如何提升高校二級學院辦公室管理成效

　　摘 要： 高校二級學院辦公室是高校重要的綜合管理機構，承擔著組織協調、參謀助手、服務育人的任務，對學院的日常工作有重要作用。文章針對目前二級學院辦公室管理工作中面臨的挑戰，提出了提升高校二級學院辦公室管理成效的對策。
　　關鍵詞： 高校二級學院辦公室 管理成效 提升對策
　　
　　近年來，大學教育教學管理水平與創新水平已成為影響學校辦學水平和效益的重要因素，并日益受到人們的關注，教學管理工作對學校教學水平和學生的個人素質的提高起著重要的影響作用。在這種情況下，如何做好教學管理工作，調動人的積極性，是高校管理者必須面對的課題。高校二級學院辦公室肩負著二級學院教學、科研和教職工管理等重要工作，做好辦公室管理工作，對整個學校的教學、科研工作的正常運轉起著重要的橋梁紐帶作用。
　　一、新時期二級學院辦公室面臨的挑戰
　　1.辦公室職能與目標方面的挑戰。
　　隨著高等教育事業的不斷發展，辦公室的業務在不斷擴展。一些不斷涌現的新業務，看似與辦公室管理無關，實質上仍是辦公室業務大類的擴展。而一些看似歸辦公室管理的工作，實質上又不屬其管轄范圍之內，辦公室人員極易越俎代庖。這一切都說明辦公室正面臨著認清職能與完成職能方面的挑戰。
　　2.人員素質方面的挑戰。
　　人員服務意識淡薄。辦公室作為高校管理的重要部門，在高校管理中起著非常重要的作用，因此辦公室人員自認為其工作性質及級別要高出學校的其他部門，導致辦公室和其他部門存在摩擦和糾紛。而實際上，辦公室理應成為高校的后勤服務部門，是為學校學生、高層領導服務的，更是為學校內其他部門提供信息、咨詢、服務的。
　　人員綜合素質有待提高。在高校辦公室任職的工作人員一般來自于各種不同的崗位，具有不同的專業背景，并且大多數工作人員既沒有接受過教育學、管理學等方面的專門培訓，又缺乏必要的繼續教育時間與機會。由于從事日常管理，每天忙碌于繁重的事務性工作，加上學校各項工作的持續改進，他們只是憑著有限的經驗進行工作，缺乏運用現代方法去思考，其管理水平不能適應高校快速發展的辦公室管理工作的要求。
　　人員激勵機制不健全。激勵有兩層含義：一為鼓勵、激發，二為斥責、批評，是通過某種有效的操作激發或誘導使其進入高動機狀態，從而為某一目標的實現努力奮進。而目前高校辦公室人員的激勵手段相對落后，通常只是年度一次的年終獎，并且分配不公平，導致辦公室工作人員的積極性不高，為辦公室工作的推進帶來各種不良的影響。
　　3.工作任務不斷增重的挑戰。
　　我校自評估以來，為適應發展的需要，實行校、院二級管理模式。二級學院設有辦公室、教務辦、學管辦等機關，這些機關一方面要努力為師生員工服務、做好二級學院領導的參謀和助手，另一方面要做好學校辦公室和學校各職能部門下達的相應工作，成為全校各項任務下達的終端和基層各項信息的最初反饋部門。由于高校在校師生數量不斷增多、學校職能部門的權力下放，一級學院機關所負責的教學運行、學生管理、科研管理、后勤保障等具體工作量相應增加。此外，當前不斷深化的教育教學改革和不斷提升的辦學水平，正在進一步增加二級學院辦公室等機關的工作量。
　　4.辦公自動化方面的挑戰。
　　目前各行各業都在向信息化發展，高校二級學院辦公室管理也不例外。如今的高校二級學院辦公室一般都擁有計算機等一些現代化設備，但由于辦公室人員的信息素養不高，沒有專門的辦公室管理系統軟件的開發人員和設備維護人員，缺乏系統的學習和培訓。大部分二級學院辦公室資源利用較低，往往只停留在文稿處理與打印上。二級學院辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高，直接影響著二級學院各項活動的開展。
