基于“流程分析”的飯店宴會細節管理

楊健

(中州大學管理學院，河南鄭州450044)

基于“流程分析”的飯店宴會細節管理

楊健

(中州大學管理學院，河南鄭州450044)

宴會接待在現代飯店經營中占據著非常重要的地位，因此，對飯店宴會流程的分析應從消費者角度進行。為達成更高的顧客滿意度，飯店需在宴會預定、籌備、服務、結算與跟蹤反饋五個環節上實施精細化管理。

流程分析;宴會;細節管理

在《細節決定成敗》中，汪中求明確提出了精細化管理的概念。細節管理源自日本20世紀50年代的企業管理理念，又被稱為“納米管理”，指的是在觀念意識、戰略決策及信息反饋等過程中，重視細節、關注細節、體現細節，把細節意識貫穿于管理與服務的全過程。

飯店向消費者提供的產品是以飯店設備、設施等有形產品為依托，通過飯店員工的勞動服務所實現的，使消費者物質需要和精神需要都得到充分的滿足。飯店的成功運營有賴于各個部門的精誠合作、各個環節的良好銜接。飯店消費需求千差萬別，為飯店服務帶來極高的難度，是飯店業不能以“標準化流程”贏得競爭、贏得市場的重要原因。消費者個性化需求的滿足并非只體現在大事上，更多的時候表現為對細節的關注與渴求，這就要求飯店業必須重視細節，從細微之處滿足客人需求，培養飯店的忠實顧客。

飯店宴會經營既有種類多、規模大、品位高、形式規格化、利潤豐厚等特點，也表現出牽涉部門廣、服務要求標準高、服務漏洞多等問題。加強與提高宴會的服務與管理，飯店業必須從顧客需求角度出發對宴會工作流程進行分析，嚴格把握流程中的各個環節，實施細節管理，杜絕對顧客服務中瑕疵的存在，從而促使飯店獲取更高的餐飲市場份額，提高企業利潤水平，提升企業形象。

一、飯店宴會流程分析

目前，飯店宴會流程一般包括洽談、預約、簽協議、下宴會訂單、跟蹤落實、宴會服務、結算七個環節，每個環節由不同的工作人員進行專職負責，它的起點是顧客需求的輸入，以創造出對顧客有價值的服務為結束點。對消費者來講，宴會消費分為三個階段，即宴會前商談、宴會消費、宴會后結算。由圖1可以看出，“下宴會訂單、跟蹤落實”是飯店的內部管理與運營程序，對消費者而言，屬于“黑匣子”運轉。飯店宴會供給水平的高低基本上取決于“黑匣子”工程的質量，除現場突發事故外，客人對宴會提出異議、宴會結束后雙方產生爭議基本上源自于這兩個環節的“不公開性”。

在鄭州金百萬飯店發生過這樣一個案例:某先生與金百萬飯店通過電話確認后，來到宴會部，要求歸還其婚禮宴請時放在飯店的各類飲料，接待人員經查驗倉庫后答復該先生:“沒有您的婚宴飲料”。該先生拿出婚禮宴請合同單，依據合同條款“婚宴飲料應每種放3瓶在酒店，宴請結束三日后可取走”，堅持自己的要求。宴會接待人員以“沒有飲料接收單”為由拒絕給付飲料。隨后，金百萬飯店分別找出婚宴洽談時接待過該先生的3名員工、宴會服務領班、宴會服務員、宴會部主管等多名人員與客人求證，在飯店員工相互質問、推諉之下，客人只能轉而尋找飯店經理解決問題。

由此案例看出，飯店宴會接待過程中各部門之間的協作不暢、責任不清主要來自于宴會訂單的流轉以及宴會接待細節的落實上。這類問題不但為消費者帶來了極大的困擾，也影響了飯店在客人心目中的形象。為有效掌握客人的評價，宴會接待不能以結算為終止，必須做好客戶跟蹤反饋工作，在客人心有不滿時，及時進行補救。

