海洋科學(xué)調(diào)查樣品檔案管理利弊分析及對(duì)策

薛惠芬,孫曉燕

(中國(guó)海洋檔案館 天津 300171)

海洋科學(xué)調(diào)查樣品檔案管理利弊分析及對(duì)策

薛惠芬,孫曉燕

(中國(guó)海洋檔案館 天津 300171)

海洋科學(xué)調(diào)查樣品實(shí)施檔案管理面臨著保管環(huán)境、利用方法和人員配備方面的問(wèn)題,但實(shí)施檔案管理須有法可依、有實(shí)踐基礎(chǔ),且有利于保障海洋調(diào)查檔案的系統(tǒng)性和促進(jìn)海洋調(diào)查檔案、海洋樣品的共享和價(jià)值發(fā)揮的管理優(yōu)勢(shì)。對(duì)海洋樣品實(shí)施檔案管理,健全管理機(jī)制,建立業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,推進(jìn)海洋樣品信息化和國(guó)家保管基地建設(shè),可實(shí)現(xiàn)海洋樣品的國(guó)家所有,促進(jìn)海洋樣品的統(tǒng)一管理和共享。

海洋樣品;檔案管理;分析;對(duì)策

海洋科學(xué)調(diào)查樣品(以下簡(jiǎn)稱海洋樣品)作為一種特殊的信息載體,其檔案基本屬性表現(xiàn)為歷史記錄屬性和再利用屬性,同時(shí)海洋樣品是海洋調(diào)查檔案中不可分割的一部分[1]。因此,從海洋調(diào)查檔案的齊全性、完整性和系統(tǒng)性角度來(lái)看,應(yīng)將其歸屬于海洋調(diào)查檔案系列,實(shí)施海洋樣品國(guó)家所有、統(tǒng)一管理,以確保國(guó)家海洋樣品資源的安全和共享,充分發(fā)揮海洋樣品在建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)中的信息支撐作用。但海洋樣品畢竟不同于一般傳統(tǒng)意義上的檔案,也不同于一般意義上的實(shí)物檔案[1]。要對(duì)海洋樣品實(shí)施檔案管理,還亟待解決很多問(wèn)題,才能保證海洋樣品檔案管理的有效性,促進(jìn)海洋樣品管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 海洋樣品實(shí)施檔案管理存在的問(wèn)題

一件海洋中的物體轉(zhuǎn)變成為樣品,保存其自然形成的外在和內(nèi)在特性,就同時(shí)成為海洋樣品管理中最基本的要求,而發(fā)揮海洋樣品的利用價(jià)值是海洋樣品管理的根本目的。為此,海洋樣品實(shí)施檔案管理將面臨傳統(tǒng)檔案管理中不可遇及的問(wèn)題。

1.1 海洋樣品需要特別的保管環(huán)境

海洋樣品的保管環(huán)境與傳統(tǒng)意義的檔案庫(kù)房有著很大的不同,這種不同主要體現(xiàn)在:樣品裝具和庫(kù)房環(huán)境兩個(gè)方面。一般紙質(zhì)檔案裝具為檔案盒,存放在庫(kù)房的鐵質(zhì)密集架上,磁介質(zhì)檔案則在防磁柜中保管,而生物樣品一般放在玻璃瓶、安瓿等容器中;要求避光的樣品放在棕色瓶中;干燥的固態(tài)樣品需瓶裝并放入干燥器內(nèi),必要時(shí)置冰箱內(nèi)保存;液態(tài)生物樣品還需及時(shí)添加防腐劑、抗氧化劑、充氮?dú)饣蚨趸嫉纫员４嫫湫誀钐卣鞯取：Ｑ蟮踪|(zhì)樣品中柱狀巖芯樣品存放在特殊質(zhì)地塑料管中,表層樣品可以放置在木盒中,包裝好的地質(zhì)樣品則放在大型的密集架上,樣品存取時(shí)甚至需要借助升降機(jī)實(shí)現(xiàn)。

