加強檔案利用提高綜合效益

李 玲

（友誼縣檔案館 黑龍江 友誼 155800）

加強檔案利用提高綜合效益

李 玲

（友誼縣檔案館 黑龍江 友誼 155800）

檔案記錄著歷史，傳承著文明，能夠收藏歷史的“記憶”，展示歷史人物的風采；而檔案的利用正是打開塵封的“人類記憶”寶庫的一把鑰匙，通過開啟記憶之門，可以讓人們了解歷史、解讀歷史，感悟人生、珍惜生活。這正是加強檔案提供利用工作的目的——滿足國家、社會、人民群眾對檔案信息資源的需求。檔案只有與利用者發生供需關系，才能充分發揮檔案的積極作用，為社會創造財富，為人民造福。加強提供利用檔案的服務工作，拓展檔案的公共服務功能，最大限度的挖掘檔案信息資源利用的潛力，有效實現檔案的使用價值，進而提高檔案利用的綜合效益，是檔案工作者積極創新檔案服務機制，豐富檔案服務手段，促進檔案信息資源共享的科學探索和有益實踐；也是檔案工作根據國家建設和發展的需要，與時俱進、開拓創新，以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀的具體體現。

一、加強檔案提供利用工作，提高檔案的社會效益

檔案只有最大限度的滿足國家各項建設事業的需要和廣大人民群眾的迫切需求，才能發揮其為國家、社會創造財富，為人民造福的作用。也就是說，只有檔案與利用者發生供需關系時，才能充分發揮其信息資源的積極作用，檔案才能充分被利用，檔案的社會效益才能顯著提高。

加強檔案提供利用工作，有效提高檔案的利用率，首先應該提高社會的檔案意識。所謂社會的檔案意識，就是指社會大眾對檔案的認識程度，即檔案可以為國家各項建設事業提供服務，檔案的內容還可以幫助普通群眾解決一些實際問題，這些信息被人們廣泛的、普遍的認知，并認可。那么怎樣才能提高社會的檔案意識呢？

1.利用廣播、電視等大眾媒介制作一系列宣傳片。

內容包括：公布檔案館可以公開的館藏內容的檢引；現行文件公開及政務信息公開的目的、意義；一些查閱利用檔案的效益反饋中的典型實例。這些必要的宣傳能夠讓廣大人民群眾簡單明確提供利用檔案的常識，并能使這些帶有常識性的信息在人民群眾中廣為流傳，從而營造提高社會檔案意識的氛圍，使在人們對檔案信息需求時，能夠及時到檔案館利用檔案，久而久之，社會的檔案意識自然而然就提高了。

2.通過網絡發布檔案館現行文件提供利用的消息，并以此為平臺為政務信息公開向廣大利用者提供服務，從而提高社會的檔案意識。

據不完全統計，目前，中國網民數量超過4.5億人，這就意味著，如果有一條消息發布于網上，哪怕只有百分之一的人看到，數量也是非常巨大的，這是怎樣的影響力和號召力！所以，合理利用現代化信息手段，也是提高社會檔案意識的一種途徑。

3.通過舉辦展覽、制作愛國主義教育系列片等大型宣傳活動提高社會的檔案意識。

這些經過提煉的檔案專題活動，可以讓人們更多的了解檔案及檔案對歷史與今天乃至未來的意義；這些活動不但增進了人們對檔案的本位了解，對人們了解歷史，珍惜生活，把握今天，以古鑒今有很好的幫助，而且可以增強人們的愛國、愛鄉情結，是一項非常有益的愛國主義教育活動。

其次，豐富館藏，科學的整合檔案資源，積極拓展檔案的公共服務功能。

1.豐富館藏是滿足檔案提供利用的前提條件，要拓展檔案的公共服務功能，館藏檔案一定得滿足大眾的需求，這就要求收集、接收檔案時要有針對性，根據大眾的需求取向，有傾向性地多收集一些涉及民生的文件，以供老百姓參考、查閱，切實解決百姓生活中的一些實際問題。主要形式就是對現行文件的采集、提供利用，并以此為切入點積極開展為政務信息公開提供相應的服務。現行文件的公開及提供利用為人民群眾解決現實生活中的實際問題提供了可靠的法律依據，有利于維護和保障其合法權益，密切黨和政府與人民群眾的血肉聯系，是“實現最廣大人民群眾的根本利益”、堅持“以人為本”的具體體現。現行文件的公開及提供利用是實現檔案公共服務功能的重要途徑。

