論知識管理的特征、本質和運行機制

崔 波，劉二燦

(1.鄭州大學，河南鄭州 450001;2.河南財經政法大學，河南鄭州 450002)

知識是抽象的，是藉由某種形式的呈現以傳達概念，如古代的結繩記事、白旗示降等，是藉由結繩、白旗符號來傳達某種概念。但是當人類活動越來越頻繁時，簡單的符號就不足以傳達雙方的意念。因此，文字、語言等符號的興起成為信息溝通的新工具。這些信息在溝通過程中經過人類大腦的思考，最后產生出知識。由此可見，知識是經由前人的經驗累積形成的。

一、知識的一般特征

在日常用語中，人們往往把載于特定信號的信息理解為數據、資料、消息、新聞、情報、知識等的總稱。但在科學術語中，以上概念相互之間以及它們與信息之間都有一定的差別。把信息和知識作為科學概念按照各自的客觀對象來定義，信息是反映事物運動的狀態及其變化方式的，知識則是研究事物運動的狀態及其變化方式的規律的。

1.數據、信息、知識

數據是基本的，是一種記號、符號，以任何一種形式都可以存在。對于其自身而言，數據沒有任何的意義，只有被利用時才能體現其重要性;信息是被加工、處理后有用的數據;知識是數據和信息的應用，能解決如何去利用的問題，具有決定性的作用。例如，2×2這個問題，利用長期積累的知識，我們能很快知道答案是4。

(1)數據。通常簡指一些原始的事實、數字、圖表等，雖含有一定的意義，卻沒有經過加工整理，表達的是一個沒有特定的背景和意義的數字、圖像或者聲音的東西。如19970701，我們只知道這是一個數字，或者可以看做日期。就這個數字本身而言，它只是數字，不表示別的什么含義。

(2)信息。為了特有的目的而組織起來的數據，經過加工和分析而具有相關性，即數據和數據之間的聯系。如對某個人來說，19970701可以是一個人的生日，也可以是香港特別行政區的成立日期。總之，數據和別的方面的數據進行了一個交錯和結合，產生了新的意義。

(3)知識。知識是指有意義的信息，表現在信息和信息之間的關系，通常被認為是被動的，往往被人們用來據此作出合理判斷和采取正確行動。譬如，在天空有烏云和下雨兩個信息之間，如果建立一種聯系，則產生了知識。知識相對于數據和資訊，在領域范疇方面，更側重于回溯性。因此，知識的獲取和管理有別于數據與資訊的獲取和管理。數據管理和信息管理是知識管理的基礎，知識管理是信息管理和數據管理的高級階段。學者們常把信息與知識的關系比做兩個大小不同的同心圓，信息是外層圓，知識是內心圓，這形象地表明了信息是知識的基礎，而知識是信息的核心。［1］

2.知識的一般特征

知識源于實踐又服務于實踐的本質，使得它具有啟迪性、導向性、前沿性、時效性、共享性、專利性、局限性、開放性、商品性和資本性等特征。知識的一般特征如下:

(1)價值創新。知識是無形的，具有價值性并能創造新的價值。知識的初始載體是人的大腦，即知識是在人的大腦里通過“勞動”所得到的結果。事實上，任何形式的知識都是無形的，附著于語言、文字、圖形等載體上，以知識產品的形式存儲和傳遞。

知識同其他商品一樣凝結了人類的勞動，但知識只有通過應用才能體現出自身的價值。可見，知識作為一種無形的特殊商品，同樣可以具有價值。“知識就是力量。”這句話從另一個方面反映了知識的價值性。由于知識比數據和信息更接近行動，所以知識更具有價值，更好的知識能為部門、社會帶來更高的生產效益。

(2)傳播。容易記錄表達的知識可以通過信號傳播到世界各地，難以表達的知識則可以通過教授的形式得以傳播。與一般的物質、商品和勞務相比，知識傳播越廣，其成本和價格就越低。在世界經濟一體化的今天，發展對外貿易，引進外資、技術和人才，都是引進知識、傳播知識的重要途徑。

(3)創新性。知識來源于經驗和實踐，并在實踐中得到積累和創新。知識是我們隨著時間的推移從社會實踐中觀察、分析、總結得來的，包括課程、書籍、他人以及非正式的學習。在運用知識的過程中，知識的主體會在以往的經驗基礎之上分析和判斷如何運用自己所得的知識，如果沒有現成的解決問題的方法，知識主體就會通過智力勞動，也就是綜合運用原來的知識實現“想辦法”，最終解決問題。這種解決問題的過程就是一種新知識產生的過程，是知識的創新。知識創新也只有在實踐中才能得以實現。

