在信息超載中突圍

　　除了知情權以外，人也應該擁有不知情權，后者的價值要大得多。過度的信息對于一個過著充實生活的人來說，是一種不必要的負擔。
　　信息技術的飛速發展正在將人與信息的關系置于一個尷尬的境地：我們獲取信息的自由(free to information)得到了極大的滿足，而與此同時，我們免于信息的自由(free frominformation)卻在受到侵害。
　　所謂免于信息的自由，也可稱之為“不知情權”，它是一種很容易被忽視但實際上卻極為重要的權利。俄羅斯文學家索爾仁尼琴曾經說過：“除了知情權以外，人也應該擁有不知情權，后者的價值要大得多。它意味著我們高尚的靈魂不必被那些廢話和空談充斥。過度的信息對于一個過著充實生活的人來說，是一種不必要的負擔。”
　　與索爾仁尼琴的時代相比，如今信息時代的人們所受到的對自己不知情權的侵害，不僅僅來自廢話和空談，無論是其內容還是表現形式，都要復雜得多，也因此而值得引起切實的關注。
　　信息高負荷
　　我們的大腦在人類歷史上從來沒有像今天這樣需要處理如此眾多的信息。一項研究表明，美國人年“消費”英文單詞總量1980年為500兆，2008年則接近1.1萬兆，平均年增幅為5.4％。這些單詞的來源包括電子郵件、手機短信、互聯網、紙質媒體以及電視廣播節目，人們日常談話時使用的單詞量還沒有統計在內。LexisNexis(律商聯訊)從2008年開始在全球范圍內開展職場工作效率調研，其調研結果顯示，信息超載正將美國白領推向“信息承受斷裂點”。
　　非獨美國，中國的白領職業階層也正面臨著類似的局面。律商聯訊舉辦的一項針對中國、美國、南非、英國和澳大利亞五國1700名白領的調查結果顯示，61％的中國白領認為，自2008年金融危機以來，他們在工作中必須處理的信息量顯著增加；在接受調查的其他國家中，平均59％的職場人士表示深有同感。同時，有62％的中國白領表示(這一數字明顯高于其他國家)：如果他們獲得的信息量持續增加，將迫使他們很快達到信息承受斷裂點，以至于無法處理更多信息。
　　“隨著中國的社會發展和現代化進程，在中國職場所使用的先進科技手段也開始逐步趕超其他國家，這有利也有弊。”律商聯訊大中華區商務運營總監龍曉紅說，“職場人士們并不是在抱怨他們的工作量，而是爆炸式增長的信息量嚴重影響了管理信息的效率，進而影響到工作質量。”
　　事實上，中國的職場人士比其他國家的職場人士都更加確信，信息超載嚴重影響了他們更好完成工作的能力。例如，有高達50％的中國職場人士因日程安排溝通問題，每周缺勤至少一次會議或約會；而在澳大利亞，有相同困擾的職場人士占28％。此外，有66％的中國職場人士每周因為資料丟失而不得不至少重建一次文件。
　　接受調查的絕大多數職場人士都表示，他們的公司至少已經在努力采取一些行動，來協助他們更有效地管理信息。職場人士相信他們的雇主會做出更多努力來幫助他們克服現今面臨的信息超載的挑戰。
　　在中國，有62％的職場人士表示，公司已經提供了業內專用的信息管理技術，而這一數字在美國僅占25％。然而，許多中國職場人士仍然期待公司能夠做得更好，來幫助他們解決信息超載的問題：從升級計算機硬件和更新管理技術(83％)，到組織信息管理培訓(83％)和提供業內專用的專業信息管理技術(82％)。而這些數字都明顯多于其他參與調查的國家。
　　聚焦與過濾
　　信息超載是一個不可逆轉的現實，我們需要找到好的辦法來應對它對我們自身不知情權的侵害。對于個人來講，我們要努力養成良好的學習和工作習慣，摸索出有效的應對原則；而對于組織來講，則有必要采用適當的技術、制度和流程來規避信息超載可能帶來的危害。
　　有些人對自己同時處理多項任務的能力充滿自信，他們認為，通過在同一時間內做幾件事情，就可以更好地處理撲面而來的各種信息，并完成更多的工作。甚至有人還覺得在幾項任務之間交替穿插進行是一種少有的樂趣。但是，研究表明，同時處理多項任務肯定會降低工作效率。
　　一個最簡單的例子是，在開車時打電話會損害司機駕駛的專注力和靈敏感，從而對安全行駛帶來潛在的威脅。我們在學習和工作過程中同時處理多任務，雖不至于產生安全問題，但它的危害也不可忽視。
　　稻盛和夫在他的《活法》中說，全神貫注、帶著持續非凡的熱情傾注于某一件事，久而久之就會產生超常的創造力，就好像在某一個瞬間有如神助，靈感勃發而找到解決問題的絕佳途徑。稻盛和夫本人在他做企業的過程中就有過多次這樣的親身體會。可見，同時處理多任務、不專注，其結果一定是工作效率的降低，個體潛在的創造力受到抑制。
