淺論提高高校辦公室工作效率

　　摘 要： 辦公室是高校的樞紐部門，做好辦公室工作，關系到高校各項工作的正常運轉。文章從辦公室人員基本素質、辦公室機構設置、各部門的協調配合等方面分析了提高辦公室工作效率的方法。
　　關鍵詞： 高校辦公室 工作效率 提高途徑
　　
　　隨著高校改革的快速發展，高校內部的管理模式和管理理念都發生了較大變化。在新的歷史條件下，高校辦公室的職能出現了由較為單一的服務向具體化、多樣化、復雜化方向轉變的特點。在這種情況下，如何履行好辦公室職能，提高辦公室工作效率，成為一個值得研究的重要問題。
　　一、高校辦公室的作用
　　高校辦公室是學校黨委和行政的綜合性職能部門，是保障學校黨政各項重要決策部署貫徹落實，促進學校教學、科研、管理等重要工作協調運作的總參謀部，在高校中扮演著十分重要的角色。它不僅是學校綜合辦事的機構，而且是對外聯系的窗口，其主要職能是圍繞學校中心工作，積極發揮參謀助力、信息樞紐、綜合協調、承上啟下、橫貫左右、協調內外、督促落實等作用，服務學校、服務領導、服務部門、服務基層，做好組織協調、公文處理、會務管理、信息溝通、檔案管理、綜合服務等工作，促進學校各項事業正常有序地發展。
　　二、高校辦公室為何要提高工作效率
　　1.這是由社會形勢對高校的要求所決定的
　　社會的飛速發展和高等教育改革的不斷深入，對高校提出了新的更高的要求。高校不僅擔負著教學、科研等任務，而且必須不斷提高服務職能，為國家和社會培養更多的高科技、高素質人才，以推動和促進社會全面發展。這既決定了高校的生存和發展，又關系到如何發展的問題。高校若想尋得一條“在貢獻中求支持，在服務中求發展”的新路子，在激烈的競爭中獲得優勢，就必須最大限度地發揮各職能部門的功能，而辦公室作為高校的樞紐部門，必須及時合理地發揮作用，不斷提高工作效率，這樣才能最大限度地調動各部門的積極性，使高校的職能得到最充分的發揮，從而促進學校各項工作正常有序地開展，不斷提高綜合實力和人才培養質量，在未來激烈的競爭中爭得一席之地。
　　2.這是由辦公室的工作性質所決定的
　　辦公室作為高校的樞紐部門，責任重大，任務艱巨，辦公室的工作具有服務性、綜合性、服從性、廣泛性、瑣碎性、不定時性等特點，工作千頭萬緒，比較復雜，而要從這無頭緒中理出頭緒，讓一切工作變得井井有條且卓有成效，就必須不斷提高工作效率。同時，提高工作效率也是高校辦公室轉變管理方式、提高管理水平的必由之路。管理方式轉變了，管理水平提高了，辦公室的各項工作才能做得更好，辦公室的職能才能得到充分發揮，學校的各項工作才能朝著健康、有序的方向發展。
　　三、如何提高高校辦公室工作效率
　　提高辦公室的工作效率是一項涉及政治、經濟、文化、管理、人員素質等方面的系統工程，主要可以從以下三方面著手。
　　1.提高辦公室人員的基本素質
　　辦公室人員的基本素質是關系到辦公室工作效率的重要問題。首先，辦公室工作人員要加強政治理論學習，提高思想素質。一個人政治理論素質越高，預測、把握和解決問題的能力就越強。在理論提高的過程中，既要注重知識的全面性，又要注重針對性；既要講究學習的系統性，又要講究時效性；既要注重知識的橫向積累，又要注重縱向加深。“水積不厚，則無力負大舟”，有扎實的理論知識作后盾，才能更好地促進其他各項能力和素質的不斷提高。
　　其次，必須提高業務能力。業務能力可歸納為廣博、謹慎、細致。一是業務知識要廣博。辦事得力、寫作賣力、說話得體，善于從學校大局出發，站在學校的角度，綜觀全局，發揮好參謀輔助作用。二是工作作風要謹慎。辦公室的工作性質決定了辦公室工作人員必須默默無聞、任勞任怨、謙虛謹慎。要想在這個位置上做得出色，干得圓滿，就必須受得住委屈，耐得住寂寞，守得住規矩。在權和利面前要謹慎，為人處事、待人接物更要謹慎，筑牢思想防線，防微杜漸。三是辦事要細致。處理文件要力求精細，樹立“精品意識”，嚴謹細致、精益求精。會務工作要嚴格細致，從會議的組織、開展、結束等都要注意把握細節。檔案管理要細致，爭取做到零失誤。處理日常事務要細致，努力做到考慮周密、責任細化，確保不出差錯。
