論庫存管理工作的保障能力

梁顯剛 袁 征 付秉明 劉麗萍

科研活動具有研究領域廣闊、研究內容多樣及復雜等特性，從而決定了科研物資供應的特點：品種多、規格雜、用量少和時間緊等。同時，科研物資的需求隨著研究課題的不斷變化而又提出新的要求, 如何做好庫管工作，對從事科研保障服務的工作者是一種挑戰。通過以下7個方面淺談如何做好庫管工作，提升物資保障能力，最大限度地滿足科研工作的需求。

1 不斷提高業務技能

嫻熟的工作技能不僅能勝任科研保障工作，更能贏得科研人員的認可和信任，對提升科研保障能力起著關鍵性和長效性的作用。藥品器材供應站每年通過開展崗位練兵等活動激勵科研保障工作者業務學習的熱情；庫管人員利用工作之際對庫存產品的性能、特點、參數和價格等進行深入地了解和熟悉。對新入庫物資通過公司人員講解以及庫管人員閱讀說明書等方式熟悉產品型號、用途、價格、包裝及售后等相關情況；庫管人員虛心向科研人員請教學習，認真做好筆記，互相提問、交流，共同提高介紹和推薦庫存物資的能力。庫管人員內部實行崗位輪換制，以提高開票速度、解答咨詢、售后服務、清點和物資擺放到位的能力為目標，使每個工作人員都成為庫管工作的行家里手。

2 物資擺放安全有序及遵循先進先出原則

庫存物資擺放原則為：按固定位置分類分區碼放，物資堆放要安全、整齊、美觀，方便取貨及利于盤點。

⑴采用五五堆放法：五五成行、五五成方、五五成串、五五成堆、五五成層(見圖1)。

⑵采用六號定位法：按庫號，倉位號，貨架號，層號，訂單號，物料編號。

⑶采用分類管理法：將品種繁多的物料，按其重要程度，進出倉率，價值大小，資金占用情況進行分類，并置放在不同類別的倉區，然后采用不同的管理規定，做到重點管理，兼顧一般等方法。

物料上下疊放要做到：上小下大、上輕下重、中間常用、定點定位定量。設備器材庫、玻璃器材庫的物資全部按功能區進行擺放。兩庫物資擺放整齊美觀，庫房面貌煥然一新，物資收發井然有序。干凈、整齊、美觀的現代化庫房能夠充分體現出科研單位物資保障領域的正規化建設。

圖1 五五堆放法

物資出庫應遵循“先進先出，推陳儲新”的原則，密切注意物資存放效期、儲存狀況，避免因工作疏忽造成積壓和損失。為加強庫存物資安全管理，管理人員明確必須崗位職責，堅持每日清點查對庫存物資，做到：①將效期較近或批次較早的物資擺放在貨架最前端；②對有時效的物資入庫時注明失效期；③根據平時發放情況掌控科研需求動態，對可能產生積淀的物資要有預見性，并在效期之前提前3～6個月時間通知采購員采取調庫、調配、換貨等措施，防止物資因效期原因造成積壓。

3 增強樣品展示效果

樣品的作用在于直觀性，使人能有效、迅速地了解產品外觀、性能和參數，有較強的廣告效應。為了增強科研人員的直觀性，又不會因作為樣品而影響發放，加強對樣品的保護并不定期對樣品進行更換。特別是一些體積較小的常用實驗儀器，拆掉外包裝后用自封袋或保鮮膜保護起來，從而提高庫存物資的完好率(見圖2)。

圖2 樣品展示柜

通過樣品展示，效果顯著，發放量明顯增加(見表1)。

表1 2009年和2010年樣品展示后物資發出情況對比

4 庫存計劃周密詳實、盤點查漏補缺及時

在物資發放過程中隨時掌握庫存狀態，認真分析做好每項庫存計劃是調整庫存結構、保證物資供應及時的前提，是提升服務質量的保障，是庫管人員責任心、工作經驗和工作水平的具體體現。庫管人員通過多年庫管經驗以及對科研需求的預見性和前瞻性，根據市場需求及時對庫存物資進行調整。每月提前制定好合理的采購計劃，達到降低采購成本、提高工作效率、防止庫存積壓的效果。同時增加部分有市場潛力的新品種，如BIOLOGIX系列耗材和XYNTHWARE系列玻璃器皿等。設備器材庫和玻璃器材庫做到常備物資不斷檔。