(4)復雜性。在日常生活與工作中，我們會有這種感覺:一個人知道得越多，就越發現自己真的知道得又太少了。這恰恰說明了，知識的學習、積累、增加和豐富是在一個層次得到滿足后才真正理解和進入下一個層次的學習。當面對復雜的問題時，人們總是把問題中的不確定性因素假設為不存在，總是試圖找到最簡單的答案。但是對于決策者來說，擁有的知識越多，作出的決策就越好。相反，如果知道的知識少，掌握的信息不夠充分，就會把問題簡單化。這種假象忽略了一些重要因素，有可能在感覺上認為正確，實際上卻得出錯誤的結論。復雜的問題包含著復雜的知識。知識的復雜性要求我們只有掌握更多的知識，才能在實踐中應付復雜的問題，得到正確的結論。

(5)經驗和直覺。知識是通過經驗規則起作用的。所謂經驗規則，就是經過不斷地嘗試和失敗，從長期的實踐中總結得到的、具有彈性的行為指南。當新出現的問題類似于以前曾經解決過的問題時，曾經的經驗形成經驗規則，這種規則就成為解決新問題的捷徑，是解決復雜問題的有效指南。但并不是所有的經驗都能夠很容易地總結出可遵循的規則。

有時候人的行為完全出于一種內在的反應，而且很迅速，這就是直覺。直覺成為“濃縮了的經驗”，是一種“專門技術”。直覺實際上是在以往知識的基礎上自覺形成的一種思考，它能在解決問題時閃現出來。人們要擁有這樣的技術，通常需要經歷五個層次:“生手”、“新手”、“強手”、“熟手”和“專家”。在整個學習過程中，隨著層次的上升，層次間的關鍵差別在于學習者的態度。只有不斷地將獲得的知識運用在實踐中并在各個層次的實踐中進一步學習知識，形成一種學習知識和實踐的漸進性循環，學習者的級別才能由低到高，同時獲得寶貴的知識。

二、信息管理和組織

1.信息管理

知識管理從結構上可分為對人力資源的管理和信息管理兩個方面。信息管理又可分為以下三個層面:第一層是通信網絡，用來支持信息的傳播;第二層是高性能計算機服務器層，這是存取信息、數據的關鍵環節之一，與通信網絡一起為信息管理提供硬件支持;第三層是信息庫、數據庫系統層，是信息管理系統的關鍵層，它和計算機服務器層一起組成信息管理系統的高性能信息、數據服務器，為各種信息轉化為知識的應用提供了有力的支持。

不難看出，信息庫、數據庫系統層是信息管理的核心，其功能包括:存放經過整理、歸類的信息;知識管理，提供獲取各種人類專家的個人經驗的工具;為應付人類知識的更新，提供必要的維護手段。其目標就是最大限度地實現知識資源的共享和交流。因此，對構成信息管理系統的基本要素，如知識庫、文件管理系統、人工智能、電子郵件、群件技術的開發應用等都是信息管理的重要內容，也是有效實現知識管理的硬件基礎。

20世紀以來，出現了多種具有不同程度的管理技術，諸如全面質量管理、企業制造再造、目標管理、X管理、Y管理、Z管理、團隊管理等，都為知識管理的發展奠定了堅實的基礎。［2］

信息超載已經成為人們面臨的普遍難題，而高質量和相關的知識卻是稀缺的。在速度和效率決定競爭優勢的市場環境下，信息增值的成本越來越高，信息組織的重要性也越來越突出。

2.信息組織

信息組織是指對信息的內容、特征、目的進行描述，使用戶可以檢索這些信息，查看信息的內容。信息的組織方法包括書目、標引、摘要、編目、分類、文檔管理、數據庫管理等所有人工或計算機輔助方法。信息組織與管理是信息增值的重要基礎。

(1)信息描述與概括。要想對不同的文獻信息進行規范化的組織和記錄，就要對信息的生產者、發布者、發布的年代和地點、主要外部特征、信息載體中所包含的主要內容加以描述。當然這項工作應以專業化社會化協作為基礎，并符合相關的國家和國際標準，以便于國家、區域以及世界范圍內的數據互換與共享。

(2)信息的分類與組織。分類是人類認識事物、區分事物、組織事物的一種基本方法。信息分類是根據對象的屬性或特征，將對象集合成類，并按照相互關系進行系統地組織。根據對象的本質屬性進行區分和組織，稱為自然分類;根據對象的顯著特征進行區分和組織，稱為輔助分類。分類的類目設置有著嚴格的標準和規范，如圖書館的書目體系，報紙或期刊的分類目錄，Internet主題導航系統的網站主頁設計等。

