與時俱迸全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理創(chuàng)新

李思廣

(嘉應(yīng)學(xué)院 人事處，廣東 梅州 514015)

與時俱迸全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理創(chuàng)新

李思廣

(嘉應(yīng)學(xué)院 人事處，廣東 梅州 514015)

在高等學(xué)校內(nèi)部，干部人事檔案是人才信息的重要載體，它為高校人才的選拔、培養(yǎng)、開發(fā)、預(yù)測及引進(jìn)提供服務(wù)。因此，只有全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理創(chuàng)新，才能使干部人事檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

干部人事檔案；管理；創(chuàng)新

高校干部人事檔案管理工作是干部人事管理的一項必不可少的基礎(chǔ)性工作，它既關(guān)系到干部人事工作的宏觀決策，又與每一位干部的切身利益息息相關(guān)。隨著改革開放的深入和高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深化，干部人事檔案的管理工作必將面臨許多新問題和新情況，必須加強調(diào)查研究，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理刨新，努力把高校干部人事檔案管理提高到一個新的水平。

一、深化認(rèn)識。形成合力，推進(jìn)干部檔案目標(biāo)管理的硬件建設(shè)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，切實把干部人事檔案工作列入議事日程。干部人事檔案管理工作要想抓緊抓好，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該始終把干部人事檔案工作列入整個組織工作的重要內(nèi)容，實行目標(biāo)管理，明確職責(zé)，齊抓共管。在干部檔案工作中做到“三個不忘”，即每逢有關(guān)會議不忘講干部檔案工作的重要性：安排工作計劃不忘干部檔案的內(nèi)容；年終考核和評比不忘把干部檔案工作列為重要指標(biāo)。

2.加大投入，不斷改善干部人事檔案管理硬件。實行干部人事檔案目標(biāo)管理，提高檔案管理水平，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是主要環(huán)節(jié)。檔案目標(biāo)管理單位必須具備全套的復(fù)印機、電腦、掃描儀、電腦光盤刻盤儀、照相機、吸塵器、抽濕機等一系列較為先進(jìn)的器材，庫房安裝空調(diào)和防盜門、窗，達(dá)到符合“六防”要求。

3.強化管理，努力提高管檔人員綜合素質(zhì)。干部人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、服務(wù)性和保密性較強的工作，要求管檔人員必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神。在管檔隊伍的建設(shè)和管理上，主要抓好“三個環(huán)節(jié)”：一是嚴(yán)把入口關(guān)，規(guī)定新調(diào)整的管檔人員必須是黨員，并具有大專以上學(xué)歷，從事政工人事工作兩年以上。二是注重教育培訓(xùn)，在提高思想政治素質(zhì)的同時，不定期開展技能培訓(xùn)。三是在政治生活上關(guān)心愛護(hù)管檔人員，加強培養(yǎng)使用，使他們安心工作，樂于奉獻(xiàn)。

二、健全制度，完善機制，努力實現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、制度化、法制化建設(shè)

1.建章立制，確保有章可循。建立完善干部人事檔案工作制度，形成一整套查閱、轉(zhuǎn)遞、材料收集、整理等制度體系，使干部人事檔案工作有法可依，有章可循，是實現(xiàn)干部人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要舉措。在工作中，以《干部檔案工作條例》為依據(jù)，結(jié)合工作實際，嚴(yán)格遵守《干部人事檔案管理人員職責(zé)》等八項規(guī)章制度，經(jīng)常對照檢查，使檔案管理工作有章可循。

2.完善機制，促進(jìn)長效管理。要從根本上做好干部人事檔案工作，僅僅停留在管理層面是不夠的，還必須在管理機制上下功夫。一是建立經(jīng)費投入機制。對各管檔單位的經(jīng)費投入做到有明確規(guī)定。二是建立檢查評比機制。做到每年都對各管檔單位進(jìn)行一次檢查評比，并通報檢查結(jié)果，對于暴露的問題責(zé)成相關(guān)責(zé)任人限期改進(jìn)。三是建立責(zé)任追究機制。針對檔案涂改、造假等現(xiàn)象，組織部門要建立檔案管理責(zé)任追究制度，進(jìn)一步加強監(jiān)管，維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。

3.嚴(yán)肅紀(jì)律，實現(xiàn)依法管檔。堅持依法“治檔”，依法“管檔”，是做好干部人事檔案工作的重要保障。這就要求干部人事檔案管理人員必須忠于職守，堅持原則，嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案工作的各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范工作程序，用制度約束個人行為。同時，嚴(yán)格檔案的查借閱手續(xù)，控制檔案的借出利用，嚴(yán)禁由本人自帶干部人事檔案轉(zhuǎn)遞，堅決杜絕涂改檔案內(nèi)容、偽造檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生。做到切實維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性、機密性和真實性。

三、開拓創(chuàng)新，優(yōu)化服務(wù)，促進(jìn)干部人事檔案工作信息化

隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競爭擇優(yōu)和正常流動機制正在形成。面對新形勢、新問題，管檔人員要與時俱進(jìn)，加大干部人事檔案工作的創(chuàng)新力度，不斷適應(yīng)新時期檔案工作的發(fā)展要求。

1.建立信息管理平臺，創(chuàng)新檔案管理模式。通過使用干部信息管理系統(tǒng)，可以很方便地檢索、篩選、比較、統(tǒng)計和分析干部檔案信息，并直接生成各種表格和文檔，有效地提高了整體干部人事工作效率。

