檔案信息資源的開發與利用

劉曉峰

企業檔案作為企業重要信息資源，有著得天獨厚的檔案資源優勢，其作用的大小、價值的體現是隨著現代企業制度的建立和對企業檔案認識的不斷深化而提高的。為更好地為企業發展建設服務，充分發揮檔案信息資源的這種優勢，已成為新形勢下檔案信息資源開發與利用工作面臨的一項新課題。廣大檔案工作者應加強檔案信息資源開發與利用的研究分析，為企業的發展提供有價值的信息資源。

在社會信息化大發展的今天，信息的收集、儲存、開發利用無疑是滲透社會各行各業全過程和促進社會發展的戰略性資源。而檔案是國家機關、社會組織以及個人在社會活動中形成的保存備查的文字、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。沒有檔案就沒有信息，就沒有開發利用的資源。檔案作為一種信息資源，其重要性不言而喻。當前，企業檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、檢索及開發利用，其目的就在于開發利用企業檔案信息資源，為企業發展各項工作服務，因此，積極地做好企業檔案開發利用工作，是企業檔案工作的中心任務，也是企業檔案工作者的責任與義務。開發與利用好檔案信息資源，一方面直接推動著企業的“一體化”發展進程，另一方面直接促進企業管理規范化和人員綜合素質的提升。本文就檔案信息資源的開發與利用談幾點認識。

一是加強基礎管理建設，科學規范操作流程是開發利用檔案信息資源的基本前提

檔案管理的工作過程無非是從檔案的合理收集到檔案的科學整理與保管，檔案信息資源的綜合開發利用到更科學、更合理地收集檔案。檔案的收集是整個檔案工作的基礎，不進行合理的收集檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發則是無本之源。如果對收集的檔案不進行科學系統的管理和安全保管，就無法進行有效地開發檔案信息資源。由此可見，檔案的開發利用有賴于檔案基礎工作的健全，有賴于檔案操作流程的科學規范。檔案收集是否科學，保管是否完好，往往在開發利用中才能檢驗出來。因此，研究檔案的開發利用工作就要從檔案工作的各個環節入手，抓好基礎管理，制定規章制度，依法治檔，要保證檔案管理過程的有效性和科學性。只有基礎管理到位，落實措施到位，操作流程規范合理，才能確保及時、準確、完整地提供檔案利用，更好地滿足企業發展的需要。

二是加強隊伍素質建設，增強服務意識是開發利用檔案信息資源的必備條件

檔案人員的素質在一定的程度上決定著企業檔案工作的質量和效率，素質的高低是做好開發利用工作的關鍵。現代企業檔案人員應不斷完善自己，要有與時代步伐相一致的思想觀念，增強以下四種時代意識：信息意識、現代化意識、法紀意識、創新服務意識。檔案人員應增強對其信息性的認識程度、提高辨別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足企業對檔案信息日益增長的需求；要積極采用現代化手段開展檔案服務工作，努力學習現代化設備的實踐技術，比如電子計算機技術網絡技術、多媒體技術等，促進檔案工作的發展跟上時代節拍。要依法辦事，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行企業檔案的開發、開放、公布與利用，正確處理大局利益和自身利益的關系，防止違反檔案利用工作紀律的情況發生。檔案信息資源開發與利用，既要堅持按規章制度辦事，又要注意改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。

三是加強數字化檔案建設是開發利用檔案信息資源的重要途徑

傳統館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質的檔案信息資源即使再充實，但未實現數字化之前，仍無法實現檔案信息資源的共享。實現檔案數字化建設，就可突破傳統檔案利用的種種局限，最大限度實現檔案信息資源的共享。一是對現有紙質檔案進行數字化。運用現代數字技術把文字圖像轉化成數字化形式。優先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實施數字化時，要制定電子文件標準，規范電子文件格式，充分考慮與現行電子文件的統一，及數據的共享，避免因重復建設而造成的資源浪費。二是加強現行電子文件的收集歸檔管理。現行電子文件的收集歸檔是檔案信息數字化的主要內容。針對當前各檔案部門所使用的硬、軟件系統不同及檔案所建的數據庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現象，檔案管理部門應建立嚴格的電子文件歸檔制度。“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。”

四是創新工作方式方法是開發利用檔案信息資源的主要手段

檔案是重要的信息資源，開發檔案信息資源重在“開發”，創新工作方式方法，開拓收集范圍、多渠道提供利用，是開發利用檔案信息資源的主要手段。要善于創新，善于借鑒、利用前人積累的成果，摒棄舊意，創立新知。要從實際出發，創新意識、創新思路、創新內容、創新形式、創新手段，及時更新知識結構，保證資源配置到位。這其中，既要熱情主動地提供服務,又要健全和熟悉檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還應對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度,把檔案信息資源的開發工作做得更好,使之發揮出更大作用。新時期的檔案信息開發利用工作機遇與挑戰并存，困難與發展同在。廣大檔案工作者只有圍繞企業中心工作，堅持以服務為主題，不斷創新，用足、用好、用活檔案，才能使檔案工作充分地發揮作用。

（作者供職于中國石化勝利油田分公司海洋采油廠信息中心）