探索會計電算化中輔助核算應用的學習方法

龍仲平

探索會計電算化中輔助核算應用的學習方法

龍仲平

一、會計電算化輔助核算類型與輔助核算應用特點

（一）會計電算化輔助核算類型

目前，許多財務軟件所提供的輔助核算類型不盡相同，主要有以下三種基本類型：一是擴展明細核算功能類型，主要表現在客戶往來核算、供應商往來核算、個人往來核算、部門核算和項目核算方面。二是擴充系統功能類型，主要表現在銀行結算方式管理、數量核算管理和外幣設置與核算管理方面。三是便捷操作手段功能類型，主要表現在期末自動轉賬憑證設置與使用、期末損益自動結轉設置與使用等方面。在這里主要介紹擴展明細核算功能類型的輔助核算，即典型的輔助核算類型：

1.客戶往來核算。在建立了客戶分類體系基礎上，設置和編制客戶檔案，將會計科目設置為客戶往來核算，使會計科目在核算和管理上反映不同的客戶信息情況。

2.供應商往來核算。在建立了供應商分類體系基礎上，設置和編制供應商檔案，將會計科目設置為供應商往來核算，使得會計科目在核算和管理上反映出不同的供應商信息情況。

3.個人往來核算。在設置和編制職工個人檔案基礎上，將會計科目設置為個人往來核算，使會計科目在核算和管理上反映出企業與個人之間的資金往來信息情況。

4.部門核算。在設置和編制企業部門檔案基礎上，將會計科目設置為部門核算，使會計科目在核算和管理上反映出企業各個部門的業務完成和支出控制信息情況。

5.項目核算。在設置和編制企業項目檔案基礎上，將會計科目設置為項目輔助核算，使得會計科目在核算和管理上反映出企業各項資產庫存信息情況和各項工程支出、各項產品成本費用信息情況。

（二）會計電算化輔助核算應用特點

1.輔助核算項目在設置與運用上比會計科目更具靈活性。由于科目體系直接影響會計主體信息，在財務軟件中一般會計規范了對科目的設計、使用和增刪操作都有較為嚴格的約束，而輔助核算項目相對獨立于基本會計賬簿體系，其操作與維護不受會計核算規范約束，會計軟件可根據其與基本賬簿體系關系靈活地定義項目操作的規程。

2.輔助核算項目共享特性打破會計科目的樹形結構體系，構筑起賬戶間交叉引用的網狀數據結構形式。由于一個輔助核算項目可任由不同的科目共同使用，實現了多個科目對同一輔助核算項目數據的共享，從而提供有關這個輔助核算項目的所有關聯資料。這種科目與輔助項目間的關聯操作成為基本賬簿體系的重要補充。

3.輔助核算功能的應用，簡化了會計科目體系，保持了科目體系相對穩定性。由于使用會計電算化輔助核算功能時，可用相關輔助檔案代替明細科目，從而達到簡化會計科目體系的作用。同時，在使用傳統明細科目核算時，如果相關信息發生變動，會造成會計科目變動，而使用會計電算化輔助核算時，由于不必建立或修改相關會計科目，當發生信息變動時不會影響到會計科目表，從而使科目體系保持相對穩定。

二、會計電算化輔助核算應用方法

（一）客戶往來與供應商往來輔助核算應用方法

客戶往來與供應商往來是反映企業和客戶、供應商之間發生的經濟業務。會計科目中的“應收票據”、“應收賬款”、“應付賬款”、“應付票據”等都是處理客戶、供應商往來業務的賬戶。當客戶往來業務比較頻繁，清理往來賬工作量大時，如果繼續使用手工方式設置科目：

1122應收賬款

112201應收賬款—廣東 112202應收賬款—福建

11220101應收賬款—廣東—A單位 11220201應收賬款—福建—C單位

11220102應收賬款—廣東—B單位 11220202應收賬款—福建—D單位

…… ……

在此將地區、客戶單位作為往來科目的二級、三級科目的設置，造成科目體系龐大。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位，可使用系統提供的客戶往來核算。在系統初始化中對上述科目重新設置，將應收賬款賬戶的性質定義為客戶往來核算，接著將具體的地區、客戶單位等二級、三級明細科目從科目體系中剝離出來，通過建立客戶分類體系和編制客戶檔案來完成客戶往來輔助核算。即：

