關于醫學科研檔案管理的思考

林 蘋

關于醫學科研檔案管理的思考

林 蘋

福建省醫學科學研究院

用科學發展觀指導醫學科研檔案管理，對于充分發揮醫學科研檔案在醫學科研創新中的作用，對提高醫學科研有著重要的意義。

醫學科研 檔案 管理

醫學科研檔案是指在醫學科研中形成、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式載體并經過立卷歸檔的文件材料，是醫學科研活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，是醫學科研單位的寶貴財富。用科學發展觀指導醫學科研檔案管理，對于充分發揮醫學科研檔案在醫學科研創新中的作用，對提高醫學科研水平具有重要的意義。

1 醫學科研檔案的特殊性

醫科院科研檔案是在實施科研過程中的真實記錄，它真實記錄了一項研究課題從選題、設計、實施（實驗）、鑒定、報獎到成果轉化的全過程，而這個過程都要經歷一個時間長（如我院的DNA檢測、雷公藤等科研項目，歷經多年研究）、內容多、范圍廣的過程；雖然一般的課題都是按專業來進行的，但由于大量的新科技不斷應用于醫科院科研領域，使得一項科研課題的完成可能是多學科的綜合與多部門的協作，這就決定了科研具有連續性強、周期長、專業性強、綜合性強、協助多的特點，這一特點必然使得其檔案具有形成分散、周期長、成套性強、載體形式多樣且數量大等特征。

2 醫學科研檔案質量存在的問題

醫學科研檔案形成的分散性特征決定其收集困難，多數科研課題從立項到完成周期較長，文件材料在分期分階段中零星產生。一些課題由若干人或兩個以上單位組成課題組，他們可能來自不同的專業、不同的部門（單位），在各自的崗位分散從事著共同的任務，零星產生著文件材料。由于時間長、人員分散，加上有的科研人員在科研檔案管理方法和意識上較為欠缺，沒有保管科研材料的有效辦法和良好習慣，易造成檔案材料的遺失，從而導致檔案材料收集的不齊全。在課題研究實驗階段，容易發生實驗記錄、實驗報告、計算材料、關鍵核心文件質量參差不齊的現象，容易發生沒有詳細的科研背景交代材料和實驗記錄不完整、不系統，有的對實驗目的、結果、步驟、方法等記述不清楚或殘缺不全，有的沒有按要求進行涂改、修正，隨意性大，缺乏統一的記錄和規格標準。

醫學科研檔案專業性強、綜合性強的特點，決定了課題文件材料無法用一個簡單的范圍去框套，對歸檔范圍的確定不盡明確詳細、不便操作，從而影響科研檔案的準確性、系統性。

部分科研人員過分強調保密的需要，不愿上交全部文件材料，從而使一些關鍵技術、核心技術的文件材料無從收集；此外，科研項目鑒定、報獎材料與檔案歸檔材料要求的不一致，即科研鑒定、報獎只需來源性材料、鑒定性材料，而一項課題從立項到結束這一過程所產生的凡屬于科研檔案歸檔范圍的均要歸檔，也是造成核心部分技術資料缺乏的原因。

3 提高醫學科研檔案管理質量的對策

3.1 采取定期收集和隨時收集相結合的方法強化管理

針對科研課題文件材料產生分散的特點，強化科研檔案工作收集是有效的管理方法。如采取提前介入和全程跟蹤等措施，在課題開始時即建立檔案跟蹤袋，規定統一的記錄用紙等，要求課題組嚴格按照要求做好記錄、收集、歸檔工作，并定期檢查，全程跟蹤；建立課題負責人立卷歸檔責任制、申報建檔審批制及歸檔保證金制度，即明確課題負責人為立卷歸檔第一責任人，在科研課題完成鑒定之前，如果沒有歸檔證明，則不予驗收、不予鑒定。通過以上措施，讓科研檔案的收集歸檔成為科研活動的一部分，成為科研人員的自覺行動，從而從根本上確保科研檔案材料的收集齊全。

很多科研課題由來自不同部門的人在各自的崗位來進行，如不及時將散存于個人手中的實驗材料進行收集，很容易遭到自然或人為的毀壞，導致科研材料破損甚至丟失，不利于科研檔案的收集。因此，課題開始時，檔案管理部門應會同科研管理部門及課題負責人，根據該課題的研究特點，對其各個階段所應形成的各類科技文件材料進行詳細劃分，明確收集的要求、時間、份數，并在課題組指定一名資料專管員，負責收集、整理科研各階段所應形成的各類科技文件材料，在每一階段完成時，將該階段所產生的科技文檔進行收集整理。

除了定期收集歸檔外，還可以采取隨時收集的方法。如立項文件、學術論文、查新材料、驗收鑒定等與科研項目有關的其他材料都可隨時收集。

3.2 明確該課題的具體歸檔范圍

針對科研課題文件產生的專業性特點，及科研課題文件產生的情況，全面確定歸檔范圍。檔案部門要根據國家檔案局等部門關于科研檔案歸檔范圍的規定，結合本單位科研人員從事的專業和研究方向，廣泛征詢有關部門和人員的意見，區分專業制定歸檔范圍，特別是要把不易歸檔的關鍵技術、核心技術的文件材料列入歸檔范圍。在每個課題開題之前，會同有關人員明確該課題的具體歸檔范圍。

科研課題文件材料歸檔缺少關鍵及核心技術材料，很大一部分屬“人為”障礙因素，針對這一“人為”原因，要提高科研人員的檔案意識，不斷強化科研人員對科研材料的積累歸檔行為，讓其明確科研材料歸檔是科研人員的職責和義務，建立健全對科研人員的監督約束機制。一是要建立科研考核機制，用目標責任書加以督促。要把科研課題文件材料的歸檔納入科研人員年度考核，并簽訂責任狀，年終由檔案部門進行考核評分。二是把好課題研究參與人員的歸檔情況的審查。調動人員所經手的課題如果已結題，必須整理歸檔，如果課題尚未結束，本人必須做好材料移交工作。

3.3 實行科研工作和建檔工作同步管理

一份高質量的科研檔案不是單純的材料堆積，而應能準確、系統、完整地反映出科學技術研究活動的相關過程和具體成果。在遵循醫療科技檔案管理原則的基礎上，應從立項指導、中期檢查、參與驗收、審核鑒定四個方面對科研活動進行全程跟蹤管理。科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，必須納入研究機構的科研計劃、規劃、管理制度和有關人員職責范圍之中，與計劃管理、成果管理等工作緊密結合，實行科研工作和建檔工作同步管理。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、評審科技成果與驗收、評審科研檔案同步；申報科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。

[1] 史瑋, 許國章. 疾病預防控制機構科研檔案的管理探討[J]. 中國公共衛生管理, 2008, (5): 468-469.

[2] 曾藝芝, 李彥搏, 羅衛東. 醫院科研檔案的“四同步”管理[J]. 中華醫院管理雜志, 1997, (6): 352-353.