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。

2 人事檔案管理不足對人力資源開發的負面作用

人力資源管理隨著時代的發展出現了新的趨勢 (最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”,如流動性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經不能適應人力資源發展的需求,并對其發展產生了負面影響,主要表現在以下方面:

2.1 檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置

真實性是檔案的基本特性,沒有真實性,人事檔案也就失去了利用價值,失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發現有的檔案材料中年齡越填越小,學歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現涂改痕跡。這些情況的出現,使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性,使得人力資源計劃中的配置計劃、退休解聘計劃、補充計劃不能正確制定,必將對當前配置及未來人力資源的供求造成負面影響,從而有可能使組織錯過發展機遇。

2.2 檔案材料內容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值

人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照,本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌,使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現不出個性特色,失去真正意義上的參考價值,進而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導致組織蒙受不必要的損失。

2.3 個人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力

人事檔案歸檔過程應是一個前后銜接、有機統一的整體,但長期以來,由于宣傳力度不夠,個人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調動,致使一部分材料滯留在原單位;學生參加工作,檔案留在學校;取得學歷文憑,學歷材料存放在自己手里,等等。現階段人才流動性大,各單位為引進高素質人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進人才重新建檔。棄檔、重新建檔現象,破壞了人事檔案內容的完整統一,降低了人力資源的效力。

2.4 人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開發

現代人力資源管理要求人事檔案管理科學化,及時有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務。但現階段人事檔案管理仍處于傳統的管理模式,以手工操作、檢索為主,管理人員滿足于看攤守點,缺乏創新精神和競爭意識,無法為人力資源開發提供有效的服務。

3 改進人事檔案管理,為現代人力資源管理服務

人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求,積極拓展管理職能,使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求,為人力資源開發提供強有力的保障。

3.1 切實提高檔案管理人員的素質

在知識經濟時代,隨著現代化水平的不斷提高,舊有的管理模式已不能適應現代人力資源管理的需要。在引進高素質人才充實到檔案管理部門的同時,要注重對現有人員進行培訓,全面提高檔案管理人員的素質,使他們能夠適應新形勢下的新要求;要讓他們端正思想,擺正位置,增強服務意識,改變過去坐等上門的被動服務方式,積極主動地與各部門溝通協作,及時有效地提供各種信息,更好地為人力資源管理服務,為高層決策服務。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任,提高全民檔案意識,形成人人關心檔案的局面。

3.2 建立健全合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中,對于不適應新形勢、新情況的規章制度,必須進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準確,裝訂整齊;在遞轉檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系,及時更新、補充檔案新材料。這一切,都離不開嚴格合理的規章制度。

3.3 加快人事檔案工作科學化、現代化進程

隨著時代的發展,檔案材料越積越多,傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時間,而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統,通過微機終端和系統互聯,可以實現個人信息微機檢。

[1]馮艷.人事檔案在人力資源管理中的作用分析[J].人才資源開發，2010-03-10.