新時期高校網上辦公系統建設的主要問題與對策

隨著校園網絡的飛速發展，網上辦公系統對提高高校的辦公效率和決策的科學性、準確性及綜合管理水平和競爭能力有著越來越重要的意義。但與此同時，隨著各高校內涵式發展的不斷深入，高校管理工作不斷出現新情況、新問題，已越來越成為阻礙高校提升辦學層次、拓展辦學空間、加快內涵發展的重要因素。這對校園網上辦公系統在如何統籌、細化、深化前期系統的功能，如何加強系統的協同性、工作流程的可操作性以及運用過程中的人性化等方面提出了迫切要求。其一，高校越來越龐大信息量的共享要求對網上辦公系統的協同性提出新要求。其二，高校科學化與現代化管理要求對網上辦公系統的工作流程化提出新要求。其三，高校教學管理工作服務至上的理念對網上辦公系統的人性化提出新要求。

一、高校網上辦公系統設計中存在的問題

（一）缺少統一的整體規劃，業務系統各自為陣

在校園網上辦公系統逐步推進、建設和發展過程中，由于校內各職能部門的上級業務主管部門對其信息化建設要求的差別、各業務部門自身對信息化需求上的差別，以及工作相關的業務系統信息化建設水平上的差別，造成很多高校對校園辦公網絡沒有進行統一的整體規劃，高校各個部門各自為陣，在內部建立起各種分散的系統，最后形成一個個“信息孤島”。這主要表現在：一是部分高校對網上辦公系統重要性的認識并不充分，沒有將其作為一項重要工作來抓；二是缺少校園網上辦公系統的領導決策機構，也沒有制定相應的總體規劃；三是各個部門之間的信息不對稱、信息化的某些內容重復建設、校內人員登錄操作程序復雜繁瑣，人力財力浪費嚴重；四是信息技術的整體推廣應用水平還有待提高，教育資源相對匱乏，資源整合力度及資源共享等方面需要進一步加強。

（二）工作流程設計缺乏完整性，適時查詢和歸檔功能不完善

工作流程設計目的是通過將高校的工作分解成定義良好的任務、角色，按照一定的規則和過程來執行這些任務，以提高工作效率、降低生產成本。目前高校的工作流程主要存在以下幾個問題。

1. 工作流程的定義沒有契合高校或部門的實際需求。其原因主觀上是高校相關部門沒有提出切合實際的需求分析和操作節點明確的工作流程；客觀上，系統開發廠商沒有深刻分析高校的實際情況，對其現有的通用系統沒有進行深入地個性化修改。

2. 工作流程的完整性沒有得到應有重視。校園網上辦公系統的操作，很大部分是按照工作流程操作完成的，這些工作流程包含了文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，以及在對業務工作進行網上操作時留下的操作痕跡，這是完成工作流程的重要內容。對網上操作過程中記錄完整性的忽略，有主觀認識不足的問題，很大程度上也是信息技術的發展還沒有完全解決操作過程中對流程實時記錄的問題。

3. 工作流程中實時查詢和歸檔功能缺乏或者不完善。與傳統的辦公模式相比，校園網上辦公系統最便捷的功能就是能夠提供實時查詢。當前的校園網上辦公系統查詢功能相對薄弱，或只能以標題查詢，或不能二次查詢，或者不能在所有模塊和所有環節進行查詢。此外，因工作流程的起始環節沒有進行精細分類和良好定義，與綱舉目張的歸檔要求相去甚遠。

（三）人性化程度不高，忽略了教育科研的功能體現

在國內校園網絡發展的第一階段和第二階段，校園網絡強大的交流、發布功能深得人心。業務工作與網絡的契合以及工作人員與網絡辦公系統的結合都能高效對接起來。相關工作人員能否安全、便捷、及時地在網絡辦公系統中處理工作，直接關涉到校園網絡辦公系統的普及運用，關涉到校園辦公網絡使用的效率和工作的效率。但從目前情況來看，隨著業務工作流程復雜性以及信息量的不斷增加，網絡信息的技術含量也在不斷提升，校園網絡辦公系統對計算機操作系統、網頁瀏覽器、以及對操作人員的要求也在不斷提高，校園網絡辦公系統的人性化程度相反卻在降低。此外，校園網絡辦公系統中，教務和科研等核心工作性質的要求，使高校相關業務系統的工作流程也日趨復雜，從一定程度上增加了新時期校園網絡辦公系統人性化操作的難度。

