近十年來高校圖書館與資料室關系的研究

唐山學院圖書館 〔河北省唐山市 063000〕 劉君君

高校圖書館與院系(所)資料室的關系是多年來圖書館學研究的重要問題之一。筆者用 CNKI中國期刊全文數據庫,于2009年10月28日,檢索當日該數據庫共收錄綜合性和專業性特色期刊8 200余種,全文總量達2 300多萬篇。筆者要研究的課題是近十年來高校圖書館與資料室的關系,在高級檢索界面輸入的檢索關鍵詞是“高校圖書館”、“資料室”,布爾邏輯算符為“并且”,檢索范圍為全部期刊,檢索模式為模糊匹配,時間段選擇為 1999年～2008年,共計10年,檢索到相關論文總計993篇。1999年以來,正好是中國高等教育大規模擴招的一段時間,各高校圖書館和資料室都得到了很大發展。中國期刊全文數據庫是我國權威的全文數據庫之一,利用該數據庫得出的檢索數據也同樣具有權威性和代表性,本文即是利用這組數據討論近十年來高校圖書館與資料室的關系問題。

一、高校圖書館與資料室關系的政策性規定

到目前,我國還沒有一部成文的圖書館法。對高等學校圖書資料工作的主要依據是教育部 2002年2月21日印發的《普通高等學校圖書館規程(修訂)》(以下簡稱《規程》)。《規程》規定:“高等學校圖書館是學校的文獻信息中心”、“組織和協調全校的文獻信息工作,實現文獻信息資源的優化配置”、“高等學校的院系(所)資料室是全校文獻保障體系的組成部分,在業務工作和資源配置上,接受學校圖書館的指導與協調。應面向全校開放,提供文獻信息服務,實行資源共享”。這里明確了高校圖書館與資料室的定位,即資料室是圖書館系統的子系統,是全校文獻信息保障體系的組成部分,是對學校圖書館功能的補充。校圖書館面向全校讀者提供必須的文獻資料信息,為培養與提高讀者的全面素質服務;而資料室由于專業性、針對性較強,其提供的資料具有“專”而“精”的特點,直接為本院系師生的教學和科研服務。由于資料室的服務范圍依據《規程》是對全校師生開放,因此,資料室應該發揮不同于圖書館“廣”而“博”的文獻資源建設與服務,具體分析讀者狀況,研究讀者對專業文獻信息多樣化、個性化的需求,合理配置室藏資源,走“專”而“精”的專業文獻資源建設與服務之路。

二、高校圖書館與資料室關系的歷史考察

高校圖書館與高校院系(所)資料室的關系是多年來圖書館學研究的一個重要問題,并且比較平穩,沒有明顯的熱炒和冷落,圖書館與資料室的關系有如下三種結論:

(一)取消資料室

取消資料室即廢掉現有的各院系(所)資料室,將現有圖書資料和人力資源都合并到校圖書館,實現全校圖書資料的一體化管理,建立全校統一的文獻信息中心。這樣做的好處是,統一了文獻資源配置,避免造成資源浪費;存在的問題是,教師利用圖書資料不夠方便,不利于教師隨時跟蹤學科研究進展。因為高校專任教師并不坐班,每周可能只有兩個半天到校參加例會,其余時間上完課便回家了,如果各系都保留有資料室,在會余或課余就可方便地到資料室翻看專業期刊,了解學術前沿信息。當然,教師也可以到圖書館借閱圖書資料、了解學術信息,但現在各高校圖書館都進行了改革,教師專用的參考室、閱覽室基本上都與學生閱覽室合并,其目的是提高資料利用率,避免機構重復設置。但從筆者的觀察來看,教師對圖書館的依賴性遠比對資料室的依賴性要小。對教師來說,利用資料的便利性原則是第一位的。唐山學院歷史上對資料室的管理,在存廢問題上經歷了一個輪回。20世紀90年代初,曾將各系資料室收歸圖書館管理;但經過幾年的實踐,廣大教師感到利用圖書資料非常不便,后又應教師的強烈要求恢復了各系資料室的建制。從近幾年發表的相關論文來看,取消或合并資料室的呼聲還是有一定市場的。2009年10月28日,筆者通過 CNKI中國期刊全文數據庫進行檢索,檢索入口選“主題”,檢索詞為“取消高校資料室”,時間段為 1999年～2008年,檢索結果為 10篇,輸入檢索詞若為“合并高校資料室”,得到的檢索結果為77篇,表明取消或合并高校資料室還是有很大比重。

