技工學校教學科研檔案的管理

吳龍娣

一、教學科研檔案的范疇及作用

教學科研檔案是學校在長期的教育教學、科學研究等工作中形成的，通過保存以備查用的文件材料。它包括學校教學管理、校園網建設、招生就業、學籍管理、課堂教學與教學實踐、科學研究等方面的文字材料和聲像資料。

教學科研檔案是學校教學科研工作的真實記錄和經驗總結，是教學科研工作的重要組成部分，更是學校檔案中最具特色、最能體現學校辦學水平的歷史記載。

二、教學科研檔案管理的現狀

目前，技工院校教學科研檔案從收集到利用的全過程存在不少問題和困難。

1.教學科研檔案的收集阻力大

有的老師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己保管，一交給學校檔案室，那不是把自己的成果充公了嗎？有的教師唯恐材料經檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統的材料分散在不同的案卷，造成利用不暢、使用不便等問題。這種對教學管理工作的認識不足和抵觸情緒，使教學科研檔案的收集始終處于被動地位，移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集。應歸檔的珍貴的教學實踐和科研材料依然散落在個人手中，使教學、科研檔案難以發揮應有的作用。

2.教學科研部門與檔案管理部門的溝通協調不夠

就教學、科研部門而言，其主要工作是教學管理及學術研究，而檔案收集、管理應由檔案部門負責，且部門立卷難推行，故而對材料收集、歸檔態度冷漠。就檔案管理部門而言，檔案管理人員通常只在庫房做日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規性工作，很少深入教學、科研部門，未有效宣傳檔案管理的重要性。

3.認識有偏頗，管理不到位

有些單位對檔案工作重視不夠，認為檔案管理是一個很清閑的活，不需要技能，也不需要培訓。有些單位把檔案崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，無論其是否勝任檔案工作。有些單位頻繁更換檔案員，檔案人員隊伍不穩定，素質參差不齊。有些單位很少指導檔案工作，也很少檢查、考核。有些單位對檔案保管設備配備、檔案工作人員的待遇落實缺少關心。在這些情況下，學校教學科研檔案工作幾乎是放任自流，全憑檔案員的責任心，何談檔案的完整、系統、準確！

4.開發檔案信息滯后，利用效果不明顯

教科研檔案的宗旨是為教育教學服務、為師生服務、為社會服務，但許多技工學校的教科研檔案利用率不高。究其原因有二，一是檔案員身兼數職，無力開展信息開發、檔案編研工作；二是檔案員對教育教學管理工作陌生，對檔案業務也知之甚少，通過培訓才能勉強上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限。

三、構建科學規范的教科研檔案管理機制

如何規范、科學地做好教學科研檔案的收集、立卷、整理、保管和使用工作？結合多年從事學校檔案管理的經驗，筆者認為可以從以下幾方面著手。

1.轉變觀念，責成專人管理網絡，是做好教學科研檔案工作的基礎

學校要切實重視教學科研檔案工作，大力宣傳教學科研檔案管理的重要性，達成“歸檔是為了更好地服務于教育教學工作、服務于廣大師生、服務于社會，統一保管有利于保護檔案的齊全、完整、系統、安全，為利用者提供全面信息”的共識。

學校要建立一個完整的工作網絡，貫穿綜合檔案室、教務處、教研室、教研組和課題組，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。此外，根據學校實際，制訂教學、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，及時印發給學校教學科研部門，召集相關人員進行業務培訓，并定期到教學科研部門了解、檢查教學檔案的收集情況，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門。

2.提高檔案管理工作者的綜合素質，是做好教學科研檔案工作的關鍵

隨著科學技術和信息產業的飛速發展，現代化手段越來越多地應用于檔案工作。特別是數字信息、電子文件等新生事物的出現，以及文檔一體化管理手段的應用，對檔案員提出了更高的要求，讓有些檔案員措手不及。

檔案工作者要充分認識形勢的嚴峻性，主動加強業務學習，更新知識結構，拓寬知識面，提高職業道德修養，提高教學科研檔案的質量和管理水平，提高編研水平。學校要制定培訓計劃，有針對性地提高檔案員的業務水平，引導其掌握更多的理論知識和現代管理技能，使學校的檔案管理逐步走向科學化、現代化。

3.規范檔案管理目標和管理制度，是做好教學科研檔案工作的重點

技工院校以市檔案局、市教育局《廣州市中小學檔案管理工作規范》為依據，制定明確的教學科研檔案的目標管理標準，建立一套適用于本校的教學科研檔案管理制度。此外，制定目標管理標準考核制度，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責，把檔案工作納入考核，獎懲分明，獎優罰劣。

4.注重收集、規范歸檔程序，是做好教學科研檔案工作的核心

科研材料呈亂扔亂放、雜亂無章的狀態，根本就沒有案卷，更沒有檢索工具，要查找一份檔案，就如大海撈針，造成了要用時找不到、不用時又嫌礙事的狀況。由此可見，及時歸檔、科學組卷是多么重要。

檔案工作的每一環節都非常重要，但最重要的要數收集這一環節，如果收集工作做不好，其他的整理、鑒定、保管、利用等一系列工作將是無本之木、無源之水。檔案員要高度重視收集工作，主動參與教學科研管理工作，從文件形成即開始介入，督促有關部門和相關人員隨辦隨歸。在文件材料收集齊全后，檔案員要以保持材料的系統性和有機聯系為原則，科學分類，合理組卷，確保案卷完整、準確、美觀，便于查找。

5.注重教學科研檔案信息資源的開發和利用，是做好教學科研檔案工作的根本

檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，要切實提高教學科研檔案的利用效果。一是教學科研檔案的開發要突出學校特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發中應總結典型經驗和教學科研的特色與亮點。二是教學科研檔案應著重對教師業務競賽、學生升學情況、學生學科競賽進行數據統計分析，編制基礎數字匯集；著重對教師優秀教學講稿、學生優秀作文、教學論文進行專題收集，匯編成集；著重將歷年試題分析、教學經驗編制成教學參考資料。三是在科學分類、合理組卷的基礎上，科學編制各種檢索工具，從而提高服務質量。

科學規范的教學科研檔案，不僅為學校的改革和發展提供理論支持，也為深化教育教學改革、強化內部管理提供參考資料，為完善學校管理體制奠定基礎。而學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內容，我們應以優化教學科研檔案管理為突破，完善技工學校檔案管理工作，為提高教學質量、提升教育品質、創學校品牌做出積極的貢獻。

（作者單位：廣州市公用事業高級技工學校）