海洋樣品對(duì)庫(kù)房環(huán)境要求非常高。海洋地質(zhì)樣品庫(kù)房要求主要體現(xiàn)在溫度上,其中,為保證一些珍貴的地質(zhì)樣品屬性長(zhǎng)期不變,需將其保存在+4℃(平均海床溫度)恒溫庫(kù)中,生物地球化學(xué)研究所用樣品和深海極端環(huán)境采集的珍貴樣品則要保存在-20℃恒溫庫(kù)房中,以保護(hù)巖芯中極易被損壞的生物分子,天然水合物樣品由于對(duì)溫度和壓力等都有很高的要求,這部分樣品的保存對(duì)環(huán)境的要求更大。由于海洋生物樣品溶劑的易燃性和裝具的易碎性,海洋生物樣品庫(kù)房需要較高的防火和防震要求,有的生物樣品也需要長(zhǎng)期低溫保存。

1.2 海洋樣品利用方式特殊

海洋樣品的利用與傳統(tǒng)檔案的利用方式截然不同,一般傳統(tǒng)檔案的利用方式大多為閱覽和復(fù)制,甚至可以用復(fù)制件代替原件提供服務(wù)利用,對(duì)檔案原件的損害程度微乎其微。海洋樣品中除了一部分樣品具有觀賞、展覽的價(jià)值之外,大多數(shù)海洋樣品的核心作用還是用于科學(xué)研究,即對(duì)樣品本身進(jìn)行分析和測(cè)試。

一般檔案提供利用涉及的工具也就是一臺(tái)復(fù)印機(jī)或一臺(tái)電腦,而海洋樣品的使用工具就相當(dāng)復(fù)雜。根據(jù)不同的利用目的,所采用的不同的分析測(cè)試方法,使用的測(cè)試儀器種類繁多。如利用海洋地質(zhì)樣品時(shí),需要對(duì)樣品初步處理的切割機(jī),對(duì)樣品進(jìn)行分析測(cè)試的粒度儀、質(zhì)譜儀、色譜儀以及顯微鏡等一系列儀器設(shè)備。一般檔案利用在閱覽室里即可以完成,而海洋樣品利用則需在儀器設(shè)備和試劑溶液等配備完全、安全條件保障的實(shí)驗(yàn)室里進(jìn)行。同時(shí),大多數(shù)分析測(cè)試方法對(duì)樣品本體是具有徹底的毀壞性。例如,最常見(jiàn)的沉積物粒度測(cè)試實(shí)驗(yàn),首先要對(duì)樣品加入雙氧水浸泡24 h,以除去樣品中的有機(jī)質(zhì),之后上機(jī)測(cè)試,有機(jī)化學(xué)測(cè)試則要對(duì)樣品進(jìn)行冷凍干燥,然后進(jìn)行研磨,之后加入一系列的有機(jī)溶劑進(jìn)行分離提取和測(cè)試。因此,絕大多數(shù)樣品利用后也就不復(fù)存在了。

1.3 管理人員需要具備多方面專業(yè)素質(zhì)

海洋樣品管理工作人員必須具備較強(qiáng)的海洋專業(yè)知識(shí)。一方面要具備海洋各學(xué)科的基本知識(shí),了解各取樣海域的物理環(huán)境和地質(zhì)環(huán)境,了解樣品的采集過(guò)程和取樣方式,只有這樣才能更好地明確所取樣品的性質(zhì)和重要程度,準(zhǔn)確地確定樣品裝具、保存方式以及保管環(huán)境等;另一方面要具備海洋樣品的預(yù)處理能力,要能掌握各種樣品預(yù)處理方法,并能熟練操作各種儀器設(shè)備,避免樣品在保存過(guò)程中部分信息的缺失。此外,為了更好地實(shí)現(xiàn)海洋樣品的服務(wù)利用,管理人員還要了解各種樣品的研究分析方法,以了解樣品使用申請(qǐng)者的利用要求,協(xié)助樣品使用者更好地利用樣品,避免樣品使用的浪費(fèi),從而最大限度上實(shí)現(xiàn)樣品的科研價(jià)值。海洋樣品管理人員還需具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。要從海洋樣品國(guó)家所有以及檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)性和安全性等角度對(duì)海洋樣品進(jìn)行保管,以實(shí)現(xiàn)海洋樣品的長(zhǎng)期保存和有效利用。

2 海洋樣品實(shí)施檔案管理的優(yōu)勢(shì)

