科技期刊稿件外審應注意的若干問題

　　摘要：根據實際情況和審稿經驗，從專家庫的建立和管理、外審過程管理及稿件審回處理三個方面，總結分析科技期刊稿件外審中應該注意的若干問題。強調外審環節的重要性，明確編輯部在外審中應該擔負的責任和注意事項。
　　關鍵詞：科技期刊　稿件　外審　審稿專家
　　中圖分類號：G232　文獻標識碼：A　文章編號：1009－5853(2011)03－0030－04
　　外審是指將稿件送本出版單位以外的專家或有關部門審讀，旨在保證稿件質量，提升雜志形象，最大限度地發揮審稿專家的作用。外審雖然不能替代三審制中的任何一個審級，但因為審稿專家的評審意見是決定一篇稿件能否錄用的重要依據，也是決定論文質量的主要因素，所以外審的重要性不言而喻。本文結合《中國中西醫結合影像學雜志》(下稱本刊)的外審實踐，探討稿件外審過程中應注意的問題。
　　1、專家庫的建立和管理
　　1.1　專家庫的分類
　　建立一個相對固定、高水平及資料完整的審稿專家庫，并根據刊物欄目特點和審稿專家專業特點對專家庫進行細致的分類和登記，是保證和提高審稿質量的前提和重要條件。比如，本刊把審稿專家分為CT專家組、普通放射專家組、磁共振專家組、介入專家組、核醫學專家組和超聲專家組等不同的專家組，相關稿件可以有針對性地送到專業對口的審稿專家手中。但是，單純依照審稿專家登記的專業范疇送審稿件，結果未必令人滿意，因為專家在填寫登記表時，填寫的專業范圍往往比較寬泛和籠統，有的甚至涵蓋影像學各個領域。而現代醫學的發展，使影像學專業分化得越來越細，這就需要根據審稿專家的審稿情況確定他們最適合和最擅長的專業，然后分類整理，以便把稿件送到對口的外審專家手中。
　　1.2　專家庫的管理和更新
　　任何事物都不是一成不變的，審稿專家也沒有終身制。為了保證審稿質量，要及時整合和更新專家庫，對不認真審稿或不具備審稿能力的予以調整。雖然絕大多數審稿專家都本著對雜志、對稿件負責的態度，認真完成審稿，但也有少數專家對審稿不夠重視，不能很好地盡義務，審稿意見中客套話不少，卻很少觸及實質性內容。有的是因為公務纏身，抽不出時間審稿。有的是因為年事已高，身體狀況不允許，或是他們掌握的知識已經難以應對當代醫學的飛速發展。所以，每隔一段時間(基本上是半年，長者可以一年)，就需要對外審專家的審稿情況做簡要的總結和評價，對那些不想、不能完成審稿任務或不認真的專家進行調整，以保證審稿隊伍時時有充滿活力的新鮮血液注入。
　　1.3　定期聯系和溝通工作
　　如果說編輯工作是為人作嫁衣，審稿專家更是默默無聞的奉獻者，他們通過審稿所得到的微薄報酬，與其付出的心血和承擔的責任相去甚遠。他們始終能夠按照編輯部的要求，在百忙中完成審稿工作，理應得到更多的理解和尊重。本刊除了定期在雜志上公布審稿專家名單，給他們發聘書，給他們最大的精神鼓勵外，還定期做好各種回訪工作，及時聽取他們對審稿機制的意見和建議，以便及時改進工作。在條件允許的情況下，還組織各種形式的聯誼會或集中審稿會，給審稿專家提供最好的條件和環境，從而激發他們的熱情，提高他們審稿的積極性。
　　2、外審過程管理
　　2.1　把好編輯部的初審關
　　稿件外審切忌一刀切，只要收到稿件一律外審。對那些質量不高，或根本不適合本刊的稿件，以及沒有太大疑難問題的稿件，可以通過編輯部內部的三審完成對稿件的處理，無需送外審。這就要求編輯部嚴把初審質量關，為外審專家減少不必要的工作量。作為三審制基礎的初審，工作量最大，任務最繁重，同時也起到判斷稿件是否需要外審的把關作用，只有當難以把握稿件中專業性內容的質量時才將其送有關專家審讀。如果不論稿件質量和水平如何都一律外審，不但增加外審專家的工作量，還會造成不必要的資源浪費，也很難保證外審質量。
　　2.2　堅持雙盲審稿原則
　　因為本刊選定的審稿專家大多是在影像學各個學科領域有一定知名度的學者或領軍人物，和稿件的作者(包括第二、第三作者)有著千絲萬縷的關系，使得審稿專家有時很難客觀地評價稿件。為了杜絕關系稿、人情稿，在外審時一定要嚴格執行雙盲審稿。本刊在沒有完全實施雙盲審稿之前，曾經出現過審稿專家未經編輯部同意私下和作者聯系，讓作者按照他的意見修改到可以錄用為止，不但讓編輯部非常被動，而且造成了不良后果。如果雙方公開，審稿專家即使不和作者聯系，也有可能因為熟識對方而放寬審稿的標準和要求，作者也會干方百計和審稿專家拉上關系，不能保證審稿的公平性。
