淺談企業檔案工作如何為企業發展服務

戴麗霞

（牡丹江恒豐紙業集團有限責任公司 黑龍江 牡丹江 157013）

在信息化高速發展的今天，企業管理體制、運行機制已經發生了質的變化，尤其是上市企業，要求企業檔案工作必須跟上企業發展的步伐，為企業發展服好務，同時檔案工作者必須與時俱進，適應企業發展的需要，建立新的檔案工作運行機制及檔案服務形式。

一、建立新的企業檔案工作運行機制

1、建立與現代企業制度相適應的檔案管理運行機制。

建立與企業發展相適應的檔案管理制度和檔案工作網絡是做好企業檔案工作的基礎和關鍵，企業應按照《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》，建立、健全企業檔案工作的各項管理制度,將檔案管理納入企業發展規劃、納入年度計劃、納入領導崗位責任制、納入各職能部門崗位責任制。由于企業規模、機制不同，企業不可能用大量的人員專門從事檔案工作，為了完善檔案管理機制，企業各職能部門都應設有兼職管理檔案的工作人員，企業至上而下建立一套以企業法人為組長，主管領導為副組長及專職檔案員為縱向、各職能部門兼職檔案員為橫向的領導小組網絡管理體系。專職檔案員定期對企業檔案工作進行指導、監督和檢查，各部、室認真做好平時文件材料的積累、整理，年終及時對文件材料立卷、歸檔，形成一種職責分明、權利、義務相稱具有內在發展動力的高效檔案管理體系。

2、檔案實行集中統一管理。在企業內部檔案實行集中統一管理，它是企業各項管理工作的開始，對企業檔案實行統一整理、統一開發及利用，有利于企業檔案工作的全面建設，便于維護檔案的完整與安全，也能充分發揮企業檔案整體功能。

3、抓住與企業經營形式相適應的檔案管理重點。要找準企業檔案工作的切入點，加強企業重點檔案的收集與歸檔。例如企業資產評估報告、房屋產權證、國有土地使用證、生產許可證等重要檔案，而企業的基建項目、ISO質量管理體系認證、新產品開發、技術設備改造等重大技術活動所形成的檔案，檔案部門收集不全、散失等將會給企業生產、經營帶來不必要的麻煩。企業的重大決策取決于每一次董事會、股東會，如果文件材料收集不全，對于領導來說面對股東的咨詢，難以拿出有力證據來說明當時的決議，也無法令廣大員工信服，而對于股東來說，他們應有的監督權大打折扣，廣大股東的合法權益難以得到保障。

企業檔案管理工作雖然不會直接產生經濟效益，它會間接地產生意想不到的經濟效益。企業規模有大有小，而企業的檔案管理則可以做到以小勝大，而當今很難找到一個優秀的企業卻沒有好的檔案管理。這充分體現檔案管理隨企業發展而鞏固，隨企業壯大而不斷完善。

二、建立與企業發展相適應的檔案工作服務形式

1、轉變服務觀念、強化服務意識。隨著企業改制的不斷深化，企業檔案部門的服務領域、范圍和重點都發生了重大變化。從服務領域上看：過去是以為企業政治服務轉向現在為企業經濟建設服務。從服務方式方法上看：過去手工檢索，而如今服務觀念轉變了，一切為了利用者，例如采取電話咨詢、電話預約調查，網絡查詢等。

2、加快推進檔案工作標準化、信息化技術進程。加速檔案管理標準化、信息化進程是檔案工作當前和今后一個時期面臨的一個突出問題。企業要規范化、標準化，企業生產經營普遍運用數字化、網絡化技術，檔案工作也應加快信息化建設步伐。過去手工立卷按檔案工作者的主觀意識、多年的習慣方法立卷，在不同程度上存在相近公文重復立卷、無序等問題。而實現檔案工作規范化、標準化、信息化后，從根本上能實現檔案保管利用價值最大化、案卷保管完整化、檢索利用便捷化的優點。但是，在實際工作中應注意以下幾點：一是在注意有效地保持檔案的完整性同時，要把握重點，分清主次、不能龐雜，把住歸檔入口第一關，為檔案工作規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。二是準確把握內容、形式和作用等都具有相似之處的文件與資料的區別，不應歸檔的文件材料堅決不歸檔。三是加強電子文件、資料及檔案光盤存儲的管理，探索一條電子文件資料接收方式、管理、保護和利用的科學方法。

（1）提高認識，科學規劃。一要在思想上充分認識企業檔案信息資源的重要意義，它是國家檔案的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，企業檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當企業檔案信息資源在企業現代化建設中發揮重要作用時，企業檔案和企業檔案工作的意義和價值才能充分地展現出來。因此，我們要按照國家有關規定千方百計將呆滯在企業檔案庫房中的檔案信息變成現實有用信息。二要作好科學規劃。要將大量的企業檔案數字化，那是一個龐大的系統工程。首先要做好館（室）藏情況的調查，包括企業檔案的類型，如黨群檔案、行政檔案、經營檔案、生產技術檔案、產品檔案、科學技術檔案、設備儀器檔案、基本建設檔案、會計檔案、人事檔案等，載體形態與狀態、館（室）藏檔案數量、檔案信息利用等基本情況。根據館（室）藏情況制定檔案數字化的科學規劃，包括硬件的購置計劃和數字化處理規劃。企業檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件購置要根據企業的經濟效益逐步解決，應從實際和長遠打算，保證所購買的掃描儀等硬件設施的配套性，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。企業檔案數字化實施處理規劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對室藏重點檔案和利用率高的檔案先行數字化，盡力滿足企業生產經營和工程技術人員的需求。

（2）強化企業檔案基礎工作，為檔案數字化作好準備。企業檔案數字化必須有所選擇，針對室藏的檔案資源，不加選擇地全部數字化那是不可能的、也是不必要的。在實際工作中，我們要根據企業生產經營的具體情況確定哪些室藏檔案原件應該數字化，那些不需要數字化以及那些優先數字化。也就是將企業珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案優先數字化。要進行數字化的檔案原件必須完整、準確，排列正確、有序，對影響掃描質量的檔案原件要預先進行修復、整理。

總之，集中統一管理，抓住企業檔案管理重點，建立企業檔案管理制度，轉變服務觀念，強化服務意識，是構成企業檔案管理的新機制。根據企業生產經營的需要，作到超前服務，采取現代化跟蹤服務手段，使企業檔案工作與企業發展同步，適應企業現代化的格局，通過數字化、網絡化途徑實現企業檔案資源信息共享。