　　二、提升二級學院辦公室管理成效的對策
　　1.樹立正確的管理理念。
　　管理以人為本。現代管理中的以人為本的觀念，是指在管理活動中堅持一切從人出發，以調動和激發人的積極性和創造性為根本手段，實現效率、效益的不斷提高和人的不斷發展的觀念。思想是行為的先導，人們的思想觀念決定其行為結果。高校二級學院辦公室的工作人員具有什么樣的管理觀念對管理效果至關重要。正確、科學的觀念會取得高效率的管理效果，錯誤、落后的觀念會給實際工作帶來不良的結果，導致管理的失敗。在新形勢下學院辦公室工作人員如果能夠在工作的各方面、各環節當中都樹立以人為本的觀念，從教師、學生的角度出發分析和解決問題，將為辦公室管理工作走上良性循環建立一個良好的起點。
　　2.重視目標管理。
　　對于學院中心樞紐的二級學院辦公室來說，目標管理尤其重要。學院黨政應根據學院自身發展需要，在學校宏觀政策的指導下，由辦公室具體制定更切合實際，更富有激勵性、特色性的目標要求。目標制定應采用共同參與制定的方式，學院領導和辦公室工作人員一起選擇目標并就如何實施達成一致意見，明確目標的完成時限，并注重平時目標反饋。與傳統的管理方法相比，目標管理更重視人的自我控制，鼓勵全體辦公室工作人員民主參與決策。通過建立學院辦公室目標管理制度，把個人的目標和組織的目標結合起來，既能充分發揮個人的積極性、能動性和創造性，又能保證辦公室工作目標的順利完成。
　　3.建立健全規范的規章制度。
　　制度化建設是加強科學管理、提高工作效率和質量的重要手段。辦公室工作要適應高校管理體制改革的需要，就必須加強制度化建設。要建立和完善科學、合理的規章制度體系，使教職員工辦事有章可循，使學院各項工作有章可依。
　　4.注重業務學習，強化人際溝通和團隊意識。
　　辦公室人員需注重自身素質的不斷提高，學習現代管理知識，提高業務水平，工作中不做外行事。爭取掌握各項業務知識，工作中爭當多面手，提高服務能力。學院辦公室綜合工作中部分是常規事務性工作，工作人員在自己的職責范圍內能夠獨立完成。而部分工作需要辦公室人員合作才能完成，因此每個辦公室工作人員都需要增強團隊意識，把分散狀態的人力、物力等資源有效整合，實現辦公室工作的高效運轉。在工作過程中，要建立良好的人際關系和輕松愉快的工作氛圍，形成相互信任、相互適應、相互促進的環境，形成一支富有凝聚力的團隊，提高工作效率。
　　5.建立二級學院辦公室工作實效性評價體系。
　　二級學院辦公室工作實效性評價體系的建立是檢查前一階段辦公室工作成效的重要指標，也是正確制訂下一步工作計劃的重要依據，起到總結和督導辦公室管理工作的作用。評價體系分為三類：（1）自我評價。辦公室工作人員通過自我評價一方面可以認識到自身工作的重要性，另一方面可以通過自我評價，感受工作中的不足，強化意識，優化管理。（2）領導評價。領導評價是指學院的領導對二級學院辦公室管理做出的總結和評價。領導評價是學院從宏觀方面對二級學院辦公室管理工作進行檢驗的重要方式和過程，是學院從宏觀方面實現辦公室優化管理的戰略決策和資源配置的過程。（3）二級分院師生評價。辦公室很大程度地為師生服務，與師生的廣泛接觸，使得辦公室管理的優點與缺點很容易顯現出來。可以說，院系師生是學院辦公室管理效果的直接感應者，對優化辦公室管理起到至關重要的作用。
　　總之，二級學院辦公室管理工作者，必須時刻牢記自身職責，堅持與時俱進、不斷改革創新的原則，努力成為溝通上下的咽喉、聯系左右的紐帶、傳播信息的中樞，創出特色、創出業績、創出品牌，全面地提高學校辦公室管理的科學化水平。
　　
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