做好檔案寄存服務工作 為和諧社會發展服務

袁海燕

（富裕縣低保中心 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

檔案資料寄存，是指不屬于國家綜合檔案館接收范圍的機關、團體、企事業單位、其他社會組織形成的檔案資料，經雙方協商，由國家綜合檔案館代為管理的保管形式。本省行政區域內的機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織和個人具有保存價值但又不屬于各級國家綜合檔案館接收范圍內的檔案資料，以及需要異地備份、多地備份的材料，均可在各級國家綜合檔案館寄存。寄存檔案資料歸寄存者所有。寄存方式、管理方式及利用方式由雙方協商確定。寄存者對寄存的檔案資料享有利用、鑒定、開放等一切權利。檔案館未經寄存者同意，不得向其他利用者提供檔案利用，不得向社會公布檔案內容。破產企業寄存的檔案，其查閱辦法按照檔案利用的有關規定執行。檔案資料所有者寄存檔案資料須與國家綜合檔案館檔案寄存保管單位簽訂檔案資料寄存協議，寄存協議的內容及收費標準由雙方協商確定。

一、檔案寄存服務工作帶來的憂患

關于寄存檔案，在《檔案法》中第十六條規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣。”也就是說，不屬于檔案接收范圍的單位和公民，其對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，可以以寄存的形式存放在檔案館。

1.妨礙館藏憂患建設。豐富館藏是檔案館的首要任務，它包含兩條內容：①數量充分，質量優化。②成分充實，結構合理。被寄存的檔案多數在寄存之前沒有進行達標或目標管理認定，檔案屬于自由整理狀態，質量較差，寄存人想寄存時才提出寄存要求，倉促進行；檔案館對寄存檔案沒有相關的規定，缺乏約束力，導致一些沒有保存價值或者重復的檔案充塞館內。這樣移交或寄存的檔案館的檔案往往是一種與企業利益、經濟技術無關的信息，僅僅是為沒有去處的檔案設置一個比較放心的落腳點，這種種類單調、載體單一的檔案實體，自然無法滿足優化館藏的目標。

2.所有權不明確。《檔案法（草案）》的審議報告中說：“檔案的所有權問題，可以適用于民法通則關于財產所有權的一般規定”，《民法通則》第七十一條：財產所有權是指所有人依法對自己的財產享有占有、使用、收益和處分的權利。寄存是一種暫時存放的行為，也就是說這些寄存在檔案館的檔案依法屬于這些寄存人。因此不少寄存人要求以專柜存放，鑰匙由寄存人保管的形式寄存，那么檔案館能否依據一定的原則和技術，對其進行必要的加工整理、編目、提供信息給社會利用？是否有權對這些檔案進行鑒定和銷毀？還是僅僅為其提供一個存放的空間？

3.寄存時間含糊。寄存檔案時往往缺乏一定的手續，在檔案移交檔案館后，寄存人似乎卸下一副沉重的擔子，對其以后的去向就置之不理，變暫時存放為長期、永久性存放，檔案館則需要不時投入一定的人力、物力、財力去進行管理，這種被動局面難以擺脫。況且對那些倒閉、破產的企業，這種寄存又要持續到何年何月？又有誰來處理它們,都是個未知數。

二、開展庫存檔案工作檔案館最具優勢

“寄存”檔案既然以法律的形式加以確定，檔案館就應該充分利用這種形式，作為解決檔案安全保管和檔案管理資源合理配置的有效途徑，而不是一種被動、無奈的行為。作為集中檔案的文化事業機構，檔案館對其分管范圍的檔案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的責任，也就是說檔案行政管理部門、檔案館對寄存檔案的最終流向有著義不容辭的責任。它具有以下幾點優勢。

1.關于“寄存”檔案，《中華人民共和國檔案法》第十六條規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣。”根據《中華人民共和國檔案法》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及有關規定，結合黑龍江省實際情況，為加強檔案管理，防止檔案的散失和損毀，確保檔案的完整與安全，服務社會，檔案館要做好檔案寄存工作。

2.檔案館擁有良好保管重要檔案資料的條件。大空間的庫房配備了自動滅火、溫濕度自動控制、防盜設施和中央空調、除濕機等先進設備，保證了檔案資料的安全。

3.檔案館本身就是重要檔案資料的保管場所。各機關、企事業單位、中介機構及其他社會組織形成的屬于非法定移交進檔案館的檔案、個人收藏的日記、信札、手跡、照片、錄音錄像帶及其他實物珍品都屬于此類。所以，理應存放在檔案館。

4.寄存檔案非原文書檔案在指定的時間內交到固定的檔案部門，寄存檔案它具有一定的靈活性，可以根據自己的情況挑選寄存單位。例如，摩托羅拉公司為其檔案尋找合適的寄存單位時，進行了招標，十多家中外單位進行應標。它們要選擇保管最安全、使用最方便的、最適合他們的單位來寄存，這就要求寄存單位的硬件設施一定要過硬，這也正是我們檔案館服務的優勢。

三、開展寄存檔案服務工作具備足夠的庫房空間是最基本的條件及優勢

寄存檔案不像一般的機關文書檔案有一定的固定性、規律性，它是無規律性的。有的單位只有幾十卷，而有的單位有幾十萬卷檔案.另外它們還不一定把全部檔案寄存，所以單位寄存檔案的數量就無法推測。

由于社會發展的需要，在我國，檔案寄存服務工作已經開展了六七年，各地區的檔案館逐步走出“深閨”為社會服務，陸續開展此項業務，就連一些落后地區也在近一兩年開展了此項業務。開展服務的方式及收費標準根據各地的具體情況而各有特點。

在開展檔案寄存服務和管理過程中也會遇到一些問題，制定詳細、周全的管理規則是非常必要的，并要不斷完善、修訂，以適應情況的變化，保證寄存服務的持續、順利的進行。

四、做好社會服務開展檔案寄存是非常必要的

長期以來，檔案館作為國家保管和利用檔案的基地，一直給人以“庭院深深”的感覺，檔案的社會服務功能沒有得到應有的發揮，在一定程度上影響了檔案事業的發展。近年來，隨著市場化就業人才流動的加大，加之自身技術和人員的缺乏，許多企事業單位面臨繁重的檔案管理難題。所以，為了加大服務范圍，滿足更多的需求，大力開展檔案寄存業務是勢在必行的。

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