取消或合并資料室的原因歸結起來有:(1)經費嚴重不足和嚴重浪費并存。由于相當一部分圖書資料經費被分割給各系資料室,使得多數學校的圖書館難以購置像《四庫全書存目叢書》那樣價格昂貴又有極高收藏價值的大型叢書;系資料室僅有一杯羹,在購藏珍貴文獻資料方面更是捉襟見肘,望書興嘆。但是,另一方面,各類相近系資料室往往又重復訂購大量的圖書和期刊。據唐山學院的調查,全校各系資料室與圖書館期刊重復訂閱率達 63%,有兩種雜志竟訂了20份,僅有一個系資料室未訂。(2)文獻信息資源嚴重短缺和嚴重閑置并存。經費嚴重不足和浪費的直接后果是,有價值的圖書資料入藏量逐年下降。但是,另一方面,系資料室這有限的藏書多數只對本系教師和研究生開放,少數還接納本系寫畢業論文的本科生,使得本系更廣大的學生和全校其他師生無法享受其信息服務,使得有限的文獻信息資源被長期閑置。有關調查統計顯示,系資料室的圖書期刊平均年利用率只有 10%。(3)資料人員角色尷尬,素質難以提高、工作難以到位。資料人員在高校教職員工隊伍中,過去長期處于勤雜工的地位,資料人員多被視為調入家屬的安置崗。近年來資料人員的地位雖有所提高,但也只是被劃入教輔人員的行列。這就決定了資料人員的業務素質起點普遍不高,學歷水平和專業水平難以跟蹤本專業前沿信息。加上編制少,多數資料室只有1人,有的還身兼系務或學生工作,使得資料室難以發揮信息服務職能。(4)管理上具有行政系統條塊分割的弊端。現在很多高校對系資料室管理體制是資料人員在行政上屬所在系管,在業務上屬圖書館管,實際情況往往是圖書館因資料室分散在各系,管理起來力不從心,而各系領導對資料室建設往往重視不夠,主觀隨意性較強,這種體制很容易形成兩不管的管理真空。因此,高校資料室應予裁撤。

(二)加強資料室建設

持加強資料室觀點的學者認為,高校資料室不但不能裁撤,而且還應該在保存的基礎上進一步加強,其理由是:圖書資料是為了用的,高校圖書館是學校教學和科學研究工作的重要組成部分,要履行教育職能和信息服務職能,為教學和科研服務。保留各系部資料室,就能極大地方便教師利用圖書資料,最大限度地發揮圖書資料的情報價值。2009年10月28日,筆者利用 CNKI中國期刊全文數據庫,檢索入口選“主題”,檢索詞為“加強高校資料室建設”,時間段為 1999年～2008年,得到檢索結果為 203篇。

持資料室應加強觀點的論文作者多數為資料室工作人員。他們認為:(1)資料室處在教學第一線,它的工作具有直接性、動態性、時效性的特點,有利于教學科研人員充分利用資料。(2)圖書館主要是通過外借、閱覽、新書介紹等具體工作為廣大讀者服務,它的大量工作是文獻的基礎工作和管理工作,是一種文獻服務。而資料室是以資料、情報工作為主,非常注重最新、最活躍、最熱門的情報資料的收集與交流,這是資料室最具特色的功能。鑒于圖書館擔負的是全校廣大讀者的服務工作,很難開展具有深度和活力的情報工作,而資料室恰恰具有專業情報工作的條件和優勢。(3)圖書館與系資料室面對的情報需求層次不同。圖書館的服務對象主要是學生,而資料室的服務對象主要是本系的教師。學生和教師的需求層次是存在較大差距的。這種需求層次的差異也決定了各自對情報資源開發有著極大地不同。

系資料室藏書的最大特點是所收藏的文獻具有很強的專業性,緊密結合本系教學與科研。資料室重點收藏本系專業和相近專業的國內外文獻資源,其中包括中外文圖書、學術論文、研究報告、專利文獻及本學科近期中外文核心期刊等。除了收藏保管圖書外,資料室的另一重要任務是根據教學、科研的需要,對專業資料開展二次與三次文獻搜集、整理、編制工作。資料室工作具有極強的專業性,與圖書館不同的是,它面對的讀者主要是教師和研究生,它的收藏是專業化的,能比較全面系統地反映本學科的狀況。同時,系資料室具有優越的地理位置,系資料室一般都設在本系教學樓內,師生可利用空閑時間隨時查閱資料;并且它的開架閱覽直接向讀者展示了室藏,既省去了讀者查抄目錄的時間,又提高了圖書資料的利用率和流通率,最大限度地滿足了讀者的不同要求。