二、高校網絡辦公系統設計的基本原則

校園網絡辦公系統的建設是一項系統工程，從系統軟件開發廠商的選定，到系統功能的實現，都不是一蹴而就的事情。即便項目按照合同的約定，在規定的期限內完工，其后期的個性化修改、維護與管理也是一個長期的過程，也要面臨一系列的問題。因此，新時期校園網絡辦公系統的設計必須遵循一定原則。

（一）實用性原則

與實用性相悖的是“大而全”、“雜而全”的系統設計思路。在系統開發過程中，不少高校希望通過校園網絡辦公系統一攬子解決所有行政事務工作的問題，不但所有的業務工作都開發了相關的網上辦公系統，而且每個業務系統中都開發了數十個模塊以解決不同的業務部門的內部工作。這種設計思路，往往初期投入大，項目完工后投入使用的模塊少，造成資源浪費和資源閑置并存。校園網絡辦公系統面對的終端用戶，并不是計算機專業操作人員，而是包括學生、任課教師、行政工作人員以及校領導在內的各個類別的人員。因此，校園辦公網絡系統必須人機界面友好，工作人員只需經過簡單培訓，便能熟練掌握相關流程，達到工作人員與校園辦公網絡系統無縫對接的效果。

（二）發展性原則

校園網絡辦公系統的發展體現在兩個方面，一是后臺技術的可擴展性。這要求校園網絡辦公系統開發方必須具備符合國際標準與可廣泛使用的設計技術。支持多用戶在不同地點并發工作；根據用戶要求確定共享和私有信息的內容，并提供顯示級、視窗級和對象級的共享手段，數據采用分布和集中相結合的方式；分布的計算機軟硬件系統，能夠實現異構環境下的互聯與互操作；系統可與其他系統相連并使用現有軟件，具有靈活的協調機制，能夠較快地應付各種意外情況的發生；系統的組織結構可縮放，可根據需求的增加進行相應功能的增加。二是系統模塊之間的可集成性。系統在設計時，必須考慮與數字化校園平臺系統的集成。在數據的編碼、認證的過程和信息發布的方式上，按照國際標準通用、常規的、基礎的規范進行，避免大規模的再次開發和改造。

（三）穩定性原則

校園網絡辦公系統的穩定性包含兩個方面：一是系統自身在一定時間內的相對穩定，與其相對的是繁雜的插件和頻繁的升級；二是系統對所依賴的環境穩定性，即環境的改變不對系統造成影響。由于校園網絡辦公系統面對的終端用戶年齡和層次的差別較大，因此相對穩定的操作方式和操作過程，可以增強用戶對系統的信任和依賴。相反，經常性系統升級或者變化操作方式，都可能給用戶帶來一系列操作上的不便，影響系統的運用和推廣。此外，操作系統以及瀏覽器的維護升級，不能對辦公系統產生影響。系統管理中的人員授權、權限控制、訪問控制、人員交接等方面操作必須簡單易學。在下一次較大規模的再次開發前，網上辦公系統的維護和管理，僅需相關人員具備簡單專業知識即可完成。

（四）安全性原則

安全性應該成為校園網上辦公系統正常運轉的先決條件。校園網絡辦公系統的安全主要包括物理安全與邏輯安全。物理安全主要指網絡硬件的維護和數據的保密性、完整性、可用性等。邏輯安全的控制一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。維護安全的手段必須足夠強大，并方便使用者掌握和利用。校園網絡系統建成后，任何人都可以通過計算機訪問高校的校園網絡，其中就可能有“黑客”攻擊網絡，傳播計算機病毒，或竊取保密的技術資料及數據等，給安全管理帶來重大威脅。只有很好地重視校園網上辦公系統的安全管理，才能保證校園網與辦公自動化系統的正常運行。

三、解決高校網絡辦公系統中存在的問題的對策

（一）促進辦公協同和數據共享

首先，建立統一的校園網絡辦公或數字校園管理機構。要完成新時期的校園網絡辦公系統的建設，必須通盤考慮信息化建設的機構設置、人員安排、工作難度等具體情況。要通過建立統一的決策機構、領導機構，對校園網絡辦公系統的建設做出整體規劃與全面部署，全面負責校園信息化建設，在管理體制上杜絕各部門各自為陣的現象。

其次，按照“五個統一”建立全校統一的網絡辦公系統。前期的網絡辦公系統都是校內各部門基于自身業務建立起來的相對獨立的系統。新時期的校園網絡辦公系統要破解這一難題，必須按照“統一標準、統一應用、統一數據庫平臺、統一身份認證、統一信息門戶”的原則，由專業系統開發廠商開建不同的業務系統；并在先后開建不同業務系統的情況下，每一個系統必須以統一的平臺為基礎，以現有的統一門戶為入口，建成之后的系統必須預留二次開發的集成接口。

