疫情檔案管理工作初探

朱 靜

（牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157020）

疫情檔案管理工作初探

朱 靜

（牡丹江市疾病預防控制中心 黑龍江 牡丹江 157020）

本文根據疾病預防控制機構工作職責、疫情檔案的特點，提出了疫情檔案的歸檔范圍以及加強領導，健全檔案管理網絡；規范標準，完善歸檔程序；注重管理，確保疫情檔案安全；跟蹤收集，維護疫情檔案原貌；突出利用，強化服務功能；開展編撰，挖掘檔案信息潛能等六條管理對策。

疫情；檔案；管理；對策

《中華人民共和國傳染病防治法》明確規定：“各級疾病預防控制機構承擔傳染病監測、預測、流行病學調查、疫情報告以及其他預防、控制工作”,“各級疾病預防控制機構對傳染病的發生、流行以及影響其發生、流行的因素，進行監測”，“疾病預防控制機構應當設立或者指定專門的部門、人員負責傳染病疫情信息管理工作，及時對疫情報告進行核實、分析”。近年來，突如其來的非典型肺炎、甲型H1N1流感等疫情，嚴重威脅著全世界的人民身體健康和生命安全。疾病預防控制機構在防控非典型肺炎、甲型H1N1流感等突發公共衛生事件工作中承擔著傳染病流行病學監測、調查處理等技術工作，形成了大量的文件材料，做好這些材料的收集、整理、保管工作，對我們今后開展疫情的預測預報、流行病學分析，保障公共衛生安全具有重要意義。

一、疾病預防控制機構工作職責

根據《中華人民共和國傳染病防治法》的要求，疾病預防控制機構主要承擔著如下職責：

1.實施傳染病預防控制規劃、計劃和方案；

2.收集、分析和報告傳染病監測信息，預測傳染病的發生、流行趨勢；

3.開展對傳染病疫情和突發公共衛生事件的流行病學調查、現場處理及其效果評價；

4.開展傳染病實驗室檢測、診斷、病原學鑒定；

5.實施免疫規劃，負責預防性生物制品的使用管理；

6.開展健康教育、咨詢，普及傳染病防治知識；

7.指導、培訓下級疾病預防控制機構及其工作人員開展傳染病監測工作；

8.開展傳染病防治應用性研究和衛生評價，提供技術咨詢。

國家、省級疾病預防控制機構負責對傳染病發生、流行以及分布進行監測，對重大傳染病流行趨勢進行預測，提出預防控制對策，參與并指導對暴發的疫情進行調查處理，開展傳染病病原學鑒定，建立檢測質量控制體系，開展應用性研究和衛生評價。由于疾病預防控制機構承擔著上述職能，決定了其工作中形成的疫情檔案的獨特性。

二、疫情檔案的特點

疫情檔案是疾病預防控制中心為防止疾病傳播流行、增進人民身心健康的科學和技術活動中長期積累的資料，是疾控工作者在處理傳染病疫情工作中形成的最基本的原始記錄，充分體現出傳染病疫情發生、發展、結束全過程中的規律及特點，并能夠為未來發現或分析疫情流行規律提供依據，為此疫情檔案具有文件材料形成量大、檔案利用頻繁、保密程度高等特點。

1.疫情檔案準確記載了人群各種傳染病發生的時間、地點、年齡、性別、職業等情況，通過查閱可以獲得歷年本地區傳染病發生、死亡資料，從而全面分析概括出本地區傳染病的規律和特點，是研究防控傳染病發生的第一手資料，是需要永久保存的，隨著時間的推移，存儲量越來越大。

2.疫情檔案可以直接全面地反映疾病的狀況，業務部門可利用疫情檔案進行分析總結，果斷采取相應措施開展傳染病的控制工作，及時應對突如其來的疫情，有效遏制疫情的擴散和蔓延。尤其近年來病毒變異引發的突發疫情對疾病預防控制工作帶來了新的挑戰，疫情檔案利用率極高。

3.疫情檔案存儲著一部分涉密信息，如疫情分析、生命統計數據、艾滋病感染者信息、職業病發病數、重大傳染病及突發公共衛生事件防治情況等屬于國家保密管理的疫情，未經上級有關部門批準，任何單位或個人不得向社會、媒體公開，因此涉密程度較高。

利用傳染病的疫情報告及統計資料進行分析，是疾病預防控制機構一項重要工作，因此，疫情業務檔案的及時歸檔、定期檢查和科學管理是疾病預防控制中心檔案收集整理工作的重中之重。

三、疫情檔案的歸檔范圍

疾病預防控制機構負責傳染病預防控制規劃、方案的落實，組織實施免疫、消毒、控制病媒生物的危害，普及傳染病防治知識，負責本地區疫情和突發公共衛生事件監測、報告，開展流行病學調查和常見病原微生物檢測，檔案部門在實際工作中要根據業務工作中形成的文件材料確定疫情檔案的歸檔范圍。