　　2.3　合理分配使稿件平衡
　　每家雜志都有一些審稿水平高、審稿速度快，讓人非常滿意和信任的審稿專家，每次來了相關方面的稿件，編輯首先就會想到他。可是人的精力是有限的，而且審稿專家往往在教學、科研或臨床等多方面擔負各項重要工作，審稿只是利用業余時間，如果稿件過多，不但會影響他們正常的工作和生活，還會無形中降低審稿質量。這就需要掌握好給每位專家的送審稿件數量，根據專家庫的登記時時查找送審記錄。本刊規定，每位專家在一個月內審稿的數量不能超過五篇，不能一次或是在短時間內給一位審稿專家送審太多的稿件。
　　2.4　盡到對審稿專家的告知義務
　　對外審專家要提出明確的審稿要求，讓專家做到心中有數，尤其是對審稿內容和審稿時間的要求。
　　2.4.1　對審稿內容的要求
　　有的審稿專家可能會擔任多家相關期刊的審稿工作，但每家期刊都有自己的編排格式和特點，因此，編輯除了定期給審稿專家寄樣刊，讓他們熟悉本刊的學術特點和稿件質量的定位外，還要對他們提出具體的要求。針對有的專家審稿較粗略，用程式化的評價語言(如該文設計科學，實驗數據資料處理合理，建議刊用)，或者不提具體修改意見和退稿理由，本刊在設計外審稿件處理箋時，就明確提出了以下審稿要求。
　　該文若錄用，有哪些特點，請從科學性、創新性、實用性等幾個方面予以評價。
　　若不用，請寫出不用的原因，以便編輯部在給作者寫退稿信時能詳細列出退稿的原因，給作者一個令人信服和滿意的理由。
　　對那些能刊用但是需要作者修改的稿件，要明確指出要修改的內容，而且盡量做到一次到位。因為我們在給作者回修時發現，有些審稿專家提出修改意見，經作者回修后復審，又發現了一些當初就存在而沒有被發現的老問題，于是作者又對這個問題回修…這樣既增加了編輯部和作者的工作量，也人為地耽誤了稿件的錄用和刊出時間。
　　審稿要全面。一篇稿件包括正文部分、參考文獻，論著還包括中英文摘要和圖片，作為影像學雜志，本刊對圖片的要求極為嚴格，一篇好的稿件，應該有清晰、對比度好的圖片與文章形成相得益彰的補充和呼應。審稿專家在審閱稿件時，既要審讀正文部分，也要對參考文獻、圖片等進行嚴格把關。
　　2.4.2　對審稿時間的要求
　　對每篇稿件限定審稿時間，因為經常會遇到一篇稿件送審后，遲遲不見審回意見，又不能催得太緊的情況。本刊在送審稿件時都會規定審稿時間，一般是20天左右。為了避免出現審稿專家遲遲不能審回稿件的情況，在送審稿件前，最好提前和審稿專家聯系，看其是否有時間審讀稿件，能否在近期內接受再送審。如果超過規定的時間不能審回，要打電話進行委婉的提示。
　　3、稿件審回后的處理
　　3.1　理性對待審稿專家的意見
　　要重視審稿專家的意見，但不能以審稿專家的意見直接定稿，一篇稿件審回后，應由期刊總編把關并簽署最后意見。對于審稿意見為退稿的稿件，最好再經另外一名專家審閱，意見相同時再做退稿處理。對于有爭議的稿件，更要慎重對待。本刊就出現過同一篇稿件，一位審稿專家的意見是直接退稿，另一位專家卻給予很高評價。對于這種情況，本刊會定期召開由幾位雜志顧問和編輯部成員參加的定稿會，把有疑問的稿件拿到定稿會上集中討論，意見達成一致時，再由總編簽署對稿件的最終處理意見。
　　3.2　定稿意見要反饋給審稿專家
　　每一位審稿專家都希望自己的審稿意見能得到編輯部的認可和尊重，但有時也會出現不盡如人意的地方。比如，專家認為可用的稿件，因為本刊已經連續刊登幾篇類似的文章，這篇稿件很有可能被放棄，或是過一段時間再予以刊登。又比如，專家的審稿意見是將稿件歸入《論著》欄目，但編輯部根據刊物的整體水平認為按論著發表有些牽強，可能放在《論著摘要》欄目刊發。無論何種結果，都要把最后的定稿意見及原因反饋給審稿專家，以表示對他們勞動成果的肯定和尊重。特別是對兩位專家審稿意見相左的稿件，就更要向審稿專家解釋清楚。這樣，即使他們的審稿意見未被采納，也會很愉快地接受編輯部的定稿結果，為以后繼續保持良好和諧的工作關系奠定基礎。
　　對于科技期刊來說，一篇稿件從收到到刊出，要經過登記編號、審稿、回修、備用、編輯加工、校對等若干個環節，審稿特別是外審是其中非常重要的一環，它直接關系到期刊質量的好壞，以及稿件運行周期的快慢等問題。所以，管理好外審工作，處理好外審中出現的各種問題，是提高科技期刊質量，保證期刊發展的重要舉