圖1 不同角度的宴會流程對比

二、宴會服務流程的細節管理

(一)宴會預定環節的細節管理

1．宴會預定信息及時更新

同客戶洽談宴會預定事項時，工作人員應認真聆聽客人的提問與陳述，并進行簡潔記錄，尤其是對于有爭議的方面或者獨特要求等要記錄詳細。記錄的信息須向客人重復一遍，查看是否有遺漏或記錄錯誤的內容。宴會進行時就餐客人多，因種族禁忌、個人偏好、藥理等對菜品會有特殊要求，該類信息需要與客戶在細節上進行溝通，同時還應征詢客戶對這些特殊客人在餐位上作何特殊安排，其他多數客人餐品是否需要特殊處理等。這些信息都應及時錄入飯店“宴會預訂數據庫”。如果客人決定預定，這些信息是對客戶服務的依據;對未確定的宴會，還要與客戶保持聯系，關注其預訂宴會的進展情況，查找競爭對手的優勢與自己的不足，從而尋找飯店宴會未來改進的方向。已經預定的宴會，可能發生人數、日期等內容的變更，任何信息的變更必須及時錄入數據庫，以便整個飯店靈活應對。

宴會舉辦的前兩天，飯店應致電客戶，就宴會細節再次確認，若無變動，依照原協議進行。如果變動，及時通知餐飲部經理，在原料采購、餐飲加工等環節能夠及時跟進的前提下，盡可能滿足顧客的需求;基于宴會舉辦前客戶緊張忙碌的考慮，應確認顧客電話，建議顧客使用電話錄音系統，并告知客戶，此錄音作為協議更改的憑證，摒棄目前各飯店宴會預定更改時需要客戶親臨簽字的做法。

2．飯店服務細節解說到位

宴會預定接待人員必須向客戶詳細解說飯店宴會服務的各個細節，包括宴會菜單、酒水、服務方式、店方特殊要求等。目前，各飯店均推出內部制定的宴會菜單，也被稱為包桌菜單。客人面對價位高低不同的包桌菜單往往顯得茫然，無法理解菜單價格的核算方法。宴會預定接待人員在接待客人時必須向客人詳細介紹菜單的內容，包括菜品分量、價格、特殊原材料規格與產地、烹飪方法等。如果這些信息不能讓客人明確掌握，極易引起客人的不悅和誤會，從而造成客源的流失。

當宴請桌數達到一定數量時，飯店會允許客人自帶酒水。此時，需要宴會預定接待人員同客人就酒水的數量、種類、型號、入店時間等進行詳細洽談，同時，安排好清點人員進行提前驗收。目前，許多酒店為避免客人自帶酒水因質量問題而引發事故，會對此作特殊要求。如鄭州金百萬飯店規定自備酒水須每樣留3瓶，待宴請結束三日后歸還。該要求在業內屬于正常現象，但上文案例中爭執的矛盾點在于“歸還憑證”。金百萬飯店提出依據結算時開具的“酒水接收單”方能歸還，客人未收到該單據但以合同做憑證，并稱在宴會預訂合同簽訂時沒有工作人員告知須索取“酒水接收單”。由此例可以看出，爭執的根源仍在于宴會預定時工作人員對相應工作程序的解說不到位。

3．電子數據信息內部共享

金百萬飯店宴會部有5～6名銷售人員，他們也兼任宴會預定接待工作，各人獨立工作，飯店依據銷售業績確定其績效工資，因而造成各銷售人員之間獨占信息、互不溝通、爭搶客戶等現象。由于宴會規模大、規格高，客戶在確定舉辦地點時會在多個酒店之間進行對比選擇，因此，宴會的成功預定是經過多次反復洽談的。績效考核工作的方法雖然為宴會銷售部門帶來了良好的競爭機制，但員工之間信息獨占會使洽談宴會的客戶在面對不同接待人員時反復陳述自己的要求，這樣，既導致客戶情緒煩躁、留下飯店人員素質低下的不良印象，又無助于客戶宴會預定工作的階段性推進。

針對此種現象，飯店應構建內部局域網，設置宴會預定數據庫模塊，每位員工接待客戶的信息及時通過網絡錄入數據庫，從而使客戶信息能夠在飯店內部共享，避免客戶在面對飯店不同工作人員時重復自己的要求，宴會預定接待人員之間針對預定商談進展做到無縫對接，構建簡潔、高效、透明的宴會預定工作流程。同時，為促進每位員工精誠合作，合理衡量各人的工作績效，該數據庫應能準確反映宴會預定各環節不同接待人員的工作進度。針對某一具體宴會而言，數據庫錄入系統應該在各員工錄入的不同階段設有相應的網絡簽名制度，實時記錄其工作進展，避免簽協議人員獨占業績。