正因?yàn)楹Ｑ髽悠繁９芎屠弥械倪@些特殊性,使人們對(duì)將海洋樣品列為檔案大家庭進(jìn)行統(tǒng)一管理提出了異議。但海洋樣品實(shí)施檔案管理并非要求海洋樣品采用傳統(tǒng)檔案的保管和利用手段,海洋樣品實(shí)施檔案管理中的困難是海洋樣品自身屬性確定的,海洋樣品不管以何種方式進(jìn)行管理都不會(huì)改變其在客觀上需要的保管和利用條件。對(duì)海洋樣品實(shí)施檔案管理在于一種管理方式方法和理念。海洋樣品實(shí)施檔案管理操作性強(qiáng),有實(shí)踐基礎(chǔ),有利于維護(hù)海洋調(diào)查檔案的系統(tǒng)性和完整性,便于實(shí)施海洋樣品的共享。

2.1 有法可依,操作性強(qiáng)

海洋樣品是海洋科學(xué)研究、資源開發(fā)和工程建設(shè)中不可或缺的資源,而海洋樣品獲取的艱難及其不可再生的特點(diǎn),使其愈顯珍貴。目前,我國(guó)大部分海洋樣品都處于由樣品采集單位分散保管狀態(tài),有的甚至沒(méi)有保存。由于各單位保管條件不一,重視程度不一,樣品的保管現(xiàn)狀也參差不齊,這種分散管理方式不僅影響到海洋樣品的長(zhǎng)期保存,還嚴(yán)重地制約海洋樣品資源的共享和再利用。我國(guó)大洋調(diào)查、近海海洋環(huán)境綜合調(diào)查和評(píng)價(jià)等少數(shù)專項(xiàng)通過(guò)項(xiàng)目管理的方式實(shí)現(xiàn)了海洋樣品集中管理,這種管理方式解決了部分海洋樣品的私有化問(wèn)題。但由于管理部門和依托的樣品保管單位具有暫時(shí)性以及被保管海洋樣品的局限性,這種管理方式不能長(zhǎng)期地全面地運(yùn)行。

要全面實(shí)施海洋樣品的國(guó)家所有、統(tǒng)一管理,唯有法制化。在法律、法規(guī)、條例、辦法和規(guī)定之間,最有權(quán)威的莫過(guò)于國(guó)家的法律,利用法律的手段實(shí)施海洋樣品的統(tǒng)一管理是最有效的途徑。《中華人民共和國(guó)檔案法》以法律的形式規(guī)范了檔案的收集、保管和利用工作,明確規(guī)定檔案實(shí)施統(tǒng)一管理,任何集體或個(gè)人不能占為己有。只要把握海洋樣品的檔案管理屬性,將海洋樣品管理提升到檔案管理高度,海洋樣品管理就有法可依,其統(tǒng)一管理和開發(fā)利用就可以得到保障和認(rèn)可。同時(shí),近年來(lái)我國(guó)海洋檔案管理事業(yè)得到了快速發(fā)展,一系列海洋檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范有效地保障了海洋檔案的歸檔和保管利用工作。因此將海洋樣品歸屬于海洋科學(xué)調(diào)查檔案系列,實(shí)施統(tǒng)一管理,具有很強(qiáng)的操作性。

2.2 有實(shí)踐基礎(chǔ),可行性高

與海洋樣品類似的地質(zhì)樣品,已經(jīng)實(shí)施了樣品實(shí)物與檔案資料的統(tǒng)一管理。地質(zhì)檔案工作中定義實(shí)物地質(zhì)資料為“地質(zhì)勘察、科學(xué)研究和其他有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中所采取并按有關(guān)規(guī)定留存的巖礦心、標(biāo)本、樣品和光薄片等實(shí)物及其有關(guān)資料。著錄時(shí)簡(jiǎn)稱實(shí)物”[2],即地質(zhì)實(shí)物按照檔案要求進(jìn)行著錄。國(guó)務(wù)院令349號(hào)發(fā)布的《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》中明確地質(zhì)資料包括了“巖礦心、各類標(biāo)本、光薄片、樣品等實(shí)物地質(zhì)資料”,即將地質(zhì)樣品實(shí)物和其他形式的資料并列共同構(gòu)成了地質(zhì)資料檔案。

