健全企業標準體系 創建標準化良好行為企業

董海霞

一、概述

在當今國內、國際市場競爭激烈的新形勢下,我國企業開展標準化工作,構建、完善企業標準體系已成為企業持續穩定發展中不可缺少的一部分。標準化作為企業科學管理的基礎,是提高產品質量、促進技術進步、提升市場競爭能力和獲得最佳經濟效益最有效的途徑之一。隨著當前經濟全球化進程的加快,標準化已成為國際貿易的橋梁和紐帶,是跨越和減少貿易技術壁壘、保護民族產業的有效手段。

因此,加快推進企業標準化工作,建立適合企業發展的標準體系,是增強企業的綜合競爭能力的必要手段,只有走“標準興國強企”之路,才能振興民族品牌。自2004年3月1日,由國家標準化管理委員會組織的,以實施《企業標準體系》系列標準為核心內容的“標準化良好行為企業”創建與確認工作啟動以來,有效地提高了企業的標準化意識,有力地推進了企業標準化工作的開展。

二、“標準化良好行為企業”的內涵

“標準化良好行為企業”是指按照《企業標準體系》系列國家標準的要求,運用標準化原理和方法,建立健全以技術標準為主體,包括管理標準、工作標準在內的企業標準體系并有效運行;生產、經營等各環節已實行標準化管理,且取得良好的經濟效益和社會效益的企業。

“標準化良好行為企業”的評價主要依據是國家標準委的兩個重要文件和《企業標準體系》系列國家標準:

1.兩個重要文件:

——《關于開展“標準化良好行為企業”試點工作的通知》(國標委農輕[2004]12號)

——《關于做好“標準化良好行為企業”試點確認工作的通知》(國標委農輕[2004]93號)

2.《企業標準體系》系列國家標準:

——GB/T15496—2003 企業標準體系 要求

——GB/T15497—2003 企業標準體系 技術標準體系

——GB/T15498—2003 企業標準體系 管理標準和工作標準體系

——GB/T19273—2003 企業標準體系 評價與改進

“標準化良好行為企業”是我國標準化事業發展新形勢下的新型企業標準化工作,它從更高的層面上去指導企業標準體系的建設,是推動企業提高核心競爭力的有效手段。企業標準體系不但是企業生產經營活動的行為準則,同時,也是符合企業與外界貿易、交流的行為規范。

“標準化良好行為企業”是以“以標治企”的“法治”環境為基礎,通過追求標準制修訂、執行過程的有效性,隨時保持企業標準的先進性、科學性與法規符合性,使企業贏得更廣闊的市場和獲得更大的效益。因此,“標準化良好行為”是建立在健全的企業標準體系的基礎之上的,是一種企業全體追求卓越、高效的“標準化良好”行為,是為了使企業獲取最佳秩序和效益為目的的行為。

開展創建“標準化良好行為企業”活動,一方面,企業可強化標準化工作基礎,提高質量總體水平和綜合競爭力,在創建過程中結合自身特點,建立結構合理、完善配套,滿足企業發展需要的企業標準體系并有效運行,在生產、經營的全過程實行標準化管理(以標治企);另一方面,企業可以強化嚴格按照標準組織生產和檢驗的觀念,使企業標準化工作得到加強,使生產、經營管理更加規范科學,真正從源頭把住產品質量關。

三、創建標準化良好行為的工作流程

1.策劃建立企業標準體系、開展各項標準化工作。通過培訓、學習,從而掌握國家標準的要求,明確工作。

2.編制企業標準體系文件。企業應清楚本企業標準化工作現狀,在現有標準化工作的基礎上建立完善標準體系文件。

3.企業標準體系試運行。

4.試運行三個月后,全面自我評價,并進行改進。

5.申請“標準化良好行為企業”確認。

四、創建標準化良好行為活動的策劃

創建活動的策劃由如下步驟展開:

1.組織準備

(1)宣傳教育與活動決策

以統一思想,提高全員標準化意識,營造創建活動的良好氛圍為目的,采取授課、召開動員大會、到試點單位參觀等形式,宣傳教育標準化的意義和作用、標準化管理、標準化良好行為企業概念的引用等內容。

(2)確定標準化機構和管理人員

根據企業所屬的行業特點、產品服務特點、企業規模和標準化工作量,確定適合企業自身的企業標準化機構。設立標準化專職機構,在高層領導下統一管理企業的標準化工作。在各職能部門設兼職標準化員,負責本部門的標準化工作。或者設立標準化管理委員會,在標準化機構下設辦公室(或秘書處),負責標準化工作的管理和日常事務處理。