(3)信息的標引和檢索。標引是一種深度挖掘和聚合信息內容并幫助用戶快速檢索到分散在不同來源信息產品的有效途徑。標引信息內容的主題詞可以是規范詞匯，也可以是自然語言。標引的方式是多種多樣的，它包括淺標引、深標引、受控標引、自由標引、整體標引、全面標引、重點標引、分析標引、綜合標引、分散標引等。［3］與分類方法相比，標引的方法對信息內容的揭示更有深度。隨著網絡信息數量的劇增，自動標引和計算機輔助標引已經成為數字化和網絡化信息加工與組織的主流。

(4)信息傳遞與服務。隨著區域互借平臺的搭建，信息傳遞與服務功能就變得非常重要。數據庫涵蓋了大部分科技出版物、商業情報、專業情報、專利和科技成果、新聞報紙雜志等。由于這部分信息的增值度相當高，使用起來價格也比較昂貴，所以資源共享、文獻傳遞便應運而生。很多公司利用互聯網搭建了自己的檢索平臺，如“萬方學術搜索系統、獨秀學術搜索”等。以互聯網為依托的一系列新型信息服務產品，包括網絡信息門戶、搜索引擎、主題導航系統、高質量專業網關、元數據、虛擬圖書館、數字圖書館等，有些與傳統的信息資源進行整合，有些則是全新的信息服務產品。在網絡環境下，時空差異對信息傳遞與服務來說已經不是障礙。

三、知識管理的本質理解

知識管理是一種新型的管理模式，我們可以從以下幾個方面來理解它的本質:

1.以知識生產管理為前提

知識是一種特殊的資源，從知識管理的內容來看，知識管理是對知識的管理，以知識生產管理為前提。知識的生產不同于其他物質和服務，它是在對知識的識別、獲取、開發、研究、分解、使用和共享的全過程中進行的。在這些過程中，知識既被使用，又在不斷地產生、形成和發展，新的知識在產生，原有的知識在發展。［4］知識管理要實現以下幾個方面的目標:一是知識積累。構建知識庫，對紛雜的知識內容和格式進行類別管理。二是知識管理。創建部門知識地圖，清晰了解本部門分布狀況，提供管理決策依據。三是知識應用。這使得知識查詢和運用更加簡單，充分利用知識成果，提高工作效率，減少重復勞動。

2.以信息管理為基礎

從知識管理的發展基礎來看，它以信息管理為基礎，是信息管理的延伸和發展。信息管理注重信息的處理和傳遞，注重信息系統的構建以及在信息處理和傳遞方面的信息技術應用，強調對數據、信息處理過程具體的管理。知識管理大量利用信息技術，對信息進行分析、綜合，從信息系統中提取有價值的知識，并通過知識活動轉化為個人知識，形成人力資產和知識管理的實質性資源，最后被利用而形成部門的知識資產，將這些知識資產轉化成知識資本進行運作。從信息管理到知識管理的進化，是管理理論與實踐中“人本”管理進步的體現和發展，是信息管理的延伸和發展。

3.實現知識的顯性化和共享

從形式上看，知識可以分為顯性知識和隱性知識。顯性知識易于通過計算機系統進行整理、存儲和管理，而隱性知識難以被他人觀察和了解，不易實現共享和交流，如何管理它已成為知識管理的一大難題。為此，促進隱性知識向顯性知識的轉化繼而實現共享以及二者的互動，是促進有效知識管理的重要基礎，是知識創新永不衰竭的動力和源泉。

4.建立健全知識管理體系

從知識的發展進程來看，知識管理可分為知識的生成管理、知識的交流管理、知識的積累管理、知識的應用管理，它們互相制約形成一個有機的知識管理體系。［5］知識的應用是管理的目的，知識的交流是生成知識的手段和途徑，知識更新是部門不斷創新的動力，知識的積累是知識發展的基礎。知識管理就職責而言，應做好幾個方面的工作:構建知識庫、促進知識交流、建立尊重知識的內部環境、把知識作為資產來管理，最終將知識轉變為生產力，分享、溝通與行動是將知識轉化為成果的關鍵。

四、知識管理系統

知識管理系統(KMS)是一個對知識進行創造、捕獲、整理、傳遞、共享進而創造出新知識的完整的管理系統，同時它又是一個收集、處理、分享一個組織的全部知識的信息系統。KMS利用軟件系統或其他工具，對組織中有價值的方案、策劃、成果、經驗等知識進行分類存儲和管理，同時包含對顯性知識和隱性知識進行管理。

