新建學校如何開展檔案工作

　　摘 要： 學校的教學和管理，需要檔案工作的支撐與保障。新建學校檔案工作一般分檔案業務管理工作和行政管理工作兩部分，文章提出了新建學校開展檔案工作的方法，即建立檔案工作的管理體系，對檔案工作給予必要的投入，推進檔案工作的制度化建設，制定必要的業務規范文件，積極采用以計算機為中心的現代技術進行檔案管理，加強對學校檔案工作人員的培訓、教育，從而更好地開展檔案工作。
　　關鍵詞： 新建學校 檔案工作 內容 方法
　　
　　學校檔案是學校改革與發展的真實記錄，是學校的重要資產和信息資源。學校的教學和管理，需要檔案工作的支撐與保障。維護學校的合法權益，必須有完整、準確、系統的檔案為依據。檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有檔案，學校的基礎就不牢靠，學校的持續發展就會受到影響。建立檔案，對提升學校整體管理水平、維護自身利益、保持健康發展具有重要意義。
　　新建學校往往在初期因各項工作千頭萬緒而忽視檔案工作，也因人員來自不同地方，工作方法和工作習慣不盡相同，工作后形成的文件千差萬別，甚至造成文件材料的遺失，給學校造成不必要的損失。所以新建學校應重視檔案工作。
　　檔案工作是一項具有專門內容的基礎工作，它與學校的其他工作有著根本的區別，有著特定的性質。檔案工作屬于學校的基礎管理范疇，但它又滲透于各項職能管理和其他基礎管理之中，是其他管理工作的基礎和條件。
　　一、檔案工作的內容
　　檔案工作一般由兩部分組成，即檔案業務管理工作和行政管理工作。
　　1.檔案業務管理工作。
　　檔案業務管理工作是依據相關業務規范和標準，對檔案材料進行多環節的加工、控制、使用等業務處理的過程。這是學校檔案工作的主體部分，它的具體對象是學校的檔案實體。主要內容包括以下幾個部分。
　?。?）檔案的搜集。通過搜集檔案，學校各項工作和活動中產生和形成的各種門類和載體的檔案分別向檔案部門集中，由檔案部門負責統一管理，為學?？茖W地管理和有效地利用檔案信息資源提供物質基礎。
　?。?）檔案的整理。包括對學校檔案全宗進行劃分，對檔案實體進行分類、編號和排架。通過檔案整理，實現檔案材料管理的有序化。
　?。?）檔案的保管。通過嚴格的檔案管理和采取相關的保護技術，保護檔案的完整與安全，防止或減少檔案的損壞，延長檔案的壽命；維護學校的自身秘密，確保學校信息安全。
　?。?）檔案的鑒定。通過嚴格的程序和方法，對學校檔案的保存價值和保管期限作出評價和進行劃分，確保具有保存價值的檔案，妥善處理沒有保存價值的檔案。
　　（5）檔案的檢索。通過對學校檔案文件進行著錄與標引，建立檔案檢索體系，逐步實現檔案檢索自動化，提高檔案檢索的速度和準確性。
　?。?）檔案的編研。通過對檔案信息進行加工處理，形成各種檔案參考資料，滿足學校各項工作和活動中人們利用檔案的需要。
　?。?）檔案的利用。通過采用各種手段和方式，提供檔案信息服務，滿足學校對檔案的利用需求，保證各項工作和活動的順利開展，實現檔案應有的價值，體現檔案工作的經濟和社會效益。
　?。?）檔案的統計。實質是檔案工作的統計，通過確定具體的統計項目和學校，建立科學、適用的統計指標體系，對檔案工作各方面的情況進行數據采集和匯總分析，為規劃和管理學校的檔案工作提供依據。
　　2.檔案行政管理工作。
　　檔案行政管理工作是按照有關政策、法規和制度要求，對學校檔案業務管理工作進行相應的管理和控制。檔案行政管理工作是以學校檔案工作為主要對象的。主要內容有以下幾個方面：
　?。?）統籌規劃。按照黨和國家有關方針政策和法律法規的要求，從學校長遠發展的實際需要出發，對整個學校檔案工作進行總體規劃，確定中長期發展的方向和近期工作計劃，保證檔案工作的可持續發展。
　?。?）統一制度。依據黨和國家的有關方針政策和法律法規，考慮到學校的性質、職能和運營方式，從學校自身的規律和特點出發，制定和實施學校檔案工作的規章制度，對檔案工作的內容、要求、程序和方法等作出統一、具體的規定，實現檔案工作的制度化和規范化。
　?。?）組織協調。通過對檔案工作方面的各種內外部關系的整合處理，正確處理宏觀與微觀的關系，“塊塊”與“條條”的關系，局部與整體的關系，內部建設與外部環境的關系，為學校檔案工作的順利開展營造良好的內部秩序和外部環境。
　?。?）實施監督。由檔案工作部門依法履行職責，通過開展執法檢查等形式，對學校內部各部門及有關人員貫徹執行檔案工作的方針政策、法律法規和規章制度的情況實施監督，查處并督促解決存在的問題。
