關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

董桂蘭

摘要：文章針對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，分析了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 管理創(chuàng)新

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域發(fā)生了深刻變革，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，醫(yī)院發(fā)展面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院就必須不斷提高自身的管理水平，而檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，也必須適應(yīng)新形勢(shì)的新要求，在變革中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的軌道。

一、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

（一）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的要求，是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的動(dòng)力，是民族進(jìn)步的靈魂。開拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)、認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)社會(huì)發(fā)展的新要求，勇于和善于創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性和開放性的必然要求。

（二）創(chuàng)新是檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，科技成果向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化速度日益加快，信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中的作用日益增強(qiáng)。作為信息資料收集、保管存放和開發(fā)利用的檔案部門，面臨著管理現(xiàn)代化、需求多樣化、信息網(wǎng)絡(luò)化等方面的挑戰(zhàn)，如果忽視檔案管理工作的創(chuàng)新，那么檔案工作就會(huì)落后于新形勢(shì)的發(fā)展，無法與醫(yī)院的整體發(fā)展同步，無法為醫(yī)院發(fā)展提供有價(jià)值的參考，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作的積極作用無法發(fā)揮。

（三）創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求

通過對(duì)醫(yī)院檔案的科學(xué)規(guī)范管理，能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展提供寶貴借鑒，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)院管理水平的提高具有重要的支持作用。開拓創(chuàng)新是遵循檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求，如果檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單機(jī)械的重復(fù)性工作，缺乏對(duì)新思路和新方法的探索，就會(huì)導(dǎo)致檔案工作墨守成規(guī)、止步不前，無法取得突破性進(jìn)展，使檔案工作的價(jià)值和意義遭到削弱，也不利于醫(yī)院整體管理水平的提高。

（四）創(chuàng)新是提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的需要

檔案管理并不是簡(jiǎn)單的機(jī)械性工作，而是需要管理人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等一系列工作效果的優(yōu)劣。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的新趨勢(shì)對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，培養(yǎng)創(chuàng)新能力是提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的需要。創(chuàng)新意識(shí)是管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要組成部分，創(chuàng)新能力強(qiáng)的管理人員思維活躍，善于思考，能在工作中主動(dòng)探索新路徑，運(yùn)用新方法，能夠?qū)⒐ぷ髦械母鱾€(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系起來，提高檔案管理的專業(yè)水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的舉措

（一）管理理念創(chuàng)新

1.樹立檔案管理的價(jià)值觀。必須充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，特別是要認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)造效益，也能夠更好地服務(wù)于患者，提高廣大人民的健康水平，所以我們要努力開發(fā)檔案信息資源。

2.樹立檔案管理的動(dòng)態(tài)觀。醫(yī)院檔案工作的發(fā)展是動(dòng)態(tài)的，檔案管理人員應(yīng)改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作需要，積極主動(dòng)提供檔案利用。

3.樹立檔案管理的效率觀。在醫(yī)院參與醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，檔案管理人員應(yīng)樹立效率觀念，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展出力。

4.樹立檔案管理的現(xiàn)代觀。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，促使檔案信息的處理手段有了很大飛躍，因此，必須樹立強(qiáng)烈的檔案信息意識(shí)，加大檔案信息收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的工作力度，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作的需要。

（二）管理手段創(chuàng)新

在醫(yī)院檔案管理手段上，應(yīng)強(qiáng)化現(xiàn)代管理技術(shù)的運(yùn)用。

1.改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式，加強(qiáng)電子檔案的統(tǒng)一管理，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作，實(shí)行文檔一體化管理，使檔案管理手段與現(xiàn)代技術(shù)同步發(fā)展。

2.將有價(jià)值的電子文件歸檔，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息的分離，通過建立目錄查詢系統(tǒng)和網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，為更多的用戶提供服務(wù)。

3.通過建立各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)行統(tǒng)一管理、資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三）服務(wù)方式創(chuàng)新

1.改變以往重管理輕服務(wù)的做法，堅(jiān)持檔案管理與檔案服務(wù)并重，充分利用檔案資源，拓展服務(wù)領(lǐng)域，多角度、多層次地為醫(yī)院職工、患者及社會(huì)公眾服務(wù)。

2.服務(wù)方式由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，圍繞工作需要，深入調(diào)查研究，了解需求方向，搭建以人為本、人人平等、優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)平臺(tái)，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

（四）健全和完善管理制度

1.完善崗位管理制度。明確分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和檔案工作人員的崗位職責(zé)，督促檔案工作者認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

2.完善檔案歸檔制度。明確各類檔案資料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限和其他相關(guān)要求。

3.完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記程序，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的服務(wù)功能，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常發(fā)展。

4.完善檔案的保密制度。凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，妥善存放，定期檢查，對(duì)違反保密規(guī)定造成不良后果者追究責(zé)任。

5.完善檔案鑒定、銷毀制度。對(duì)保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價(jià)值的檔案，應(yīng)該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應(yīng)堅(jiān)持審慎原則，并嚴(yán)格執(zhí)行審批程序和保密規(guī)定。

6.完善檔案庫(kù)房管理制度。無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，同時(shí)要加強(qiáng)防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防蟲、防塵等工作，確保檔案庫(kù)房的安全。

（五）提高創(chuàng)新主體的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作創(chuàng)新的主體，是管理工作的組織者和實(shí)施者，因此，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

1.培訓(xùn)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。首先，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)常化、制度化。許多醫(yī)院對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高。可以考慮將培訓(xùn)工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃，有針對(duì)性地開展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。其次，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。

2.培養(yǎng)檔案管理人員的敬業(yè)精神。敬業(yè)精神是做好檔案工作的基礎(chǔ)，只有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、埋頭苦干、甘于奉獻(xiàn)，才有可能把檔案工作做好。

3.培養(yǎng)檔案管理人員的求實(shí)創(chuàng)新精神。檔案管理工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，以求實(shí)創(chuàng)新的精神洞察檔案事業(yè)發(fā)展的新規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，開創(chuàng)性地開展工作。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息素質(zhì)教育。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，檔案管理人員必須具備計(jì)算機(jī)管理和多媒體技術(shù)的相關(guān)知識(shí)和技能：要學(xué)會(huì)將檔案內(nèi)容分門別類輸入計(jì)算機(jī)，既節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，又便于檢索和利用；要學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作能力；要學(xué)會(huì)利用多媒體技術(shù)，使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便、生動(dòng)地再現(xiàn)，等等。

（六）編研工作創(chuàng)新

要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，就必須在檔案編研工作上有所創(chuàng)新，將編研成果運(yùn)用于醫(yī)院的實(shí)際工作之中。檔案編研一直是檔案工作提供利用服務(wù)的重要手段，它既包含了檔案信息這樣一種顯性知識(shí)，同時(shí)也包含了編研人員的隱性知識(shí)。在醫(yī)院日常工作中，檔案工作人員應(yīng)及時(shí)追蹤醫(yī)療服務(wù)和經(jīng)營(yíng)管理中的新熱點(diǎn)，開拓新思路，采用新視角，挖掘新的檔案資料，并在第一時(shí)間進(jìn)行收集；而且主動(dòng)對(duì)所藏檔案信息進(jìn)行分析和研究，必要時(shí)還可與相關(guān)科研和管理人員合作，編制出切合醫(yī)院工作實(shí)際的檔案編研材料，實(shí)現(xiàn)檔案信息到現(xiàn)實(shí)成果的轉(zhuǎn)化，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供參考和依據(jù)。

作者單位：河北省唐山市人民醫(yī)院