茶葉科研文件材料的收集和歸檔難點(diǎn)及對(duì)策

章細(xì)英

（福建省農(nóng)科院茶葉研究所 福建福安 355015）

茶葉科研文件材料是茶葉科研工作者在從事茶樹育種、栽培、加工和病蟲害防治等課題研究活動(dòng)中形成的文字、圖表、聲像等各種形式文件材料的總稱，是茶葉科研檔案的“前身”。茶葉科研文件材料收集是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，直接影響著茶葉科研檔案的質(zhì)量。

科學(xué)研究活動(dòng)具有一定的繼承性，需要吸取和借鑒已有的科技成果。恩格斯曾經(jīng)說過，“科學(xué)的發(fā)展是同前一代人留下的知識(shí)量成比例”。繼承和借鑒前人的成果，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提條件。科研檔案是科研成果信息的載體，借鑒他人的研究成果檔案，不僅可以了解過去的工作，并在此基礎(chǔ)上開展新的工作，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，又可以啟發(fā)思路，開闊眼界，提高科研工作的效率和水平。科研人員在接受一個(gè)新課題后，從制訂課題計(jì)劃、擬制研究大綱，到編寫實(shí)驗(yàn)或調(diào)查方案、分析有關(guān)數(shù)據(jù)等等，都要利用到有關(guān)的科研檔案。可以說，查找利用科研檔案幾乎貫穿于一項(xiàng)課題研究的全過程，科研檔案對(duì)茶葉科研工作是不可或缺的。然而，由于茶葉科研工作具有研究周期長及研究工作具有連續(xù)性等特點(diǎn)，使其文件材料在收集、歸檔上存在一定難度。為此，筆者根據(jù)自身檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出有關(guān)對(duì)策。

1 茶葉科研檔案完整性的要求及其文件材料收集歸檔的難點(diǎn)

根據(jù)國家《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DA/T2-1992）》要求，一套完整的科研課題檔案應(yīng)該包括科研五個(gè)階段（準(zhǔn)備階段、研究試驗(yàn)階段、結(jié)束階段、成果鑒定報(bào)獎(jiǎng)階段、成果推廣應(yīng)用階段）形成的不同形式、載體的文件材料，具體包括課題立項(xiàng)申請(qǐng)、合同書或任務(wù)書、年度設(shè)計(jì)、年度工作總結(jié)、田間與室內(nèi)的實(shí)驗(yàn)記錄記載、技術(shù)總結(jié)、工作總結(jié)以及課題驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等全過程的文件材料。然而，由于受自然或人為因素的影響，茶葉科研文件材料存在收集難以完整、歸檔不及時(shí)等問題。

1.1 收集難以完整

茶葉科研文件材料的形成、積累以及歸檔是與整個(gè)茶葉科研活動(dòng)交織在一起的。茶葉科研活動(dòng)具有兩個(gè)顯著的特點(diǎn)：

其一，研究周期長。一般農(nóng)作物在自然條件下一年一個(gè)生長周期，而育成一個(gè)茶葉新品種，則需一段較長的時(shí)間，例如，我所 1978年以來育成的并通過審認(rèn)定的 19個(gè)茶葉新品種，平均選育年限為20年以上。再以我所獲2005年度福建省科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)二等獎(jiǎng)的成果“茶樹新品種茗科1號(hào)、悅茗香的選育與應(yīng)用”科研課題檔案為例，2個(gè)品種的選育過程都?xì)v時(shí)20多年，形成18卷科研檔案，共計(jì)約9百余份文件材料。研究周期長，形成文件材料多，收集歸檔自然有一定難度。

其二，由于農(nóng)業(yè)生物體是與外界不斷進(jìn)行能量和物質(zhì)交換的開放系統(tǒng)，許多觀察記載都要在田間或野外進(jìn)行，長期被日曬雨淋或汗水的侵蝕，科研文件材料容易遭受損壞，甚至遺失。

1.2 歸檔不及時(shí)

由于茶樹新品種選育以及茶樹資源調(diào)查等課題都具有連續(xù)性的特點(diǎn)，其過程基本程序包括雜種圃→選種圃→鑒定圃→品系比較試驗(yàn)→區(qū)域試驗(yàn)→品種審定→示范推廣等項(xiàng)工作。同一批參選的品系或中間材料一年后向下一個(gè)試驗(yàn)遞進(jìn)，在遞進(jìn)的過程不斷地選優(yōu)汰劣，直至育成一個(gè)或數(shù)個(gè)新的品種。與此同時(shí)，每年又都不斷有新的品種材料補(bǔ)充參選，重復(fù)上述的工作。再以茗科1號(hào)和悅茗香品種為例，追溯其親本組配來源年代，分別為 1978年和1981年。