(三)資料室分館化

資料室分館化是 “存”和 “廢”的結合,是圖書館與資料室關系的折中,也是目前圖書館與資料室關系的主流思想,在北京大學和北京師范大學都已實現。1997年～2000年左右,發表的相關論文討論的主題還是加強校園網絡化建設,實現校內文獻資源共享。這一時期,我國剛剛提出建立中國教育科研網(CERNET)和中國高等教育文獻保障系統(CALIS),有作者就提出利用網絡建立高校內部統一的文獻資源體系。然而,因為觀念的問題,這一時期主要是理論探討,研究的針對點是高校圖書館不能對資料室實行有效的管理,缺少統一規范與協調,圖書館既未能對資料室實行真正統一的業務領導,也很難真正成為學校的文獻情報中心,圖書館的圖書資料總目錄不能反映出各資料室的自購文獻。現在這個問題,隨著計算機和網絡技術在圖書館的廣泛應用,已能夠很好地解決了。2000年以后,隨著各高校校園網絡建設的成熟,各高校整合內部的文獻信息資源、實現共享已成為現實,資料室分館化管理是這個時期的突出成果。

四、網絡時代圖書館與資料室的整合

現代高校里信息資源共享已從理想逐漸變成了現實,這是計算機技術和網絡技術帶給圖書館的革命性變化。傳統的圖書館時代,我們通過手工目錄、交換目錄、郵寄圖書資料、復印等達到資源的共享,還有成本更高的是親自到其他圖書資料部門去借閱。然而,在現代這樣一個網絡無處不在的時代,圖書館與資料室不再拘泥于由誰來管理,而在于能夠使資料得到共知、共建和共享,共知、共享的方式是通過OPAC來檢索館藏信息。同時,電子資源在圖書館的廣泛普及使得資源共享更為便捷,期刊數據庫以清華同方、重慶維普、北京萬方數據為代表,電子圖書以超星、書生、方正阿帕比為代表,其他如學位論文、標準、專利、學術報告等都有了電子版并可網絡檢索。圖書館與資料室依賴校園網絡環境整合完成后,達到了信息資源的一體化和共建共享,就“無須在組織上實行圖書館、資料室、情報室的一體化”。

唐山學院歷史上對資料室的管理正應了“合久必分、分久必合”這句老話,上世紀 90年代初期,我院將圖書館與資料室合并,資料室的人、財、物都收歸圖書館管理,想法是構建一個統一的館藏體系,合理使用有限經費采購文獻資源,并且可以有效地節省人力資源;但合并幾年后取得的經驗和教訓是,老師們利用文獻不便、意見很大,因為老師們都不坐班,都想利用有限的到班上集中的時間看看最新資料,這樣又在各系恢復了資料室的建制,方便了老師們的借閱,也形成了負面影響。資料室與圖書館互不通氣,任意采購,使得本來緊張的購書經費并未真正花在刀刃上。另外,資料人員缺乏圖書館在學術上的扶持和工作中的激勵,嚴重影響了他們的工作質量和積極性的發揮。

2000年,我院升本后建設了新校區,硬件設施上了一個很大的臺階,建成了高速校園網,圖書館購買了中國期刊網全文數據庫、優秀博碩士學位論文數據庫、萬方外文期刊數據庫、超星數字圖書館等數字資源,還有若干種免費數字資源在校園網上運行,各系資料室的計算機及校園網上的任一臺計算機都可以使用這些電子資源。這些電子資源的使用大大提升了我院文獻信息資源為教學和科研服務的水平。校園網絡環境的建立,為整合圖書館與系部資料室的文獻資源打下了硬件基礎,圖書館對資料人員進行培訓后為各資料室安裝了編目軟件,18個資料室的 6萬余冊圖書的書目信息進入了圖書館的OPAC系統,并且統一制定了文獻資源借閱規則,實現了校園內的文獻信息資源的共知、共建和共享。這實際上是“分久必合”的結果。當然,這種“合”已不是原先意義上的“合”,它已不再拘泥于資料室的管理模式,讓廣大師生在校園網內任何一臺聯網計算機上了解圖書館和各系的文獻資源并可以借閱使用,這是文獻信息資源系統建設的最終目的。

總之,在網絡環境下,高校圖書館與系資料室將構成一個統一的信息資源體系,來為高校的教學和科研做強有力的保障。

[1]中華人民共和國教育部.教育部關于印發《普通高等學校圖書館規程(修訂)》的通知.附件:普通高等學校圖書館規程(修訂)[Z],2002-02-21.

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