　?。?）業務指導。由檔案工作部門的業務人員通過多種方式，對本學校各部門及有關人員進行文件材料與檔案管理方面業務問題的具體指導。
　　二、新建學校開展檔案工作的一般方法
　　學校檔案工作一般應實行綜合管理，就是將學校形成的各種門類、各種載體的檔案由專門設立的綜合檔案工作機構進行統一歸檔保存、分類整理和開發利用。綜合管理作為我國學校檔案工作的基本經驗之一，已經成為我國提倡的一種管理模式。綜合管理并不代表集中保管，而是指集中學校內部檔案工作的各項管理職能；統一制定學校檔案管理規章制度，納入考核，使之成為共同執行的基本制度；把學校檔案作為一個整體，統一檔案工作業務規范和要求。開展此項工作的一般方法如下。
　　1.建立檔案工作的管理體系。
　　是指學校內部檔案工作的管理體制，涉及學校檔案工作的領導關系、學校檔案工作機構設置及其職責、學校檔案工作人員的配備等方面的問題。主要包括以下方面的工作。
　?。?）確定分管檔案工作的學校負責人。檔案工作涉及學校黨、政、群各個部門和各個方面，需要協調各種問題，因此每個學校都應由一位學校行政領導具體分管檔案工作，并將檔案工作方面的有關領導責任列入其職責范圍，作為考核其政績的一方面內容。確定一位學校行政領導具體分管檔案工作，是學校加強對檔案工作領導的具體表現。
　?。?）確定檔案工作的發展規劃和計劃。依據上級有關學校檔案工作的發展規劃，結合本學校的實際，制訂檔案工作發展規劃和計劃，并且列入本學校的總體發展規劃和計劃之中，有效地加以組織實施，使之與本學校其他各項工作和活動保持同步協調發展，更好地為本學校各項工作和活動服務。
　　（3）設置適宜的檔案工作機構。按照集中統一管理的要求，設置適合本學校實際的檔案工作機構，明確檔案工作機構的領導關系和職責范圍，使之成為整個學校檔案資料的儲存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織和管理本學校的全部檔案工作。
　?。?）建立檔案工作隊伍。根據檔案工作機構的職能和任務，配備一支精干高效、數量適度、結構合理的檔案工作隊伍。同時在各個部門、各個下屬學校設立專兼職人員，在檔案工作部門的監督和指導下開展工作，搞好所在部門文件材料和檔案的管理，形成一個覆蓋整個學校的檔案管理網絡。
　　2.對檔案工作給予必要的投入。
　　針對新建學校普遍存在的檔案用房緊張的情況，要加大對檔案工作的投入力度，設置專門的檔案工作用房或專門的櫥柜，并配備必要的設施設備，以達到檔案保管要求，確保檔案安全。
　　3.推進檔案工作的制度化建設，制定必要的業務規范文件。
　　制定和修訂檔案工作規章制度，形成一整套規章制度。把檔案管理方面的有關要求，作為本學?；A管理制度的內容，納入本學校各有關工作制度和要求中。對于各種檔案工作制度都要有效地加以組織實施，還要對實施的情況進行考核，與經濟責任制掛鉤，使檔案工作的各個環節有章可循，有條不紊，逐步實現規范化、標準化。新建學校必須首先制定的規章制度與業務規范文件主要有以下三個，其他的可逐步完善。
　?。?）檔案管理規定。主要包括總則（包括制訂的依據、本學校檔案、檔案工作的內容、檔案工作的基本原則等）；檔案管理體制及其職責；文件材料的形成與歸檔；檔案的管理（包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等規定）；獎勵與處罰。
　?。?）文件材料歸檔制度。檔案工作能否做好，關鍵在于歸檔制度是否健全和完善。歸檔制度既是學校職能部門開展歸檔工作的基本規范，又是學校檔案部門指導、監督和檢查文件材料歸檔工作的依據，還是做好檔案收集工作的依據。建立、健全文件材料歸檔制度的意義在于從根本上保證檔案的質量。歸檔制度的內容包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求和歸檔手續等。
　?。?）檔案分類編號方案及保管期限表。這是我們開展檔案業務工作的基礎。主要包括檔案分類的原則和方法，案卷類目標識及檔號的編制，檔案分類大綱，案卷排架，各類文件的保管期限，等等。
　　4.積極采用以計算機為中心的現代技術進行檔案管理。
　　提高檔案工作的專業化程度，提高效率，減少重復勞動，全面提高學校檔案工作質量。
　　5.加強對學校檔案工作人員的培訓、教育。
　　更新檔案人員的知識結構，提高業務水平，以適應本學校檔案工作的開展需要。
　　
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