多年來(lái),海洋檔案工作者也一直在探索著海洋樣品納入檔案管理的方式方法,早在全國(guó)海岸帶和海涂資源綜合調(diào)查項(xiàng)目檔案管理中就提出“典型的標(biāo)本、樣品也應(yīng)妥善保管”[2],西北太平洋環(huán)境調(diào)查項(xiàng)目檔案管理規(guī)定中也將樣品、樣本作為歸檔范圍。正在實(shí)施的“908”專項(xiàng),參加單位數(shù)百個(gè),涉及沿海11個(gè)省、市、自治區(qū)和海洋、科學(xué)院及高等院校等多個(gè)系統(tǒng),已經(jīng)通過(guò)項(xiàng)目管理方式實(shí)現(xiàn)了該專項(xiàng)調(diào)查獲取的海洋生物樣品、海洋地質(zhì)樣品實(shí)物向委托保管單位的移交和集中保管,“908”專項(xiàng)檔案工作中通過(guò)建立替代卷,保管海洋樣品的目錄信息及委托保管信息,保持了“908”專項(xiàng)所有資源的有機(jī)聯(lián)系。實(shí)踐證明,海洋樣品的統(tǒng)一集中管理是完全可行的,而在國(guó)家法律框架下,這種管理方式將更具說(shuō)服力和生命力。

2.3 系統(tǒng)性強(qiáng),便于利用

海洋樣品是海洋調(diào)查過(guò)程中獲取的第一手資料,與海洋調(diào)查數(shù)據(jù)和調(diào)查活動(dòng)過(guò)程形成的其他信息資源共同構(gòu)成海洋調(diào)查信息資源整體,這些信息資源互為依賴、互為印證。因此,對(duì)海洋樣品實(shí)施檔案管理,可以更好地維護(hù)海洋調(diào)查檔案的完整性和系統(tǒng)性,保持了海洋調(diào)查各類信息資源之間的有機(jī)聯(lián)系性。

由于海洋樣品與其分析數(shù)據(jù)以及其他調(diào)查成果之間這種密不可分的關(guān)系,使得海洋調(diào)查資源再利用時(shí),這種檔案管理的系統(tǒng)性就避免了各類信息資源分散管理造成的脫節(jié)現(xiàn)象,為各類信息資源的互相佐證提供了有力的保障。同時(shí),海洋樣品一旦納入海洋檔案管理范疇,海洋樣品擁有的國(guó)家所有屬性使海洋樣品的共享就成為可能。

3 實(shí)施檔案管理的策略和方法

針對(duì)海洋樣品檔案管理中存在的問(wèn)題,可以從機(jī)制建設(shè)、工作程序和規(guī)范建設(shè)、海洋樣品信息化建設(shè)和保管利用基地建設(shè)入手,實(shí)現(xiàn)國(guó)家層面上的統(tǒng)一,促進(jìn)海洋樣品更有效地為海洋事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.1 建立健全的海洋樣品管理運(yùn)行機(jī)制

首先明確海洋樣品的概念及其國(guó)家所有的屬性,海洋樣品工作“實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”[1]。其次成立海洋樣品工作機(jī)構(gòu),包括領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、管理機(jī)構(gòu)和海洋樣品保管機(jī)構(gòu)等。結(jié)合海洋樣品工作專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn),建立海洋樣品工作專家組,指導(dǎo)海洋樣品管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,負(fù)責(zé)海洋樣品價(jià)值鑒定和驗(yàn)收工作。再次明確海洋樣品工作機(jī)構(gòu)在海洋樣品工作環(huán)節(jié)中的作用和應(yīng)履行的職責(zé)。做到“海洋樣品出現(xiàn)在哪里,管理工作跟哪里”,并將海洋樣品的管理工作滲透到海洋樣品業(yè)務(wù)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