將這些地區、客戶單位等信息錄入后，存放在客戶檔案文件中統一管理。在輸入憑證時，遇到科目性質為客戶往來科目，系統自動從客戶檔案文件中提取地區、客戶單位，供財會人員選擇。財務人員可以對應收（或應付）賬款從不同角度進行統計查詢，便于反映企業與客戶、供應商之間的往來資金核算和管理情況。

（二）個人往來輔助核算應用方法

個人往來是指企業與內部職員之間發生的往來業務，如個人借款、差旅費借款等。由于各單位的經營性質、經營方法不同，有些單位個人往來業務很少，有些單位個人往來業務很多。對于后者，在進行賬務處理時，可啟用賬務處理系統提供的個人往來核算。將個人往來業務的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可減少清理工作量，有利于加強個人往來賬戶管理。個人往來核算的使用與客戶、供應商往來核算的原理相同。假設手工方式下科目設置如下：

1221其他應收款

122101其他應收款—個人借款 122102其他應收款—差旅費借款

12210101其他應收款—個人借款—張三12210201其他應收款—差旅費借款—張三

12210102其他應收款—個人借款—李四12210202其他應收款—差旅費借款—李四

…… ……

要進行個人往來核算，先對上述科目結構進行修改，并將二級科目“個人借款”、“差旅費借款”性質定義為個人往來核算。將具體的個人明細科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人檔案文件中統一管理，通過編制職員個人檔案來完成。即：

01張三 02李四 ……

在輸入憑證時，遇到科目性質為個人往來核算科目時，系統要求用戶確定個人往來戶的名稱。記賬時，該筆業務發生額分別記入該科目總分類賬、明細分類賬、個人往來輔助賬。財務人員可以從科目、個人的角度進行統計和查詢，以便反映企業與個人之間的資金往來核算和管理。

（三）部門輔助核算應用方法

為了加強管理、提高經濟效益，許多企業單位都實行了部門核算，考核收入和費用兩項指標。如“管理費用”科目下，除了要按費用分成管理人員工資，辦公費、差旅費、業務招待費等明細核算，還需要進行對每個費用在不同部門中進行核算。如果一個單位有10個部門需要進行部門考核核算，費用項目有10個，那么在“管理費用”科目下就應設置100個明細科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當大的，但利用系統提供的部門核算輔助功能，卻能輕而易舉地實現。下面以管理費用為例介紹部門輔助核算功能的使用。首先，在系統初始化時設置會計科目為：

接著將部門從科目體系中剝離出來，在設置部門檔案為：

01一部 02二部 %03三部 ……

輸入憑證時，若輸入科目性質為部門核算的科目，系統將自動提示用戶輸入相應的部門對照表供財務人員選擇部門。在記賬后系統將自動形成部門核算與管理所需的各種數據。用戶可以查詢部門總賬與輔助賬，以便反映各個部門的收入完成與支出控制情況，有利于企業對各部門的考核與管理。

（四）項目輔助核算應用方法

項目是專門的經營對象，它可以是一項工程、一種產品等。實際會計核算時，經常要求圍繞這些項目發生各項支出，按費用類別設立專門明細賬，以便完成對每個項目費用情況核算。在手工方式下按項目設立二級科目，在其下級設立費用明細科目。例如：

5001生產成本

500101A產品 500102B產品

50010101直接材料 50010201直接材料

50010102直接人工 50010202直接人工

50010103制造費用 50010203制造費用

…… ……

在賬務處理系統中，應用項目輔助核算可取代該核算方式。在進行科目設置時，把生產成本賬戶的性質定義為項目核算。如：

將具體項目從科目體系中剝離出來，在設置項目檔案為：

01產成品：101A產品 102B產品 ……

在日常業務處理中，錄入憑證時，當輸入科目的性質為項目核算時，系統要求財會人員錄入項目代碼。記賬后，即可在項目輔助核算模塊中查詢各種項目核算與管理所需的賬表，以及項目統計表和項目執行計劃報告。

綜上所述，在會計電算化中輔助核算能起到較好的核算和管理作用，使用輔助核算不但能簡化科目結構、減少科目數量，而且能方便的對一些特殊的核算進行橫向或縱向統計的分析，這一切工作并不需要用戶錄入額外或重復的數據就能實現。使用輔助核算在強化會計信息的管理和控制同時，還能為企業的預測、決策提供信息和依據。

（作者單位：黔東南民族職業技術學院）