檔案信息數字化及檔案信息資源的開發與利用

曾嶸

隨著現代信息化及網絡化進程的不斷深入，在全球范圍內掀起了以計算機為代表的數字化革命。對檔案信息數字化的基礎條件進行論述的基礎上，對檔案信息資源的開發及利用方式進行了較為詳細的論述，以期通過這種方式來提高對檔案信息的利用程度。

一、引言

隨著現代信息化及網絡化進程的不斷深入，在全球范圍內掀起了以計算機為代表的數字化革命。數字化是指以數字技術為特征，但是并非等同于數字技術，只有將數字技術得到人們的廣泛認同及大量的推廣應用之后，才能出現廣泛的數字化。我們現階段還處于一個數字化的初級階段，而這時的檔案管理工作就是要將過去的所有紙質檔案進行數字化、標準化的處理，為以后的數字化時代做好前期準備。尤其是隨著全球信息化、網絡化進程的加劇，各國之間的經貿和科技文化方面的交流日益頻繁，同時我國的電子商務和電子政務得到了長足的發展，在這些過程中產生了海量的數字化文件。對這些電子文件進行收集、管理具有與傳統紙質文檔管理完全不同的方式，加快對檔案的數字化管理，對檔案信息資源進行全面的開發，以最大可能的方式和手段來滿足各個用戶的需求，實現檔案資源的共享一直是檔案管理工作者所面臨的主要問題。

二、檔案資源的數字化

1.檔案信息資源的數字化必須穩步推進。檔案信息資源的數字化是檔案信息建設的一項基礎性工作，也是信息時代對檔案管理工作的一項必然要求。在檔案資源的數字化過程中應該預先定好一個進行檔案數字化的目標與計劃，然后根據當前的人力、物力及財力等外部條件的綜合情況，以優先搶救最有價值的檔案為基本原則，分批次的對檔案進行數字化處理。在對需要進行數字化的檔案進行處理的過程中，檔案的選擇應該具有典型性與代表性。同時，實施具體的數字化時，要制定一個電子檔案標準，對電子檔案的格式進行規范。

同時，檔案管理人員應該積極的與計算機信息技術部門相協作，共同開發紙質檔案的掃描系統、音頻和視頻檔案的轉換系統以及檔案縮微轉換系統，對不同載體的檔案提出不同的轉換要求，按照不同載體檔案數據的轉換要求將實物檔案經過轉換之后進行保存，確保處理之后的文件數據的完整性、準確性及系統性。

2.加強對現有電子文件的歸檔工作。現有電子文件的歸檔工作是檔案信息化建設的主要內容。當前，各個檔案管理部門所采用的軟、硬件系統，檔案管理類軟件的數據庫不盡相同，導致各種檔案的文件格式多種多樣，容易出現相互不兼容、數據不能共享的后果。因此，檔案管理部門應該制定一套嚴格的電子文件歸檔程序，構建一個統一、高效的電子文件數據收集、轉換平臺，以更好的滿足社會需求。

三、檔案信息資源的開發與利用

1.積極構建起一個資源豐富、功能齊全的資源信息數據庫。國家檔案局所頒發的《全國檔案信息化建設實施綱要》中就明確指出應該加強檔案信息的建庫和入網工作，尤其應該將各地的檔案數據庫納入到當地的電子政務及信息港當中去。這明確的給我國新時期數字檔案庫的建設工作指明了方向。因此，在檔案信息資源建設的過程中要充分的發揮出資源的優勢作用，將電子檔案數據庫的建設作為首要的任務加以重點開展。

數據庫建設是檔案部門網絡信息資源及檔案信息資源建設的核心部分。在對之進行建設的過程中，應該根據當地的具體情況采取揚長避短的方式，結合國際、國家的相關標準，在一定的時間內集中人力、物力和財力，以電子政務平臺作為依托，構建起一個資源豐富、功能齊全的檔案綜合數據信息庫。例如，檔案目錄數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫等。

2.建立布局科學的數字檔案館。數字檔案館是在數字信息時代進行檔案資源信息傳遞與利用的重要陣地。為了確保檔案館的網絡化建設以及檔案信息資源的共建、共享，各個檔案管理部門應該積極的和當地政府溝通，使之在制定電子政務計劃時將數字檔案館的建設納入到規劃當中，進行統籌管理，實現數字檔案館的科學布局。首先，可以以省級檔案部門作為核心建立起省級間的數字檔案館網絡，這樣既能保證省級數字檔案館的建設及省級數字檔案館間信息的交流，同時還能確保省級部門間信息的橫向交流；其次，可以在省級數字檔案館網下依照行政區劃來逐層建立起下屬的數字檔案館網絡，采用內部的OA系統進行部門間的集成，實現檔案的統一管理及規劃。

3.采用檔案管理創新，形成檔案資源開發利用的內在動力。從本質上來講，檔案管理工作是一項服務性的工作，資源的利用率及利用效果是檢驗服務工作的主要標準。在檔案資源的開發和利用過程中，要在檔案管理制度、管理工作人員的服務意識和服務機制以及檔案管理人員的支持培訓等方面進行創新，以滿足檔案工作的數字化、信息化及網絡化建設的需求，從內部形成資源開發的動力，提高檔案的開發和利用效率。

結語

檔案信息化建設及信息資源的利用時一項頗為復雜的工作，檔案管理工作應該抓住信息化建設的這個機遇，實現檔案管理工作的數字化，為深度的利用和開發檔案資源提供一個良好的基礎。

參考文獻：

[1]陳煒.檔案信息數字化與檔案信息資源開發利用[J].科技進步與對策, 2006（23）.

[2]高雪紅.檔案信息數字化進程給檔案工作帶來的問題及探討[J].機電兵船檔案,2010（4）.

（作者單位：廣東省高速公路發展股份有限公司）