芻議檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的思考

王 濤

﹙黑龍江省中醫(yī)研究院 黑龍江 哈爾濱 150036﹚

目前，信息化已成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要標(biāo)志。信息與信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了越來(lái)越重要的角色。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案工作必須跟上社會(huì)發(fā)展的要求。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制檔案存儲(chǔ)載體更新改造的科學(xué)化。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，主要做好幾方面的工作。

第一，加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級(jí)檔案部門的財(cái)力主要來(lái)源于各級(jí)政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時(shí)作為上級(jí)檔案的主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提高解決問(wèn)題的辦法在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

第二，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)管理人才。積極更新，改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有現(xiàn)代化的素質(zhì)。為此，一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才，數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平。

第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級(jí)、以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，已經(jīng)在各層次檔案管理管理系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用。在信息化社會(huì)的大環(huán)境下，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動(dòng)力。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，通過(guò)檔案資源的數(shù)字化和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化技術(shù)手段以及相應(yīng)的社會(huì)化服務(wù)，將形成對(duì)全社會(huì)開放利用的服務(wù)平臺(tái)，利用者可以直接利用對(duì)外開放的檔案資源，真正享受《檔案法》賦予的利用檔案的權(quán)力，從而改革傳統(tǒng)的檔案管理與利用方式，建立新型的檔案工作體系。檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高檔案工作的社會(huì)地位，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息，更便于利用和開發(fā)也就能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。檔案館應(yīng)充分利用檔案所具有的檔案信息管理和信息服務(wù)屬性，運(yùn)用各種方式，將檔案館建設(shè)成為便民服務(wù)的窗口，成為公眾了解政策法規(guī)，當(dāng)?shù)孛袼?，?jīng)濟(jì)、歷史、文化信息的窗口，為公眾提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案館信息服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的收集、加工、整理等再組織，開發(fā)出檔案信息產(chǎn)品，為用戶提供系統(tǒng)的、專題的、實(shí)用的信息服務(wù)，最大限度地滿足用戶的需求，充分體現(xiàn)檔案館的社會(huì)信息服務(wù)功能。

加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享。檔案信息化資源共享是時(shí)代發(fā)展的需要，檔案館如何抓住機(jī)遇，趕上信息化建設(shè)的步伐，充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能，促進(jìn)檔案資源的社會(huì)共享，是檔案工作者的時(shí)代責(zé)任。檔案資源的社會(huì)共享有兩個(gè)條件，一是檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量，其中優(yōu)良的質(zhì)量是促進(jìn)檔案資源社會(huì)共享的內(nèi)在因素，充足的數(shù)量是確保檔案資源社會(huì)共享的外在條件。二是檔案資源的社會(huì)認(rèn)知程度，檔案資源的社會(huì)認(rèn)知程度越高，檔案資源共享的范圍就越廣。數(shù)字化檔案館的建設(shè)將為檔案工作創(chuàng)造前所未有的有利條件，從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會(huì)需求。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)有助于檔案館實(shí)現(xiàn)由完全的實(shí)體保管模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，有助于檔案館保存社會(huì)記憶功能的實(shí)現(xiàn)，從而為檔案資源的社會(huì)共享提供可靠的保證。

總之，加快檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)；認(rèn)真研究，合理規(guī)劃。爭(zhēng)取支持，加大投入，配備人才；要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平；工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量。要爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。