（一）日常工作中形成的文件材料

1.疾病監測計劃、總結、報告、專題性分析，包括流行病學調查原始資料、調查方案；

2.疾病監測原始記錄、督導檢查記錄；

3.法定傳染病的監測計劃、方案、總結；

4.主要傳染病流行趨勢預測、報告；

5.重大異常反應、接種事故的調查處理、分析、總結報告；

6.病原學及血清學監測分析、總結；

7.常規報表，包括月報、季報、年報等。

（二）突發疫情形成的文件材料

1.各級黨委和政府在處理突發疫情中下發的重大決策、預案、監測方案、會議材料；

2.各級黨委和政府在處理突發疫情中的講話、指示；

3.本單位及下級單位建立處理突發疫情應急機構文件材料；

4.疫情信息，包括流調報告、病例報告表、個案統計表等；

5.針對突發疫情產生的電子傳輸文件材料；

6.進行健康教育咨詢、人員培訓情況；

7.本單位印發的宣傳材料，新聞媒體刊登的本單位的宣傳稿件；

8.防治突發疫情工作中涌現出的先進人物事跡情況；

9.防治突發疫情形成的聲像材料。

四、開展疫情檔案管理工作的有效對策

（一）加強領導，健全檔案管理網絡

要做好疾控中心疫情檔案管理工作，就必須加強領導，充分認識做好疫情檔案管理的重要性。建立以專職檔案員為主、兼職檔案員為輔的檔案管理網絡，認真抓好疫情檔案的收集、整理歸檔工作，確保疫情檔案的完整、安全和有效利用。

（二）規范標準，完善歸檔程序

制定適合疾控工作特點的檔案管理標準和規章制度，建立實施管理程序，以確保所有記錄的信息和數據具有可追溯性，使檔案工作有章可循，有據可依。一要編制科學實用的業務檔案分類目錄，使疫情檔案分類不重不漏；二要正確劃分疫情檔案的歸檔范圍和保管期限，確保應歸檔文件的齊全完整；三要嚴格歸檔制度，檔案室應在分類、組卷、保管期限的劃分上嚴格按照相關標準，對歸檔移交的疫情檔案進行逐一的檢查驗收，并辦理歸檔交接手續。

（三）注重管理，確保疫情檔案安全

一是強化培訓，提高檔案工作人員管理水平和安全意識，使其不僅具備良好的檔案管理專業技術，而且還要掌握一定的傳染病防治知識，嚴格按照檔案法、傳染病防治法管理疫情檔案，提高安全防范能力。二是加強管理，增強安全利用意識，建立檔案利用安全責任制，完善檔案利用手續。對具有保密信息的疫情檔案，非相關科室人員借用，需經主管領導審批，并杜絕拿出檔案室外，確保疫情檔案不丟失、不泄密。三是注重信息技術，存儲疫情數據信息軟件的計算機要有專人負責，做好備份，并采取加密措施，定期更換密碼，防止計算機病毒破壞數據庫。

（四）跟蹤收集，維護疫情檔案原貌

在突發疫情文件材料形成的第一時間，檔案工作人員要立即制定疫情檔案應急管理預案，及時下發給相關人員，并積極參與文件材料的收集、整理工作，實現疫情檔案的跟蹤管理，以防止檔案移交不及時和有檔不歸等疫情檔案流失等現象，確保突發疫情檔案的真實性、完整性、原始性，維護檔案原貌。

（五）突出利用，強化服務功能

檔案工作的根本目的是滿足疾病預防控制工作對疫情信息資源的利用，在科技飛速發展的當今社會，應該采用先進的網絡、計算機等技術才能最大限度地滿足業務部門的需求。為此檔案工作者要學習和掌握計算機應用技術，不斷提高檔案信息化和自動化管理水平，充分利用現代化管理網絡，完成檔案信息的傳輸服務，實現疫情檔案信息資源共享，使檔案信息能夠及時準確地被業務人員利用，為他們有效處置疫情提供更優質、更高效的服務。

（六）開展編撰，挖掘檔案信息潛能

檔案工作者要發揮檔案管理的信息服務功能，積極開展編撰工作，對現存疫情檔案進行分析，將史料中記述和反映疫情發生發展過程的規律與特點匯編成冊，通過對疫情檔案的統計、分析、總結，為領導決策和相關科室開展疫情防治工作提供素材和參考，使檔案工作從幕后走向前臺。

綜上所述，做好疫情檔案管理工作，必須加強檔案基礎建設，統一確定歸檔范圍，跟蹤收集疫情檔案，維護檔案的完整和安全，開發信息資源，切實為業務部門提供優質高效的服務。

《中華人民共和國傳染病防治法》

朱靜，女，天津師范大學漢語言文學本科畢業。1982年參加工作以來一直從事檔案管理工作，現任牡丹江市疾病預防控制中心檔案室副研究館員。