(3)標準化機構網絡建設

在標準化機構的基礎上,結合企業的組織機構圖,建立企業的標準化組織機構圖,并明確各部門標準化分管領導及專、兼職標準化員,形成企業的標準化管理的機構網絡。可以以企業內部行政文件的形式加以明確。

(4)明確標準化職責

明確企業最高管理者的職責、標準化機構及其人員的職責以及各職能部門和生產經營單位的職責。在《企業標準化管理辦法》或《標準化管理手冊》中加以規定。

2.動員教育、培訓

可邀請外部標準化專家,采用分層次集中授課的方式,對中層以上干部及專兼職標準化人員進行為期兩天的動員教育、培訓,內容包括培訓標準化機構和職責、創建活動的流程、《企業標準體系》系列標準等。宜采用培訓后考試與以后實績考核相結合的方式進行效果評價。

3.確定標準化方針目標

制定標準化方針目標應遵循相關性、先進性、可實現性、可測量性、時間性的原則要求。標準化方針應形成文件宜編入隨后編寫的《企業標準化管理辦法》或《標準化管理手冊》。

4.編制創建活動的方案

編制創建活動方案的內容包括:創建活動的目標、標準化組織機構及職責、創建活動的流程及階段工作任務、創建活動的資源配置要求,以及其他一些外部人員協助或機構參與等信息。

五、企業標準體系的建立

建立企業標準體系是企業的一項基礎性技術工作。企業標準體系建設的水平如何,在很大程度上反映了企業的管理水平和技術水平,決定著企業競爭力的高低,是衡量企業素質的一個重要標志。

建立企業標準體系的具體工作如下:

1.標準化工作分析

(1)標準化工作調研。這是結合企業實際進行創建活動的前提和基礎。

(2)分析標準管理現狀。主要是對企業標準化工作進行客觀的分析,肯定成績或優勢,明確問題和落實薄弱環節,同時在現狀分析中必須與企業整個生產經營狀況和發展趨勢相協調,提出企業生產經營或新產品開發、技術創新等方面對企業標準化工作的要求。

(3)對照國家標準要求提出改進建議。針對標準化管理現狀的分析結果,應提出相應的改進建議,涉及體制、機制、資源配置等方面的保證措施。對照國家標準要求提出的改進建議應隨標準化管理現狀的分析一起作為《企業標準化工作規劃》中的內容。

2.企業標準體系文件編寫

(1)編制企業標準體系文件編寫計劃

依據創建活動方案、文件收集、整理統計表、企業標準體系系列標準等信息編制企業標準體系文件編寫計劃。

(2)企業標準體系文件編寫培訓

主要針對標準體系表以及企業標準的編寫作為培訓的主要內容。培訓所涉及的對象為參加標準體系文件編寫的人員、文件審批人員。可邀請外部標準化專家實施培訓,培訓時間一般為兩天。

(3)編寫企業標準體系文件

依據GB/T15496—2003《企業標準體系 要求》編制企業標準體系文件。文件至少包括:

①《企業標準化管理辦法》或《企業標準化手冊》;

②企業標準化工作規劃(工作目標一般為3年);

③企業標準化工作計劃(年度工作計劃);

④企業標準體系表(由標準體系結構圖、標準明細表、標準統計表、標準體系表編制說明等四部分組成 。);

⑤技術類標準、管理類標準、工作類標準。

(4)企業標準體系文件修改、定稿、批準

編制的企業標準體系文件按制定企業標準的程序要求進行審查、批準和發布,對審查過程中發現的問題實施修改。

企業標準制定程序可在《企業標準化管理辦法》或《企業標準化手冊》中直接明確,也可制定企業標準的管理標準對其程序的要求作出明確的規定。

六、企業標準體系的實施、評價與改進

1.企業標準體系的實施

企業標準體系的實施就是全面貫徹執行納入企業標準體系中的標準。實施過程可分為多個階段,具體步驟如下:

(1)企業標準體系文件的準備、發布

企業標準體系文件編制完成經審批后,意味著完成了標準體系的建立,在實施前應做如下工作:

①編制實施計劃書。提出各階段的重點和任務,并將任務分解到企業內部各個部門和各個生產環節,明確相關責任人的職責及考核獎懲措施。

②準備有關文件。通過深入了解將要實施的標準文本的內容,準確掌握標準的各項要求和滿足要求的方法,按照標準的條款和指標對原有相關的作業指導書、操作規范、質量檢驗手冊以及原始記錄等工作文件進行轉換。