(二)宴會籌備環節的細節管理

宴會籌備依據傳統流程分析包括“下宴會訂單”和“跟蹤落實”兩個步驟。飯店宴會數據庫的應用，“下宴會訂單”將在局域網上自動完成，因此，宴會籌備環節主要是“跟蹤落實”，主要包括宴會場景布置、宴會餐飲原材料采購、餐品加工、服務技能培訓等內容。

飯店往往會出現同時接待多場宴會的情況，因此，宴會籌備環節就會顯得至關重要。要解決的主要問題有:如何分割不同的宴會區、如何表現飯店對不同規格宴會的同等尊重、如何在飯店入口排列各宴會的招牌及標志等。宴會籌備工作必須嚴格依照“宴會預訂數據庫”內相關信息執行。多場宴會同時進行時，要求各宴會場所布置做到區域劃分合理，不能多搶多占。每個宴會必須派一名專職人員進行監管，從全局上進行協調跟進，從環節上緊盯細節，避免遺漏。比如，婚宴當天飯店大門“囍”字的粘貼、指引招牌的書寫、臺位卡與席位卡的擺放等。

(三)宴會服務環節的細節管理

在每場宴會服務過程中，飯店應指派一位現場負責人同宴會主辦方進行統一協調，現場指揮宴會服務有條不紊地進行。宴會現場負責人在接到主辦方上菜通知后，指揮宴會服務人員按照服務標準與流程控制出菜速度，同時保證上菜順序正確無誤，要避免錯上、漏上等現象。現場負責人還要對主辦方的臨時要求同飯店進行協調。大型宴會還應畫出宴會場地圖，劃分服務員責任區域、服務路線。在宴會進行的過程中，各工作人員應具備較高的補位意識。如鄭州金百萬飯店在一次宴會接待過程中，因責任不明、缺乏宴會現場負責人而導致某桌客人在開席1個小時桌面仍空無一物，宴會主辦方因顏面無光而投訴該飯店并拒付款項。

在宴會進行的過程中，客人會要求增添酒水飲料，無論是店方售賣還是主辦方自帶酒水飲料，服務人員需經過主辦方簽字確認后方可增添，否則會為結算帶來不必要的麻煩。

(四)宴會結算環節的細節管理

宴會結算部門應熟悉宴會從預定到服務過程中的所有收費項目、飯店特殊規定等，協助客人做好宴會后清算，憑有效單據進行核算，開具相應的票據。上文案例中，鄭州金百萬飯店要求宴會結束后結算部門收存宴會舉辦方酒水飲料各3瓶，并開具相應票據，結算部門卻未按照規定進行相應操作，從而導致飯店與客人之間矛盾的產生。

宴會規格高、規模大，結算金額必然高。在結算方式上，飯店應以方便消費者為出發點，采取多種結算方式，如刷卡、轉賬、支票、現金等。

(五)宴會跟蹤反饋的細節管理

宴會并不是以結算為終止的，為了能夠贏取客人的滿意和長期合作的意愿，飯店還需做好相應的跟蹤反饋工作。對客人，應致電表示感謝并征求對該次服務的意見與建議，贈送禮物聯絡感情，吸引客人再次消費;對參與宴會工作流程的所有員工，要求總結工作，肯定成績，發現不足，及時提出未來改進的辦法;對飯店，要把客人的反饋信息及員工總結等錄入宴會管理數據庫，作為下一場宴會籌辦接待的參考信息。

The Detail Management of Buquet in Hotel based on Process Analysis

YANG Jian
(Management Department of Zhongzhou University，Zhengzhou450044，China)

The banquet department plays an important role in modern hotel．The reception process analysis in the banquet department should be discussed froMthe point of view of customers．To promote the satisfaction of customers，the detailmanagement in the banquet process involves reservation and preparation，service，settling accounts，feedback．

Process analysis;Banquet;Detailed management

F59

A

1008—4444(2011)05—0095—03

2011－07－12

楊健(1982—)，男，河南鄭州人，中州大學管理學院教師，碩士。

(責任編輯:王菊芹)