盤點不是簡單地對數，盤點的過程，既可了解庫存物資水平、周轉狀況，又可發現問題、暴露問題的過程。對哪些物資存在供不應求，哪些物資存在滯銷，哪些物資需要規格、結構和價格調整等情況，查明原因并及時調整解決。通過盤點，不但可以控制庫存，指導日常收發工作，而且能夠及時掌握損益情況，以便把握真實經營績效，并盡早采取防漏措施，有利于庫存周轉率和物資供應量的提高。

5 物資配送提升形象

物資配送是集倉儲、裝卸、包裝、保管、運輸于一身的物流活動，是按用戶的訂貨要求，在配送中心或物流集結點進行貨物配備，以最合理的方式送交用戶的過程。物資配送服務，對提升單位形象、增加供應量會起到很好地促進作用。需要做到①了解供求信息；②增強與科研人員之間的溝通交流；③努力改進服務措施；④強化保障服務意識。設備器材庫、玻璃器材庫統一協調，庫管干部帶頭送貨，深入實驗室、機關，做到物資配送及時。

與此同時，為更好地向科研人員提供一手資料，服務于科研，庫管人員應建立實驗室走訪調研工作日志，利用物資配送的機會對重點實驗室、重點課題進行走訪，征求科研人員意見和建議，增強與科研人員的溝通了解和聯絡，宣傳服務宗旨，提升供應站形象。目前，隨著我國科技事業的不斷發展，科研工作和科研人員對物資配送服務的需求將會持續增加，為物資配送人員更好地服務于科研工作提出了更高的要求。

6 臨時訂貨反應迅速

商場如戰場，貽誤戰機將會導致失敗，貽誤商機則會導致經濟利益受損，抓住了商機對物資供應量的提高起著推波助瀾的作用。國產設備和進口耗材品種繁雜，許多科研工作需要臨時定貨。臨時定貨時效性強，要求庫管人員和采購人員必須作出快速反應。詢價、電話確認、到貨、送貨每一個環節都需認真、迅速。庫管人員要根據季節變化、市場信息、科研應急需求等多種因素對具有市場潛力的物資提出臨時采購計劃。如在應對安全防范措施前做好U盤、移動硬盤等存儲設備的臨時采購計劃；在應對汛期到來之前準備大量的雨鞋、應急燈、手電筒等；在冬季來臨之前準備好較多庫存的取暖設備(見表2)。

表2 2009年度與2010年度臨時計劃物資發放對比

2010年設備器材庫臨時訂貨260余臺次，玻璃器材庫臨時訂貨80余筆。通過庫管和采購的協調，基本能在一周內完成訂貨任務。用快捷的保障渠道、相對低廉的價格、可靠的產品質量以及良好的售后服務贏得科研人員的信任。

7 窗口作用發揮明顯、售后服務及時到位

在物資發放過程中，做到盡量打開包裝仔細和科研人員清點驗收，對小設備也需現場插電示范。庫管人員要經常與科研人員進行溝通，及時匯總科研人員的意見和建議，把庫存物資存的質量、價格問題及科研需求及時反饋給采購人員，對發放量的增加起著很好地輔助作用。如科研人員反映一次性口罩存在有異味、帶子不結實等質量問題，通過及時向采購員反映并停止發放，避免了不良影響。

售后服務水平和售后服務質量是一個單位實力、信譽度和規模大小及可持續發展的重要體現。為了做到售后服務及時有效，應實行了售后服務和電話咨詢首診制，在接到科研人員售后咨詢電話時，能當時答復解決的及時現場回復解決，不能現場解決的問題做好詳細記錄(一式兩份)，然后轉交相應采購人員，杜絕推諉現象，體現“及時、效率、有反饋”的服務質量。

綜上所述，通過以上庫房管理措施的實施，物資保障能力明顯得到提升。同時認為，做好庫管工作，關鍵在于要有較強的責任心和事業心以及牢固樹立為科研服務的思想意識。在新的保障形勢下，不斷學習新知識，不斷提高自身能力，做物資保障的有心人，把提升單位整體形象和物資保障能力緊密地結合起來，齊心協力打造出一支政治覺悟高，精神面貌新，工作能力強，作風紀律好的精品團隊。

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