③技術準備。按標準要求引進或改進相關的技術、設備和工藝等,必要時進行技術攻關或技術改造。

④資源配備。為標準的實施配備或調整必要的物資和相關資源。

⑤機構配備。為標準的實施配備或調整相應的機構。

⑥發布企業標準體系文件。

(2)企業標準體系文件的培訓

歸口管理部門對各類人員進行標準化基礎技術的集中培訓,明確崗位職責,對要實施的標準的內容及實施后的操作要點進行講解。明確創建活動的目的和意義,根據創建活動的總體安排,提出本部門實施的要求,引導人員積極參與。培訓方式采用各部門組織培訓和歸口管理部門集中培訓相結合的方式進行。

各部門認真學習企業標準體系文件,全面了解體系要求,找出本部門管理的差距。

(3)實施企業標準體系文件,做好記錄

標準化管理部門應根據《標準化良好行為確認評分表》列出實施的內容及重點,以確保實施時能全面推進、重點突出。在實施標準體系文件過程中,各歸口部門應按轉換后文件規定的格式做好各類記錄和歸檔。記錄要完整、準確。

各層管理人員一定要率先垂范,將實施標準體系貫穿于日常管理工作中去。

(4)監督實施過程,發現問題及時整改

企業標準體系實施過程中,標準化管理部門應加強對實施標準的各部門、各生產環節進行有效的協調、督導和檢查工作,并做好監督檢查記錄。監督檢查時,應注意全面性,要加強重點和薄弱環節的監督檢查。發現問題及時分析原因,制定整改措施,并做好跟蹤及驗證。

3.企業標準體系的評價

企業應按照GB/T19273的要求對建立和實施的企業標準體系自主地進行系統的、正式的客觀評審,以證實標準體系的適宜性、充分性、有效性。評價主要由企業組織自我評價,也可向當地標準化管理部門申請社會確認。

4.企業標準體系的持續改進

為保證企業標準體系的持續有效性和提高企業標準化工作效率,必須運用科學的P-D-C-A管理模式,對企業標準體系進行持續改進,不斷完善企業標準體系。

七、標準化良好行為企業的申請和確認

1.申請確認的基本條件:

①企業具有法定代表人資格或具有獨立經營管理職能。

②企業應有滿足生產、經營、管理需要,職責明確的標準化管理機構和網絡,配備有必要的專兼職標準化人員。

③企業已按GB/T19273完成對標準體系的自我評價,并有效運行3個月以上。

④企業三年內未發生重大產品質量、安全健康、環境保護等事故,未受到通報、處分、媒體曝光。

⑤企業產品近兩年內無國家或地方產品質量監督抽查不合格記錄。

2.申請確認時需提供的材料:

①標準化良好行為確認申請表;

②企業標準體系表及標準體系文件;

③企業標準體系自我評價報告及評價文件;

④有效期內法定質量檢驗機構出具的產品質量檢測報告;

⑤企業組織管理機構圖或管理文件。

3.確認的內容:

①企業標準體系的編制和結構是否符合《企業標準體系》系列標準的要求;

②企業標準體系內的標準的數量、內容是否滿足企業生產、經營、管理的要求,產品能否最終滿足顧客的要求和期望;

③標準體系是否有效運行,運行的效果是否滿足企業方針目標和相關法律法規要求;

④各項標準化工作是否有序進行,切實有效。

八、小結

我們正處在一個變革的時代,技術日新月異,市場瞬息萬變。知識經濟的到來為企業帶來了一個嶄新的競爭環境,它將使大量的知識資源在經濟全球化、信息化和網絡化的大背景下大顯用武之地,同時,也必然向企業傳統的管理理念和方法提出嚴峻的挑戰。我國的企業應該以創建“標準化良好行為”為契機,積極應對全球化的浪潮,變挑戰為機遇,變機遇為動力,在企業標準化發展戰略中敢為人先,與時俱進。

創建“標準化良好行為企業”,使企業管理規范化。企業標準化工作是科學管理和企業形成核心競爭力的重要組成部分之一。隨著市場經濟的深入,企業間的競爭已由過去的質量、價格之爭轉變為標準之爭。標準化管理的內容早已不局限于生產和制造環節,企業的標準化工作也不單是制定產品標準或技術標準。重要的是通過標準化提升企業的管理水平,使企業管理更加規范化,最終達到提高企業國際競爭力的目的。

面對企業生產規模擴大、產品品種增多、管理較為復雜的發展趨勢,企業對標準化工作的要求也越來越高,實施創建“標準化良好行為企業”的方式已成為我國企業提高國際競爭力的突破口和有力保障。