2.加大基層檔案室的指導力度，完成社區檔案、勞動就業等基層檔案室檔案的整理立卷、提供利用工作。這些檔案的規范化管理與提供利用，極大地方便了群眾，使黨和國家的方針政策能夠更好地惠及相關的社會成員，使人民群眾能共享改革發展的成果；而且社區檔案的科學管理能切實為實現城市居民自治，維護社會治安，打擊犯罪，建設管理有序、文明祥和的新型社區提供有效的服務。

二、積極探索檔案創新服務機制，豐富服務手段，提高服務水平，促進檔案經濟效益的提高

檔案的提供利用不能直接產生可觀的經濟效益，只能作為法律的憑證、行政的稽憑、科研的資料和生產的依據，只有當這些憑證作為可靠的依據參與經濟運作時，才能產生經濟效益。

1.加強企業檔案的監督、業務指導和規范化管理，幫助企業進行檔案的標準化建設和提供利用，有利于企業的基礎建設、現代化科學管理及企業的經濟發展。

例如：友誼縣大麥芽廠由于輸送設備老化，直接影響了工廠的經濟效益，2000年工廠決定對該設備進行科技改造。這個廠由于領導重視檔案工作，檔案、資料特別齊全而且管理非常規范，這給查閱輸送設備科技資料帶來了極大的方便。因為檔案材料的齊全與完整，使麥芽廠很快組織專家改裝完成了工藝車間的輸送設備，并獲得成功。設備改裝后，不僅減少了耗電，大麥破損粒也降低了，僅此一項一年來節約電量2 000多度，減少大麥損失110噸，兩項節省9萬余元；而且提高了勞動生產率，增加了企業利潤，經濟效益十分可觀。因此，企業檔案的標準化建設與提供利用，與企業現代化建設、企業與國際貿易體制接軌及企業的經濟發展密不可分，可以說，檔案規范化管理與提供利用已經成為建立現代標準化企業的一個標志。

2.信用檔案是在社會主義市場經濟發展到一定階段的產物。

信用是國家機構與企業、企業與企業、企業與個人之間在參與經濟運作時應當遵守提倡的誠實、守信的一種經濟原則、行為約定、道德風尚。而信用檔案是信用這種理念與行為在參與經濟運作過程中的文字材料在承辦結束后，經過整理立卷形成的檔案。信用檔案完整的保存了企業、個人在進行商業運作過程中的誠信資料，目的是鼓勵社會主義市場經濟條件下的公平競爭，并由此引進社會主義市場經濟的競爭機制，促進經濟繁榮，因此，加強信用檔案的管理與提供利用是為繁榮社會主義市場經濟提供服務的，這是檔案工作在新的歷史時期，與時俱進，為國家經濟建設服務的一種形式；也是檔案工作為促進經濟繁榮，提高檔案經濟效益的一種手段。

3.大力加強農業和農村檔案工作，為繁榮農村經濟，推進社會主義新農村建設提供利用檔案服務，進而提高檔案的經濟效益。

中共十六大提出了全面建設小康社會的奮斗目標，這個目標體現了最廣大勞動人民的根本利益，充分突出了社會主義的本質——解放和發展社會生產力，消滅剝削，消除兩極分化，共同富裕。但是，中國是有著13億人口，其中8億是農民的發展中國家；沒有農村的小康就不是全面的小康，沒有農民的富裕就沒有全國各族人民的共同富裕。加強農村檔案工作，提高農村檔案的規范化管理和提供利用，為解決農民群眾的實際問題，促進農民增收，提高農業的科技含量，加快農村的經濟發展提供檔案服務，能夠有力促進農村經濟繁榮發展，早日實現農業現代化，加快農村小康社會的建設步伐。這也是檔案工作更加適應我國改革開放和現代化建設的需要，是非常必要而且重要的。

總之，加強檔案的提供利用是檔案工作的服務宗旨和生命線。只有科學的管理檔案，廣泛的開展檔案提供利用工作，積極有效的為社會主義經濟建設、政治建設、文化建設、社會建設、黨的建設和生態文明建設提供利用檔案服務，才能進一步提高檔案的綜合效益（社會效益和經濟效益），為實現最廣大人民的根本利益服務，完成歷史賦予檔案工作的使命。