3.2 制定海洋樣品業(yè)務(wù)工作程序和規(guī)范

以國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的方式建立海洋樣品業(yè)務(wù)工作程序和規(guī)范,促進(jìn)海洋樣品的科學(xué)管理和合理使用。海洋樣品業(yè)務(wù)工作程序和規(guī)范主要體現(xiàn)在海洋樣品獲取、整理、歸檔、鑒定、驗(yàn)收、移交、保管和利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。如,制訂海洋樣品的歸檔范圍和保管期限。即哪些海洋樣品應(yīng)該歸檔,這些歸檔樣品的保管期限是多久;規(guī)范海洋樣品整理方法和要求,包括歸檔樣品的裝具、樣品處理方法、樣品標(biāo)識(shí)和樣品歸檔手續(xù)等;明確海洋樣品的利用程序和要求,包括海洋樣品利用的手續(xù)、方法和權(quán)限,其中還要明確樣品利用和保存之間的關(guān)系,即對(duì)消耗性的海洋樣品,再利用時(shí)應(yīng)如何保持保證利用與長(zhǎng)期保管的平衡;海洋樣品的移交和保管等,也需要制定相關(guān)的制度和要求,便于海洋樣品的管理和管理工作的監(jiān)督檢查。

3.3 大力推進(jìn)海洋樣品信息化建設(shè)

開展海洋樣品信息化建設(shè)是促進(jìn)海洋樣品資源統(tǒng)一管理和共享的有效途徑,也是解決海洋樣品實(shí)施檔案管理問(wèn)題的有效辦法。目前海洋數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)納入《國(guó)家海洋事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要》,是國(guó)家海洋事業(yè)發(fā)展中重要保障措施之一,這是海洋樣品實(shí)施檔案管理為海洋樣品信息化建設(shè)提供的良好契機(jī)。海洋樣品信息化建設(shè)主要包括兩個(gè)內(nèi)容:①對(duì)海洋樣品進(jìn)行數(shù)字化,包括對(duì)海洋樣品實(shí)體的圖像化、調(diào)查和分析現(xiàn)場(chǎng)的影像化以及海洋樣品描述和分析信息的結(jié)構(gòu)化等,使海洋樣品從一個(gè)實(shí)物提升為具有多種表現(xiàn)形式的信息復(fù)合體[3]。②建設(shè)國(guó)家海洋樣品資源共享系統(tǒng),將保管在不同物理位置的海洋樣品實(shí)物通過(guò)樣品信息復(fù)合體在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上展示出來(lái),為廣大海洋科學(xué)工作者直接利用或提供利用途徑,最大限度上發(fā)揮這些資源的作用和價(jià)值。

3.4 建立國(guó)家海洋樣品保管和利用基地

海洋樣品采取海洋檔案的統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)原則。海洋樣品獲取單位應(yīng)對(duì)海洋樣品進(jìn)行處理、規(guī)范化整理和歸檔集中保管;珍貴的、需長(zhǎng)期保存的海洋樣品或者國(guó)家海洋專項(xiàng)調(diào)查獲取的海洋樣品應(yīng)在國(guó)家層面上實(shí)施集中保管,因此需建立國(guó)家海洋樣品保管和利用基地。如國(guó)土資源部實(shí)物地質(zhì)資料中心就是從事實(shí)物地質(zhì)資料保管利用的公益性事業(yè)單位,負(fù)責(zé)承擔(dān)實(shí)物地質(zhì)資料的收集、整理、保管、利用、研究,為上級(jí)部門提供決策支持和技術(shù)支撐,向社會(huì)提供公益服務(wù)。因此,在改善海洋調(diào)查單位海洋樣品基本保管條件的同時(shí),重點(diǎn)建設(shè)國(guó)家海洋樣品保管和利用基地,使之成為公益性服務(wù)機(jī)構(gòu),保障海洋樣品的齊全、完整、安全和及時(shí)提供利用,促進(jìn)海洋樣品工作持續(xù)健康發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

海洋樣品實(shí)施檔案管理將建立起我國(guó)海洋樣品工作和海洋檔案工作的創(chuàng)新機(jī)制,加快實(shí)施海洋樣品統(tǒng)一管理的步伐,促進(jìn)海洋樣品的共享和長(zhǎng)久利用,充分發(fā)揮海洋樣品在我國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)、海洋工程建設(shè)和國(guó)家安全中的積極作用。

[1] 薛惠芬,袁澤軼.論海洋科學(xué)調(diào)查樣品管理的檔案屬性[J].海洋開發(fā)與管理,2011,28(1).

[2] 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.DA/T 23-2000地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則[S].2000-12-06.

[3] 袁澤軼,薛惠芬.海洋調(diào)查樣品與其檔案信息的數(shù)字化整合[J].蘭臺(tái)世界,2010(7).