1.顯性知識的管理工具

顯性知識的管理工具主要包括知識庫系統、知識查詢和推送系統。

(1)知識庫系統。知識庫系統由多個知識庫、模型庫及知識發現系統構成，是對知識進行采集、編碼、排序、分類以及重新劃分知識單元等管理的過程。知識發現系統包括數據挖掘系統和智能信息采集系統兩部分，用于部門原有的知識數據，進行批量導入，納入管理范疇，同時管理外部的各種信息。

(2)知識查詢和推送系統。知識管理系統應提供知識查詢功能，以方便需求者從大量的知識中快速找到自己所需要的知識。推送系統允許用戶按照自己的需求嗜好，定制所需要的知識，或者有系統自動檢測并跟蹤用戶興趣，在適當時間以適當的形式將用戶所需要的知識傳遞過去，提高知識利用的查準率。

隨著知識經濟時代的來臨，知識管理在企事業生存與發展中發揮著越來越重要的作用。

2.隱性知識管理的運行機制

隱性知識作為部門的重要資源，是知識管理的重點所在。傳統的管理和過去的知識管理實踐表現出對顯性知識過多的、充分的關注，現今的大部分知識管理戰略一般是基于以技術為中心的知識管理思想，其核心是對數據庫、群件、文檔管理、數據挖掘等顯性知識的管理，而對隱性知識管理的輕視甚至忽視是一個突出的問題。

隱性知識管理分兩種:潛在的可表達的和不能表達的管理。［6］要把握隱性知識管理的規律，首先要弄清楚隱性知識在整個管理過程中的外顯性步驟;其次要了解管理過程中隱性知識運行過程中出現的障礙問題，找出解決問題的根據;再次要明白內隱學習理論，以更好地進行隱性知識管理。可以通過以下步驟促進隱性知識向顯性知識的轉化:

(1)發現、挖掘、引出和沉淀。就是通過發現、挖掘、引出和沉淀來推動知識從動態隱性轉移到動態顯性。發現就是把在人們頭腦中的經驗、體會通過案例、說明、總結、報告等形式表述出來。挖掘就是對數據進行有目的的分析、統計，表述出它們所代表的意義及其背后的規律。引出就是通過會議、調查等方式把人們頭腦中的思想亮點引出來。沉淀就是將思想亮點記錄為可讀、可見、可聽的知識。

(2)試用、修正、判斷和固化。即通過試用、修正、判斷和固化來推動知識從動態顯性轉移到靜態顯性。試用就是對我們設計的工作制度或辦法，在工作中去試用或暫行。修正就是對試用中的暫行辦法、制度、知識進行適應于實際情況的修改。判斷就是對人們提出來的認識，如報告、介紹、闡述、說明等，進行正確性的判別。固化就是將上面的認識形成正式的報告、計劃、制度、介紹、說明等知識。

(3)宣傳、普及、培訓和默化。即通過宣傳、普及、培訓和默化來推動知識從靜態顯性轉移到靜態隱性。宣傳就是對規章制度、規劃方案、正式說明等進行宣傳。普及就是在工作中正式采用這些規范、制度、方案、標準說明、模板等，并使大家在工作中形成習慣。培訓就是對新的規范、制度、方案和其他認識，通過講座、在線學習、考試等方式傳遞給他人并要求實現知識的掌握。默化就是將最后通過培訓得到的知識記憶在頭腦中，融入個人的知識體系中，形成有知識的頭腦。

知識是有規律的運動，要進行有效的隱性知識管理就必須遵循知識運動的規律并采取措施來推動知識狀態的轉移，不斷推動隱性知識的外顯化，加快實現知識在實踐中的價值和創新發展。

［1］李華偉，董小英.知識管理的理論與實踐［M］.北京:華藝出版社，2002.

［2］王林軍.隱性知識管理論［M］.西安:西安地圖出版社，2009.

［3］崔波.信息技術的發展與效應［M］.吉林:吉林大學出版社，2005.

［4］方潤生.個人隱性知識的形成特征對隱性知識轉移和分享的影響［J］.中原工學院學報，2009(5):4-9.

［5］葉春森，汪傳雷，儲節旺.基于知識地圖的知識集成模式與機理研究［J］.情報理論與實踐，2009(10):52-54.

［6］葛明貴，謝章明，解登峰.隱性知識顯性化的教育價值［J］.江淮論壇，2009(5):138-141.