　　最后，必須具備良好的個人修養。一是要有熱心的服務態度和無私的奉獻精神，認真對待自己的工作，努力扮演好協調員、服務員、參謀員、監督員的角色，不怕吃苦，不畏艱難，全身心投入，高標準、高質量、高效率地完成工作；二是要有良好的心理素質和高尚的人格魅力，有意識地加強心理素質訓練，調整心態、完善人格，不斷自我激勵，保持樂觀的心態和工作激情；三是要有強烈的競爭意識和大膽的創新精神，不斷提高自身實力，保持強烈的競爭意識和積極進取的心態，協助領導根據時事變化，轉變觀念，與時俱進，正確處理高校在改革和發展中遇到的新情況、新問題，找準解決問題的新思路、新方法、新政策，使辦公室工作不斷適應形勢發展的要求，促進學校各項事業又好又快地發展。
　　2.加強對辦公室的管理
　　一是職位設置要合理。辦公室的職位設置要能保證最恰當地圍繞完成本部門的職能而構架，確保管理過程中的每個環節流暢，法律關系明確、協調。要根據辦公室的工作目標和工作職責對職位進行合理設置，堅持以事定崗、以崗定人的原則，打破由一個科室提供全套服務的模式，按照專業化分工的模式，按需設崗、細分崗位、細化職責，避免職位空缺、職責疏漏，任務重人員少，任務輕人員多的現象。
　　二是職能分工要具體。明確、適宜的職能分工有利于高校辦公室工作的順利開展和相應目標的實現。要在明確辦公室及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責，讓大家知道需要做什么，該怎么做，要達到什么結果。同時，也要將各項工作任務細化、量化到科室、到個人，實現“職責分明、責任到人”，做到人人肩上有擔子，個個手中有任務，做到事事有人管，時時有人管，使辦公室的每一個人都各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成各項任務。
　　三是制度建設要完善。高校辦公室工作面廣、工作事務雜、工作任務繁重，沒有規范、完善的制度，就會處于無序混亂的狀態。因此，加強制度建設，規范工作程序，是確保辦公室工作協調有序開展、提高工作效率的有效手段。這就要進一步建立健全工作制度，使各項工作實現程序化、規范化、科學化，用制度管人管事，如文件審批制度、檔案管理制度、值班制度、公務車輛管理制度等；其次要規范工作流程，明確規定辦事的先后次序、具體步驟及要求，將各種規章制度具體化、步驟化，有效避免忙亂、重復現象的產生，提高工作效率，如發文審批流程、文件傳閱流程、會務接待工作流程、來信來訪閱辦流程等；最后要根據實際情況，力求做到細致周到、統籌兼顧，爭取做到少失誤或零失誤。
　　3.加強辦公室與各部門之間的協調配合
　　一是要樹立正確的工作定位。高校辦公室工作要堅持做到到位而不越位、理解而不曲解、參謀而不摻和，把握好工作尺度，掌握分寸，注意工作的“臨界點”。在輔佐領導決策時，要身在兵位，胸懷帥謀，以把握全局的戰略思維、多謀善斷的參謀能力和參政獻計的過硬本領，結合學校實際，緊扣全局性問題提供決策參謀服務，避免曲解領導的意圖；在服務基層時，要吃透上級精神，摸清基層實情，煉出真知灼見，深入基層部門，使他們了解學校的辦學思想、工作重點、發展戰略等，引導和啟發各基層部門更好地為學校發展服務，這樣才能形成全校上下團結一心、全心全意為學校發展服務的良好局面。
　　二要樹立服務意識。辦公室是綜合性辦事部門，是保證學校正常運轉的橋梁和紐帶，是學校的窗口，擔負著管理日常事務的工作，雖然工作瑣碎、重復單調，卻是代表學校形象的一面鏡子。在對內交往中，辦公室工作直接影響到其它各部門的工作，如果辦公室工作做好了，就可以贏得學校各部門對辦公室工作的認同和支持，有利于學校上下團結一心，圍繞學校大局，共同促進學校又好又快地發展；在對外交往中，辦公室工作做好了，可以喚起社會公眾對教育的認識、理解和支持，從而不斷擴大學校的影響，提高學校的知名度。因此，只有牢固樹立全方位的服務觀念，才能積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務，以良好的窗口形象提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序開展。
　　
　　參考文獻：
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