如何做好電子文件的檔案管理

張帆

一、電子文件的特性

1、電子文件信息與載體的相分離性。電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，信號(hào)形態(tài)也無任何變化。

2、信息形態(tài)的數(shù)字化、與非人工識(shí)讀性電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是運(yùn)算、存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。對(duì)于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能識(shí)讀它。

3、對(duì)設(shè)備的依賴性。電子文件需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件而具有生命力并發(fā)揮作用。從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，既無法識(shí)讀，更無法對(duì)電子文件施加任何影響，管理活動(dòng)便無從談起。

4、信息的可變性、不安全性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過的痕跡。

二、電子文件與檔案文件在管理工作中的區(qū)別

1、傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為主，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件部分地取代了以往的文字材料，它由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，電子文件與縱橫文件之間沒有了明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出適合的工作流程及方法，如文件的立卷歸檔制度等。

2、電子文件和紙質(zhì)文件相比，歸檔是一項(xiàng)更為細(xì)致、難度較大的工作。

3、由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，電子文件由于制作方便和用戶的不同需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4、紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，所以歸檔方式的選擇至關(guān)重要。

三、電子文件的整理

電子文件整理一般包括兩個(gè)步驟：

1、對(duì)分類、排序的組織。就是按照電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。

2、組織建立數(shù)據(jù)庫。首先是對(duì)電子文件進(jìn)行分類和編號(hào)。一個(gè)單位的電子文件類別是多種多樣的，對(duì)這些電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號(hào)方案。分類編號(hào)就是按照分類編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。其次對(duì)電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。

四、電子文件的歸檔

1、對(duì)電子文件歸檔的要求。總的要求是:真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。要做到這一點(diǎn)，首先遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如收集積累、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；其次是準(zhǔn)確說明配套的軟、硬件環(huán)境；再次是歸檔電子文件格式要通用、標(biāo)準(zhǔn)。

2、歸檔方法。一是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件存入光介質(zhì)上。二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，進(jìn)行壓縮，然后刻入磁光介質(zhì)上。三是備份系統(tǒng)歸檔，一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在光介質(zhì)上。

五、電子文件檔案管理面臨的主要問題

1、電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。

2、電子文件檔案信息安全問題日益突出，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來，因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。

六、電子文件檔案管理問題的對(duì)策

1、建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，對(duì)于電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)而言，它和所有檔案輔助管理軟件有著根本的區(qū)別，它承擔(dān)了電子文件與電子檔案從接收、鑒定、保管、利用等全部工作，不僅要具有電子檔案的管理功能，而且還具有相當(dāng)于實(shí)體檔案庫房的保管存儲(chǔ)功能。

3、對(duì)電子文件法律效力問題的解決?加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力，使電子文件具有充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

（作者單位：黑龍江省工程咨詢?cè)u(píng)審中心）