信息數字化對高校檔案管理的影響

冼玉華

計算機的大量應用，使高校檔案信息數字化成為必然，信息數字化打破了高校檔案管理的傳統模式，使其進行了一次“華麗轉身”。本文就信息數字化對高校檔案管理的影響進行了論述。

信息時代的到來，使檔案管理工作的內涵發生了深刻的變化。檔案已成為文化資源、知識資源和信息資源。檔案信息的收集、整理、開發和利用的方式也發生了根本性變化。

一、傳統的高校檔案管理

1．管理人員素質不高。一些學校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位，安排“老、弱、病、殘”及“關系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作，且不重視對檔案人員的繼續教育、知識更新，高校檔案管理中缺乏專門的人才。

2．工作量大，效率低。檔案管理是十分繁雜和瑣碎的工作。由于大多數的檔案都是紙質的檔案，無論是分類還是校對，都要耗費大量的人力資源和時間，效率低而且容易遺漏、差錯。

3．資源共享差。學校的人事檔案、學生檔案等分別處于不同的職能部門，往往由于分別統計和校對各自的信息，缺乏應有的信息共享，信息反復收集。

4．高校合并帶來大量問題。國內許多高校經歷過幾所學校的合并，帶來原學校的檔案流失，原有的整理標準不一致等一系列問題。這些都造成了重新整理歸類困難和原來學校的檔案管理人員轉崗導致檔案的交接困難等。

二、信息數字化影響之下高校檔案管理的華麗轉身

1.節省了大量人力、物力，提高了管理效率。（1）節省了檔案存儲空間，使檔案信息儲存更完整。利用計算機的存儲空間，可以將紙質檔案以數字形式存儲在計算機內部，這就可以避免紙質檔案經過長時間存放及翻閱，材料容易破損或殘缺，而轉化成數字形式存儲于計算機內，不會因為長時間存放及翻閱而損壞。（2）縮短了信息加工時間，提高檔案信息的時效性。手工檔案信息加工通過“選題一選材一編輯一出版”，這一流程來實現，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時間長，造成信息過時，導致檔案信息的應用價值受到嚴重影響。檔案信息數字化，可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時效性。（3）縮短檔案信息檢索時間。手工檔案信息檢索，需要先檢索目錄，然后到指定的檔案架上進行查找，如對查找信息不是很明確，就會增大查閱難度，增加檔案材料的查找時間。

2.促進了高校校務辦公透明化。高校檔案管理信息網絡功能的開發，為高校的辦公實現透明服務、主動服務開辟了新天地。高校在校園網上建立檔案室主頁，公布相關信息和決策，如高校的辦學方針，領導干部廉潔自律情況，干部聘任、職稱評聘、工資晉級、招生、就業、住房、出國、采購、項目招標等。信息使用者只需通過任何一臺聯網計算機，就可以檢索查詢到高校的一系列相關信息，這就為高校校務辦公的透明化起到積極作用，并在一定程度鼓勵了老師、學生對學校建設發展的熱情。

3.實現了信息資源社會共享。隨著計算機的高速發展，人們對各種信息的需求表現出高層次、綜合性地利用傾向。在中國教育和科研計算機網等互聯信息網絡的不斷發展和完善的技術支持下，高校的檔案管理工作通過計算機終端和校園網實現了檔案信息數據庫與校內各單位數據的資源共享。同時，各高校檔案館之間和區域、行業、系統之間也聯合起來建立互通、互補的檔案信息新型關系，實行檔案資源的共建、共享，以最小的投資建設最佳的館藏，逐步做到信息資源服務整體化、網絡化，形成了區域性全國性的聯機服務網絡。通過建設數字檔案館和計算機管理，對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，并進行連接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足社會各界對檔案信息的不同需求，從而實現最大范圍的檔案信息資源共享，為校內外教職工及科研人員的教學科研工作提供了極大的便利。

三、如何加快檔案數字化進程

1.提高檔案工作者的素質。由于科學技術的飛速發展，大量的先進技術使傳統的檔案理論與實踐受到嚴重的沖擊，因而檔案工作人員的業務知識更新，作為新時期的檔案工作人員，要調整知識結構，不斷學習新知識，及時把先進的科學技術引進到檔案工作中來，實現檔案工作的現代化。

2.增加投資力度。檔案信息化建設是—項大投入、長積累、晚見效的工作。要加大檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金總量不足、供需矛盾突出的問題。增加資金投入力度，是加速高校檔案管理信息化建設步伐的保證。

3.建立檔案信息安全保障體系。檔案信息系統運行的安全性問題是巨聯網安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統本身的故障。對于這些威脅，我們必須要有充分的認識和相應的防范措施，同時注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復系統的正常運轉和信息的完整。

隨著計算機網絡進一步的發展，數字化的數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，到那時，實體的高校檔案館也許不復存在，激光光盤技術已可以把一個高校檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息，通過數字化的存儲技術，儲存在幾張小小的光盤里，任何個人和機構只要通過計算機網絡，均可以擁有和使用，這也許就是高校檔案信息的未來。

參考文獻：

[1]黃妮娜.信息化技術在高校檔案管理的應用研究[J].長江大學學報（社會科學版）,2010（33）.

[2]金俊蘭.基于信息數字化的高校檔案管理新體系構建[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版,2010（30）.

（作者單位：廣東白云學院 ）