2.實行網(wǎng)絡(luò)化管理，確保信息應(yīng)用準(zhǔn)確、快捷。充分利用檔案信息管理平臺，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)接，建立了干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，使用者可以通過密碼和身份確認(rèn)，從系統(tǒng)中下載所需的檔案信息。在管理權(quán)限上，要實行分級管理制度，保證各單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室和其他相關(guān)單位根據(jù)不同的工作需要，隨時調(diào)閱所需檔案資料，提高檔案信息應(yīng)用的準(zhǔn)確率。

3.注重實效。充分發(fā)揮干部人事檔案的效能，積極開發(fā)利用干部人事檔案。加強高校干部人事檔案管理的最終目的，是為了充分利用干部檔案，更好地為高校干部人事工作服務(wù)。這是干部人事檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是干部人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。改變“重管理，輕利用”的觀念，變檔案的“潛”價值為“顯”價值，變檔案的“死”信息為“活”信息，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，積極發(fā)揮干部人事檔案的基礎(chǔ)性作用。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認(rèn)定、老干部待遇落實等一般性日常管理外，已成為高校各級黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的重要依據(jù)。通過開發(fā)干部信息管理系統(tǒng)，可以有力保證干部人事檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。嚴(yán)肅認(rèn)真地維護(hù)學(xué)校黨委和組織部門公道正派、任人唯賢的良好形象。具體內(nèi)容有以下幾點：

(1)做好常規(guī)性服務(wù)。在日常的干部任免、考察、工資福利、出國政審、進(jìn)修培訓(xùn)、房改、辦理退休、為老干部落實政策等工作中，干部人事檔案部門為各系(室)、各部門準(zhǔn)確提供干部參加工作時間、任職時間、職稱、從事專業(yè)技術(shù)工作時間等方面的情況，及時為落實有關(guān)政策提供準(zhǔn)確翔實的依據(jù)，充分發(fā)揮干部人事檔案的作用。同時，為個人購房、財產(chǎn)轉(zhuǎn)移、公證等提供個性化服務(wù)。

(2)為干部選拔任用提供決策依據(jù)。為了讓干部檔案在干部選拔工作中發(fā)揮作用，管檔部門應(yīng)對干部本人的民族、出生日期、入黨時間、參加工作時間、學(xué)歷等項目進(jìn)行重點審核，在計算機上分類編制干部基本信息情況、簡歷、年度考核等實用資料，能準(zhǔn)確快捷地進(jìn)行打印或瀏覽，為干部選拔提供便捷服務(wù)。

(3)為學(xué)校人才資源的開發(fā)利用提供幫助。干部人事檔案可以提供準(zhǔn)確的人才信息，為師資培訓(xùn)、人才選拔、預(yù)測、引進(jìn)提供服務(wù)，在高校的人才戰(zhàn)略中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(4)為教職工答疑解惑、排憂解難提供依據(jù)。管檔部門平時把好歸檔“入口”關(guān)，確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性，一些重要的事情做到有據(jù)可查，從而減少一些不必要的麻煩和誤會，為解除教職工的疑慮提供依據(jù)。

四、改革創(chuàng)新是做好干部人事檔案目標(biāo)管理工作的動力

不斷地探索干部人事檔案管理模式，努力實現(xiàn)干部人事檔案工作的“三個轉(zhuǎn)移”和“三個化”?！叭齻€轉(zhuǎn)移”即由偏重檔案整理，向充實完善檔案內(nèi)容、更好地為干部人事工作服務(wù)上轉(zhuǎn)移；由簡單管理型服務(wù)，向研究開發(fā)型服務(wù)上轉(zhuǎn)移，把干部檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息和參謀部；由傳統(tǒng)的檔案管理方式，向管理現(xiàn)代化上轉(zhuǎn)移，利用現(xiàn)代化技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，加快建設(shè)電子檔案。以實現(xiàn)檔案管理微機化和縮微化，達(dá)到延長檔案的壽命。提高工作效率的目的。

“三個化”即(1)檔案內(nèi)容立體化。干部人事檔案肉容的立體化，是指檔案內(nèi)容要盡量全面、多角度地反映干部的情況和特點，如把干部在外幫助工作的表現(xiàn)、重要述職報告、考核結(jié)論等材料收集到檔案中來，力爭做到檔如其人；(2)材料多元化。干部是高校各項活動的主體，各個部門的工作都涉及到干部活動。在各項活動中，形成大量的材料。目前的問題是，為干部人事檔案工作提供材料的渠道太少，致使大量有價值的材料無法匯集到檔案部門來。要改善檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，增大干部檔案的容量，需要變部門“獨家經(jīng)營”為部門與各系、部等部門“合作經(jīng)營”，使個人和部門都成干部為人事檔案材料的主動提供者。(3)材料收集制度化。干部人事檔管理部門要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強內(nèi)部各工作機構(gòu)在干部人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度，保證干部檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時。要實現(xiàn)目標(biāo)管理，創(chuàng)建干部人事檔案目標(biāo)管理一級單位，就必須建立一套“以人為本“的，適應(yīng)新形勢的規(guī)章制度和長效機制，必須堅持不懈地健全干部檔案工作機制上、落實制度、規(guī)范發(fā)展、信息化建設(shè)、嚴(yán)格檔案管理上下功夫，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

[責(zé)任編輯：郭一鶴]

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1671-6531（2011）05-0143-02

李思廣，廣東梅州人，嘉應(yīng)學(xué)院人事處中級檔案館員。