研究內(nèi)容的連續(xù)性使許多茶葉科研課題沒有“結(jié)束”的時(shí)候。反映在課題科研文件材料上則是原始記錄的連續(xù)性，即每一項(xiàng)試驗(yàn)的記載本里可能記錄的是不同年代的成百個(gè)品種的生長發(fā)育情況，同一原始記載本上反映的是多個(gè)而不是某個(gè)品種的選育過程。而每年又可能同時(shí)形成不同試驗(yàn)的記載。因此，一個(gè)新品種選育出來并形成成果后，通常其原始記載本無法隨科研成果的有關(guān)文字材料一起歸檔。

此外，由于有些科研人員對(duì)檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為科研文件材料屬于個(gè)人所有，當(dāng)成私有財(cái)產(chǎn)據(jù)為已有。有的科研人員則是擔(dān)心科研文件材料歸檔會(huì)造成自己研究內(nèi)容失密，不愿意或僅將一般性的文件材料歸檔，而一些記載重要數(shù)據(jù)的文件材料仍保存在個(gè)人手中等等。這些都影響了科研課題檔案的質(zhì)量致使其失去查考價(jià)值。

2 茶葉科研文件材料收集、歸檔的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)《檔案法》宣傳、普及工作，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)

《檔案法》第二章第七條指出：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案……；第三章第十條指出：對(duì)國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。科研過程形成的文件材料與科研成果一樣，其所有權(quán)屬于本單位，應(yīng)當(dāng)歸檔由單位統(tǒng)一保管、利用。

2.2 加強(qiáng)《保密法》、《專利法》、《合同法》等國家法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高檔案人員自身的保密意識(shí)，自覺維護(hù)科研人員的合法權(quán)益

農(nóng)業(yè)是弱質(zhì)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)周期長、可控性差、保密難等特點(diǎn)，出科研成果非常不容易。因此，檔案人員要有維護(hù)科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)的意識(shí)，把知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及科技秘密的保護(hù)納入檔案管理制度，特別是制訂科研文件材料以及課題檔案的借閱利用權(quán)限，并做好借閱登記工作。檔案保管要有專門庫房，防止丟失，讓科研人員放心。

2.3 建立健全檔案管理規(guī)章制度，科研工作與建檔工作實(shí)行“四同步”管理

與科研管理部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，科研工作與建檔工作實(shí)行“四同步”管理。（1）在課題立項(xiàng)時(shí)提出科研課題文件材料形成歸檔要求同步。例如，向新立項(xiàng)的課題組分發(fā)科研文件材料“積累袋”，課題組指定專人負(fù)責(zé)本課題文件材料收集工作；（2）檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步。在課題實(shí)施過程，密切關(guān)注每個(gè)課題科研情況，跟蹤管理。把科研文件材料的形成、積累情況納入課題進(jìn)展考核，在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)督促、協(xié)助課題組做好文件材料的整理歸檔工作；（3）驗(yàn)收鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步。當(dāng)科研成果驗(yàn)收或鑒定時(shí)，要由檔案人員同時(shí)驗(yàn)收形成的檔案材料是否完整、歸范，否則，科研管理部門不予授理成果鑒定或驗(yàn)收事宜；（4）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果要由檔案部門或人員出具該課題檔案歸檔情況證明。

2.4 結(jié)合茶葉科研特點(diǎn)，規(guī)范檔案整理，做好利用服務(wù)工作

研究周期長的課題可按階段—課題—成果三結(jié)合的方法整理檔案。（1）課題申請(qǐng)報(bào)告、年度設(shè)計(jì)書、年度總結(jié)、整理記錄等材料按階段歸檔。“階段”可與計(jì)劃本上研究起止時(shí)間相同，在不妨礙科研文件材料利用的前提下，也可將這些文件材料每年向檔案室移交一次，待一個(gè)研究階段結(jié)束后，系統(tǒng)整理，裝訂歸檔，作為一個(gè)課題檔案統(tǒng)計(jì)；（2）當(dāng)選育出一個(gè)新的品種時(shí)，則將與這個(gè)品種密切相關(guān)的一些材料，如品種審定、示范推廣材料、效益證明等以及從歷年原始記錄中摘抄出來的能夠說明這個(gè)品種選育過程的材料，系統(tǒng)整理后組成成果卷歸檔，也作為一個(gè)課題檔案統(tǒng)計(jì)。

[1]王君彩主編.科技檔案管理概論[M].北京：檔案出版社，1993.

[2]林花.怎樣做好文件材的收集工作[J].福建檔案，2010，（2）：15-16.

[3]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[M].北京：中國大百科全書出版社，2001.