再次，明確并定義好共享數據或信息的歸口管理。校園網絡辦公系統的各個部門都會涉及到共同的數據。在建立統一平臺之前，各部門都建立了各自需求的數據，但是不同部門統一類型的數據往往并不一致。譬如，教務處教師的信息與人事處教師的信息可能相去甚遠。因此，明確不同部門的數據是數據共享的前提。這要求每一個部門對其提供的數據要不斷地實時更新、維護，并且及時保留到公共平臺，其他部門對定義良好的數據，只能讀取，禁止更改。譬如，學生的數據只能由學生工作處錄入更新，教務處、財務處可讀取、不可更改，教師的數據只能由人事處錄入更新，其他部門可讀取、不可更改。

（二）優化網上辦公流程設計

首先，要在戰略層次上進行工作流程設計。應對高校面臨的內外部因素進行系統了解與把握，對廣大辦公人員的需求進行系統分析，確立高校網上辦公系統工作流程設計的基本原則，不斷優化以流程為核心的操作過程，制訂既符合高校及部門實際，又能科學反映工作規律的工作流程。

其次，要在職能層次上進行工作流程設計。工作流程設計過程中，應以團隊協作與項目管理為目標，整合資源，實現協同工作，有效促進工作方式向科學化、合理化的方向轉變，從而最大可能地提高辦公效率。同時，要充分利用計算機及其相關系統軟件的功能，提升校園辦公網絡系統查詢、歸檔的效率，使校園網絡辦公系統的功能落到實處。

再次，要在方法層次上進行工作流程設計。校園網上辦公系統的具體設計過程中，應根據高校各級管理人員高效處理日常工作事務的需要，特別強調工作的流程化和流程節點的可操作性，對影響工作效率的各個環節采用合理的工作流程方式加以處理，最大限度地實現人性化與靈活性。

（三）提高工作人員網上辦公意識

首先，加強校園網上辦公系統技術團隊的建設。要進一步提升高校網上辦公系統的管理操作水平，必須加大高水平專業人才的培養與引進力度，建立一支熟悉高校管理、長于宏觀規劃、擅長硬件技術、掌握軟件技術的團隊。同時，要建立良好的人網交流技術基礎，實現強大的網上辦公系統的適應能力，使校園網上辦公系統既能建立在不同的操作平臺之上，又能適應不同廠商且實時升級的瀏覽器和其他相關應用軟件，以此盡量減少因技術不成熟造成使用人員對校園網絡辦公系統的抵制。

其次，加強培訓，提高辦公人員的網上辦公或者無紙化辦公意識。盡管網絡辦公已成大勢所趨，高校辦公硬件已基本普及，但仍有相當一部分人對傳統的辦公方式有較強的依賴性，對無紙化辦公的前景心存疑慮，而且片面地認為使用網上辦公系統就是為了提高工作效率，而對提高管理決策與服務師生的功能缺乏深刻理解。因此，各高校應該加大媒體的宣傳力度，首先爭取高校領導的支持，減少網上辦公系統建設過程中的各個環節中可能出現的阻力，同時，加大對校園網絡辦公系統的使用人員特別是加強對老同志的培訓，使辦公人員都能掌握計算機網絡基本操作，能夠運用計算機網絡進行文字處理、數據管理、信息表達和網上交流，全面提升高校工作效率。

再次，建立健全校園網上辦公系統的相關制度體系，有計劃、有步驟全面推進高校網上辦公進程。這一制度體系包括校園網上辦公系統建設的總體規劃、組織機構、經費投入、基礎設施建設、數字校園建設、網絡基礎平臺建設、網絡安全建設等系列規劃和規章制度。只有通過制度才能更好地規范管理、才能更好地引導良好網上辦公意識，高校網上辦公系統建設與實施才能落到實處，持續發展。

網絡信息的幾何倍率增長和網絡信息技術的超快速發展，使新時期網上辦公系統建設效果只有更好，沒有最好。新時期，要實現高校網上辦公系統的共享性、流程化和人性化的目標，必須不斷地優化、發展網絡信息系統。同時，無論網絡技術如何發展、高校管理工作如何繁雜，信息系統的共享性、流程化和人性化始終是高校網上辦公系統最為重要的建設目標。

責任編輯：徐建秋