論檔案的微機化管理

曹薇 楊光榮 劉敬偉

論檔案的微機化管理

曹薇 楊光榮 劉敬偉

科學技術的日新月異和生產力的迅猛發展,必將影響到我國檔案事業的發展。計算機作為二十一世紀最偉大的發明之一,其發展和廣泛應用對社會及人們的生活思維方式產生了巨大影響。在當今的信息時代,計算機能夠對巨大的信息量進行迅速的處理,在社會生活中發揮著越來越重要的作用。計算機技術的廣泛應用,對社會現代化的發揮起越來越重要的作用。

檔案;微機化;管理

利用微機管理檔案是在當前新形式下檔案管理工作必須采取的管理方式。現將微機管理檔案的實際運作工作到底具有的優勢探討如下。

1 速度快,效率高

運用微機管理檔案,避免了手工管理檔案的許多弊端。在以往的手工管理檔案中,檔案材料的形成大都經過諸多環節,如:初定成型、審閱、整理、歸檔等多項環節方可完成,不僅費工費時,也極容易造成筆下有誤。而利用微機管理檔案,則從起草到原始入檔等工作一氣呵成,省工省時速度快,又提高了工作效率。

作者單位:130000吉林省腫瘤防治研究辦公室 (曹薇);吉林省腫瘤醫院感染科(楊光榮 劉敬偉)

2 降低了檔案的虛假性

傳統檔案管理工作,不僅浪費人力物力,而且也存在諸多弊端如對檔案按著自己所需隨意更改和刪減,勢必造成了檔案管理的虛假性,不真實性。而用現代化手段微機管理檔案,既減少了勞動強度,又保證了檔案管理的真實性。用微機管理檔案,是環環相扣,緊密相聯,一經有關部門審核入機,任何人都不能隨意修改,確保檔案的真實性,避免檔案的虛假性。這是實現檔案管理工作一個質的飛躍。

3 方便查閱,利用率高

3.1 傳統的手工管理檔案,提供某些服務時,往往需要從大量的卷宗查閱,十分麻煩。檔案管理常常變成了擺設。而用微機管理檔案,打破了舊的傳統套路。從紙張傳遞到電子信息的管理流程,有利地提高了檔案管理質量和利用率。查閱起來方便快捷。不僅減輕了檔案管理者的負擔,從煩瑣的檔案管理工作中解脫出來,將其工作的重心放在信息的開發利用上,更能有效地提高檔案管理的質量和利用效率,加強檔案的社會效應。

3.2 微機管理檔案雖然有多方面的優點,但也并非是萬能的,也存在缺點:如硬件的破壞和篡改,系統中的數據丟失現象等,這就需要檔案管理者加強安全防護意識和充分的技術防護手段,進一步強化檔案的管理工作。若想實現微機管理檔案,需做好以下幾點。

3.2.1 積極配合、互相協作 建立一支會計算機編輯,會操作計算機網絡的高技術管理人才隊伍。檔案的微機化建設是一項長期、全部而又具體的工作,信息化的實現不是檔案室某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的,需要所有檔案人員的積極參與和配合,檔案隊伍素質提高對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

3.2.2 加強檔案管理人才的培養 人才確定事業成敗,檔案事業發展與否,關鍵在于人才。網絡時代,檔案管理人才必需重新更新自己的知識,爭做檔案信息管理軟件的編輯開發人才,爭做微機檔案信息管理人才,爭做其他載體形式的管理人才。

3.2.3 制定統一的檔案信息網絡化管理規范 第一,檔案信息是一個內容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網上查檔,就必須在全國范圍內統一上網目錄標準;第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系;第三,檔案信息資源保管單位復興的保護,也應有一定的規則。

3.2.4 加強網上用檔管理理論研究 加強歸檔電子文件的理論研究主要包括:①用文字處理技術形成的電子文件,歸檔時應用文字存儲格式、屬性文字處理平臺和說明材料;②用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究;③檔案信息收網后信息如何管理、利用的理論研究;④檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

3.2.5 加強檔案部門網上辦公先進設備的配置 現階段檔案部門設備十分落后,現代化程度不高。因此,要加強宣傳,爭取社會的支持及政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場,讓檔案體現其經濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經營,增加社會對檔案事業的投入。總之要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.2.6 加強網上用檔的法律、制度的制定 必須加強用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規范:①加強網上用檔的立法規定,對那些非授權訪問,冒充合法用戶破壞數據完整性,干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊;②制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報;③嚴格進行權限管理,包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定;④網上查閱檔案信息目錄的規定;⑤定期進行安全評估,不斷改進、優化系統的規定。