淺談醫院新農合會計資料檔案保管

安徽省阜南縣中醫院財務科 田少宇

淺談醫院新農合會計資料檔案保管

安徽省阜南縣中醫院財務科 田少宇

醫院新農合會計檔案是指醫院在執行國家關于新農合報補的經營管理業務活動的會計核算中直接形成的，通過立卷、整理、歸檔后形成的新農合會計檔案資料，是對國家、社會具有保存醫療價值的新農合患者專業性材料和原始就診記錄。

醫院新農合會計檔案的基本情況

醫院新農合會計資料包括參合患者本人身份證或戶口簿的復印件、入院把關審批表、就診證的復印件、加蓋醫院公章的出院小結、加蓋醫院公章的患者住院費用明細匯總清單原件、住院原始發票（如參合人員參加商業保險，在住院治療終結后，在商業保險公司理賠后再憑據相關資料的復印件到本轄區醫療機構辦理補償手續）、外傷情況調查表、新農合住院醫療費用報補單等會計原始資料，從而構成了醫院的新農合會計檔案資料。醫院新農合會計資料反映了在醫院新農合患者就醫、就診的全部情況，同時也是醫院新農合財務收支情況的重要資料，它反映了醫院的新農合經濟業務活動。醫院新農合會計資料的入、出院要有把關審批表，醫院的新農合辦公室要做到的工作：業務上進行醫藥審核，目的在于審核用藥等方面是否規范；財務上要進行審核把關，須嚴格按照國家統一的新農合會計制度的規定登賬、算賬、報賬，目的是按照國家關于新農合報銷的規定嚴格辦理報補手續；醫院新農合會計資料的整理、收集工作要認真、細致，要按照新農合的國家政策，收集整理新農合基金支付所需要的會計原始資料；整理新農合會計資料要按照一定的時間順序，按照報補的順序逐人、逐項整理參合患者的報補資料，對于報補資料，也要按照單據的順序由上到下按照內容整理，整理的過程中要注意檢查參合患者報補的資料是否齊全，填寫內容是否完整，印鑒蓋章是否缺失等相關內容；審核完畢后，按照會計檔案的管理規定，要求裝訂成冊，并負責制訂封面，封面的內容包括：報補單位名稱（蓋章處）、類別、報補時間、本月總冊數、本冊是第幾冊、單位分管負責人簽字處、醫藥審核簽字處、財務經辦簽字處、本冊補償基金數、報銷補償人數、裝訂時間等相關內容，這樣按月、按年、按報補時間分類裝訂成冊；做為新農合的原始會計資料，在報補審核終結后應及時移交到相關的檔案部門，檔案部門要做的工作是：按照年度在檔案柜的標簽上注明農合基金報補年度，在年度下要注明報補月份，這樣做到有序、按類別，易于以后查詢。

醫院新農合會計檔案保管中的問題

醫院新農合會計檔案記錄著參合患者在醫院就診的醫療方面的信息，是醫院為病人提供醫療服務的合法依據，也是醫院經營管理中的重要信息資源，同時也是構成醫院會計檔案的重要組成部分，作為醫院的管理者對醫院新農合會計檔案是非常重視，作為醫院的財務部門在管理著醫院新農合會計檔案時，也是在參考、按照會計檔案管理制度對新農合會計檔案的原始資料進行嚴格收集、立卷、裝訂成冊。醫院新農合會計檔案記錄的是有關新農合病人在住院就診時的醫療信息，包括農合患者的住院檢查報告單、住院病歷等特殊信息，是自始自終的原始資料，對于在住院過程中出現的超限用藥、冒名頂替、患者掛床住院、非農合基金支付的項目等系列問題都起著客觀實際記錄作用，當然可以作為新農合基金管理機構的監督和政府主管部門的的紀檢與督查提供了可靠、真實的依據。

醫院新農合實際工作相關問題的建議

參合住院患者的報補原始資料的會計特殊性質，體現在其特殊性上，它是新農合病人在住院就診時的特殊醫療信息，反映的是新農合病人在住院時的真實信息，不允許有任何的擅自更改；參合住院患者的報補原始資料有其法律上的嚴肅性，特別是杜絕套取農合基金的情況發生，而參合住院患者的報補原始資料退回到醫院，如醫院在管理出現漏洞的情況下，容易給參合患者或醫院篡改原始資料提供機會；醫院的新農合的工作人員是專職辦理新農合審核、財務報補工作，對會計檔案管理的流程缺乏培訓，對會計檔案資料的嚴肅性缺乏認識，對會計檔案資料的管理缺乏經驗。基于以上，筆者認為參合住院患者的報補原始資料還是由農合中心保管為妥。此外，在農合中心保管參合住院患者的報補原始資料上，可以采取如下措施：依靠國家政府，投入財力，徹底解決新農合中心的辦公用房、業務用房，建立綜合、規范性的檔案室；招聘檔案專業技術人才，專門從事農合中心的參合患者的原始資料的保管工作，并對轄區醫院的新農合工作人員進行檔案專業知識的培訓，便于醫院的新農合工作人員搞好參合患者檔案資料的前期基礎性整理工作。

醫院新農合會計檔案工作，是關系到國家對于新農合工作的重要信息資源的妥善保管，也是關系到醫院的發展、保障新農合患者利益的民心工程，要高度重視新農合會計檔案工作任務的艱巨性、長期性，并不斷地加強檔案專業技術人員的業務學習，多了解新農合的相關國家政策，同時加強新農合檔案從業人員的職業道德建設，為醫院新農合會計檔案工作邁步走向新臺階而努力。