　　因此，我們所需要做的就是集中精力。這雖然平淡無奇，看不出什么高明之處，但對于商界人士來講，對什么事集中精力，以及如何集中精力，卻是可以稍作探究的。麥肯錫的研究為此提供了有趣的例子。
　　首席執行官和其他高管人員全天的工作安排往往一項接著一項，有時，一項活動的延長時間不能超過15分鐘。Harrah’s娛樂公司的首席執行官Gary Loveman描述了這樣做的意義：“你必須避免對一種有趣的‘智力自助餐’‘暴飲暴食’的危險。在一天的工作中，我經常需要涉及許多職能領域，但我小心翼翼，盡量不要在那些值得關注的主題上浮光掠影，要把時間用在對最重要問題的有意義的深入思考上。”
　　許多高管通過創造“獨處時間”這樣的老一套策略來予以應對。例如，應用材料公司首席執行官Mike Splinter找到了每天早上6點半至8點之間的獨處時間；太平洋投資管理公司的首席投資官Bill Gross則采取了一種極端做法：“我不回復或閱讀任何我不想看的電子郵件，我不用手機，我沒有黑莓智能手機。我的座右銘是：我不想被連線，我希望斷線。”事實上，“連線(wired)”一詞有著雙重含義，它既意味著“連接因特網”又意味著“亢奮，狂亂，無法集中”。
　　與集中精力相關聯的是，我們要學會過濾信息。關閉所有的通訊工具只是意味著，當你重新連線時，你的收件箱中的信息很快又會泛濫成災。還有一種“把嬰兒與洗澡水一起潑出去”的危險：沒有人愿意失去這種可以方便地與組織、客戶和其他利益相關方保持聯系的能力，或如MikeSplinter所說，“對急迫的問題給出簡短而直接的回答”的能力。
　　因此，采用一種適當的過濾策略至關重要。首先，要放棄領導人必須事必躬親的幻想，隨著各種信息變得可以更加容易和持續不斷地獲取，這種看法已根深蒂固。相反，普通老套的委托授權方式對于信息管理非常重要，就像它對于任務管理非常重要一樣。正如Gary Loveman所說：“不斷跟蹤目前正在發生的事要花費我不少時間，但我只親自深入參與解決那些最需要我插手干預的問題，那些對公司業績——無論是現在還是將來的業績——至關重要的問題。”
　　現在，有些領導者為了過濾掉那些其他人認為不需要領導者采取行動的信息，明確拒絕回復任何自己只是作為抄送對象的電子郵件。你可能還需要教育身邊的工作人員，哪些事情值得占用你有限的時間。
　　理順信息通道
　　除了形成良好的工作習慣之外，組織有必要通過一些技術手段，或者是制度、流程的確立來幫助員工應對信息超載。
　　企業當然希望員工在工作時間只接觸與工作相關的信息，但是現在的通訊手段多，即時通訊、微博、論壇等不一而足，可以說，其中的很多信息都與管理者的期待不盡符合。管理者需要提高員工獲取信息的匹配度，讓員工盡量少地關注與工作無關的信息。
　　為了做到這一點，一些企業組織將自由獲取信息與結構化提供信息兩種方法結合到一起。這樣做的最簡單方式之一是，對具有高度自主性的知識型員工可以使用的信息類型予以部分限制——例如，在工作時間限制訪問色情、體育或社交網站。
　　263公司為企業提供一種名為企業通訊平臺(EM)的服務，杭州的柏萊雅化妝品公司是263公司EM產品的第一批用戶。該公司有不少年輕女員工，這些員工上班時喜歡看八卦新聞，管理者對此深感頭疼，后來就采用了263公司的EM平臺，“我們用EM的目的就是要關掉QQ。”該公司的CIO直言不諱地說。
　　還有一些公司規定，電子郵箱不可用于處理私人的事情，為此，公司對工作郵箱的發送和接收功能進行某種限制。
　　這類做法在企業中比較普遍，不過說到底這種做法的防御性色彩濃厚，企業其實可以在幫助員工高效地接受和處理信息上做得更積極一些。在這一方面，263公司的EM平臺也可以為企業提供一些幫助。
　　比如說，現在的企業員工在工作時需要使用各種不同的系統，如ERP、CRM等，登錄每個系統時都需要輸入賬號、密碼，如果能夠通過某種技術手段的采用，將各種常用系統集成在一個統一的平臺之上，實現統一的登錄入口，這樣就能幫助員工理順信息流轉的通道。包括263的EM在內的一些企業通訊系統都能夠提供這樣的功能。
　　另外，企業還可以致力于實現信息的格式化，幫助員工提高信息處理的效率。比如說，當不同的系統都需要某位員工處理一件事情時，就可以推出一個窗口到桌面提醒員工及時處理，從而避免遺漏重要的事