做好檔案編研 提高社會檔案意識

李寶華

（黑龍江省富裕縣公證處 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

一、檔案編研在開發檔案信息資源中的現狀

檔案編研工作經過幾十年的發展，逐漸走向成熟。在八十年代后期，《檔案法》的問世，為檔案編研工作賦予了法律責任，編研組織如雨后春筍般地發展起來，各類編研成果也逐年增多。主要表現在：通過開展檔案編研工作，變被動提供檔案為主動的開發檔案，將沉睡的檔案喚醒，從而使被動服務轉化成主動服務；通過開展檔案編研工作，使檔案管理水平和案卷管理得到進一步提高；通過開展檔案編研工作，使檔案工作的地位和作用得到進一步加強。

二、做好檔案的編研工作

領導重視，是做好檔案基礎工作的關鍵和基本保證。只有得到領導的重視和支持，檔案工作才能得到健康有序的發展，也是我們做好基礎工作的有利保證。首先，更新觀念，明確檔案利用的地位和作用。檔案利用的地位和作用，是由檔案自身的特點和檔案管理工作的特點決定的。過去，人們把檔案僅僅看作是保管的機構，而忽視了檔案價值的實現。事實上，從檔案自身的特點來看，檔案是人類寶貴的精神財富，是幾代人的奮斗、嘔心瀝血積蓄下來的特殊資源。作為人類文明的結晶，它證明著歷史、昭示著未來。在社會主義市場經濟條件下，檔案以其原始性、系統性、查考性等特點，成為信息資源的重要組成部分，成為信息產業的重要基礎。從檔案管理工作的特點來講，檔案管理工作自始至終貫穿著檔案利用。檔案管理有檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯、研究、提供利用等多個環節。雖然每個環節都在發揮著各自不同的作用，但歸根結底，檔案管理工作是通過檔案利用與各部門發生著聯系，檔案利用是檔案管理工作中最富有活力的環節，它既是檔案工作的出發點，又是檔案工作的根本目的。第二，檔案工作的根本目的在于利用、服務，為實現這一目標，必須打破以往那種封閉、半封閉的工作狀態，改變“坐等上門”、“守攤”等陳舊單一的做法，了解利用者的需求，檔案的利用價值才能得以充分發揮。對檔案利用者的需求可以通過做好檔案利用登記來實現，檔案利用登記是反饋檔案利用信息的重要手段，完善的反饋信息一方面可以使我們及時發現工作中存在的偏差和失誤，從而采取措施，加以改進和糾正，提高工作水平；另一方面，通過對檔案利用者的不同需求進行分析研究，找出其內在的規律性，可以幫助我們從當前利用者來分析、預測潛在的利用者；從利用者的當前需求來分析、預測他們的真正需求，借此有的放矢地做好檔案利用的超前服務、主動服務，使檔案利用達到一個更高層次。所以，要強化服務意識，增強服務觀念，建立以服務為中心的運行機制，努力開拓檔案利用新領域，大膽嘗試檔案利用的新路子，使檔案利用工作不斷向深度和廣度發展。第三，做好檔案檢索和編研工作，是檔案工作人員熟悉檔案內容的主要手段，是系統、及時、準確提供檔案信息的基礎。在搞好檔案的編目，做好檔案編研是企業經濟發展重要軌跡的真實記錄，它是企業檔案資源的重要組成部分，具有極其重要的保存價值。近年來，非常重視檔案的編研工作，非常注重對重大活動的搜集、整理歸檔等工作。第四，加強檔案的接收和征集，特別是有特色的檔案，不僅是檔案部門業務建設的重要環節，而且也是豐富檔案收藏的重要手段。檔案的編輯工作，緊緊圍繞單位中心工作，逐步形成了自己獨特的工作思路和工作方法，做到一是主動出擊，變被動為主動，記錄活動發展的全過程，結合檔案形成情況，確保動態的，特別是重大活動和特色檔案活動中形成的檔案齊全完整；二是有助于檔案部門樹立形象，擴大了檔案工作的影響，更有利于與各部門各所加強聯絡，取長補短，形成合力，提高自身能力、在確保歸檔材料齊全完整的前提下，提高整體質量。

三、體會

1.豐富室藏，增加檔案信息存儲量。由于檔案室成立時間不長，室藏檔案數量不大，因此，除了正常的收集檔案外，還要分重點，從抓集中統一管理入手，下大力量收集散存的檔案。包括征集散存在個人手中的檔案，增加了室藏內容，使檔案的收集達到一定的廣度和深度，為文檔的編研工作奠定了基礎。

2.忠于職守，做好自己的本職工作。檔案工作是一項清苦淡泊、默默無聞、為人服務的工作，然而又是一項光榮艱巨、不可缺少的工作，檔案部門處于窗口位置，負責對外、查檔的崗位，更應做到忠于職守，甘當無名英雄。

3.積極主動，周到服務。全心全意為人民服務，是黨的根本宗旨，也是檔案工作者的根本宗旨。隨著市場經濟體制的逐步完善，檔案為改革開放和現代化建設服務的作用越來越大，范圍越來越廣，對象越來越多，這就要求檔案工作者要樹立全新的觀念，做到誠懇待人，細心、耐心服務，尊重用戶，為用戶提供方便，幫助他們排憂解難。

4.鉆研業務，講求質量。檔案涉及的方面廣，這就需要檔案人員具有嫻熟的業務技能和豐富的工作經驗，才能得心應手，為各方面提供高質量的服務。

5.保護檔案，嚴守秘密，這是檔案人員最基本的道德要求。檔案是一個企業的寶貴財富，人人有責任，嚴格執行檔案工作的法律法規，做到精心保管，萬無一失，維護檔案的完整與安全，執行保密規定，保護企業的知識產權和經濟利益。

6.勇于實踐，創新提高。檔案是開發利用、信息共享的重要來源。近年來，信息之大，呈爆炸之勢，電子計算機、多媒體、縮微等新技術已在檔案部門被廣泛使用，龐大的紙質檔案逐步由電子檔案所替代，檔案資料將不再是堆積如山的文稿、實物等等，而是用新技術處理的各種數據。因此，檔案工作管理、檔案的開發利用工作面對新的挑戰，我們必須加快知識更新，熟悉和掌握新技術、新設備，大膽實踐，以高質量、高效率，提供更優質的服務。

7.制定編研計劃進行組織管理。要保證編研工作循序漸進，忙而不亂的進行，編研工作要有一定的計劃性，要有一定的組織管理對編研工作進行規劃組織，指揮協調。（1）根據編研題目的大小、任務的多少，結合本單位發展的長遠規劃、近期目標，分清輕重緩急制定出長期規劃和短期規劃；（2）根據題目的難易程度和選題范圍、內容決定是自編還是與有關職能科室合編。在搞清題目的編輯目的和主要使用對象以及檔案材料的范圍、內容后，要明確編研工作的步驟、參與人員、組織分工、完成時間和記錄標準，并進行目標管理，以提高工作效率。

總之，檔案工作特別是檔案的開發利用工作，是檔案開發信息資源、延長檔案壽命、服務于各項事業發展建設的一項非常重要的工作。檔案工作是開發利用的信息中心，是溝通的橋梁，是向用戶提供信息的寶庫。因此，提供高質量的信息服務是檔案工作的生命之本。

[1]翟天聚.拓寬編研路子做好結合文章[J].山東檔案，2001年，第02期.

[2]寇雪盈.檔案編研工作存在的問題及對策[J].商洛師范專科學校學報，2005年，第01期.

[3]馬勇.新形勢下如何做好檔案編研工作[J].山東檔案，2009年，第06期.