會計軟件自動生成機制憑證的原理和方法探討

龍巖市疾病預防控制中心 張文真 邱毅偉 鄭 璐

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會計軟件自動生成機制憑證的原理和方法探討

龍巖市疾病預防控制中心 張文真 邱毅偉 鄭 璐

在電算化會計信息系統（簡稱電算化AIS）中，利用會計軟件能夠方便、快捷地把發生的經濟業務編制成記賬憑證。該文從六個方面對會計軟件自動生成機制憑證的原理和方法進行了探討。

會計軟件 自動生成 機制憑證

實行會計電算化后，記賬憑證有“手工憑證”和“機制憑證”兩種來源。所謂手工憑證是指用戶通過鍵盤等輸入設備把原始憑證上的會計數據直接錄入到電算化AIS中的憑證上；而機制憑證則是由計算機根據會計軟件的自身程序以及用戶進行的初始設置來自動生成憑證。相比之下，“機制憑證”具有方便、快捷的特點和優勢。

目前，電算化AIS中的大部分會計核算工作已能由會計軟件來自動處理，但記賬憑證還主要是用戶錄入的“手工憑證”，而且它還是會計軟件日常操作中的主要工作。因此，為了減少“手工憑證”的工作量﹑提高記賬憑證的編制速度，應當把所發生的經濟業務盡量由會計軟件來自動生成“機制憑證”。

1 選擇機制憑證的業務類型

在電算化AIS中，盡管所有的記賬憑證都可以是“手工憑證”，但并非所有的經濟業務都能夠或者適宜于“機制憑證”。一般來說，每月重復出現﹑其借貸科目﹑摘要﹑金額來源或計算方法基本不變的經濟業務才有必要進行“機制憑證”，例如提取現金﹑采購材料銷售產品﹑發放工資﹑計提折舊﹑分配費用結轉成本﹑計算稅金﹑結轉匯兌損益和期間損益等業務；對于那些發生無規律或不經常發生的經濟業務則不能或者不宜采用“機制憑證”。也就是說，這類經濟業務采用“機制憑證”未必比“手工憑證”顯得方便，例如責任賠償﹑出租資產﹑預計負債﹑非貨幣性交易﹑代扣款項﹑核銷壞賬﹑對外捐贈﹑對外投資和債務重組等業務。

2 分析機制憑證的使用時間

在適用“機制憑證”的經濟業務中，有的發生額與本期發生的其他經濟業務無關，如提取現金﹑采購材料和銷售產品等，這類業務被稱為“獨立經濟業務”；有的發生額則取決于本期發生的其他經濟業務，如結轉成本和結轉損益等，這類業務被稱為“相關經濟業務”。

從“獨立經濟業務”發生的特點來看，它們在本期內隨時都有可能發生，也可以多次發生。所以，為了及時編制記賬憑證，應當根據工作需要在日常進行“機制憑證”；而“相關經濟業務”只有等到本期其他相關經濟業務全部結束后才能發生且僅發生一次，一般多屬于一些轉賬業務，它們必須在期末進行“機制憑證”。同時，由于個別“相關經濟業務”之間還有可能存在著某種勾稽關系，彼此相互影響和補充。因此，為了完整﹑準確地編制記賬憑證，在期末“機制憑證”時還應該明確它們之間調用的先后順序，否則，“機制憑證”將不能保證正確取數。

3 確定機制憑證的編號方式

在電算化AIS中，所有記賬憑證采用的都是手工會計中轉賬憑證的格式。為了便于用戶區別輸入不同類型的經濟業務和系統分類處理憑證數據，會計軟件要求系統內的記賬憑證編號必須由憑證類型和憑證序號兩部分組成。因此，電算化AIS內的“手工憑證”，既可按收﹑付﹑轉等分類編號（如收款2﹑付款5﹑轉賬8等），也可按通用方式統一編號（如通用1﹑通用2等）；電算化AIS內的“機制憑證”，既可隨“手工憑證”一起編號，也可采用“機制”類型單獨編號（如機制1﹑機制2等）。

按照會計核算和財務管理的要求，用戶必須把電算化AIS中其他子系統生成的“機制憑證”歸集到總賬子系統中來。也就是說，總賬子系統是電算化AIS進行會計信息匯總﹑交換和共享的中心。這樣，總賬子系統內的“機制憑證”既可能是本系統機制的，也可能是外系統機制后傳遞到此的。

如果“機制憑證”與“手工憑證”一起編號，那么，保存在總賬子系統中的這兩種憑證最終將沒有任何區別。雖然這種編號方式能夠使系統內不同來源的記賬憑證融為一體，但又不便于“機制憑證”的專門調用。如果“機制憑證”要采用單獨編號，對所需要的“機制憑證”類型，大部分會計軟件要求必須在使用前事先設置，而有的會計軟件則可在需要時由系統自動生成。

由于日?！皺C制憑證”只能逐張分散編制，因此，可隨“手工憑證”一起編號；而期末“機制憑證”能夠成批﹑集中編制，最好選用單獨方式編號，以便查詢和修改。

4 定義機制憑證的模版結構

凡是適合“機制憑證”的經濟業務，在電算化AIS中都可以定義成憑證模板，以備“機制憑證”隨時調用。“機制憑證”的模板是由憑證代碼﹑憑證類型﹑使用時間﹑摘要﹑借貸科目和取數公式等六個部分組成的。

憑證模板中的“憑證代碼”是系統區別于不同憑證模板的惟一標識，不能重復，也不能為空，但要牢記它不是記賬憑證的編號；“憑證類型”將決定該模板“機制憑證”的編號方式；“使用時間”將決定該憑證模板調用的時間（日?；蚱谀┅p模塊和次數；“摘要”和“借貸科目”應根據具體業務內容來設置會計分錄；“取數公式”是系統利用該憑證模板進行“機制憑證”的金額來源，它是憑證模板定義的關鍵和難點。日?！皺C制憑證”模板中的“取數公式”可以省略，在生成“機制憑證”的過程中，只需要用戶錄入經濟業務的發生額，它實質上是“手工憑證”與“機制憑證”的結合。期末“機制憑證”模板中的“取數公式”必須按照所用會計軟件規定的函數格式來自定義或者引導輸入，其金額來源主要是科目表取數，還有一些輔助賬取數，例如部門賬﹑往來賬和項目賬等。

正確理解和定義憑證模板的各個組成要素將直接影響到“機制憑證”所含信息的完整性和正確性。當會計制度或經濟業務發生變化時，還應對已經定義或已經使用過的憑證模板及時進行修改和完善。

5 實現機制憑證的必要條件

定義成憑證模板的經濟業務一旦采用“機制憑證”，千萬不能再錄入“手工憑證”，否則，該筆業務將在系統中重復進行核算。一個定義好的憑證模板要實現“機制憑證”，還必須滿足一些其他條件。

對于匯兌損益的憑證模板，只要期末外幣匯率發生變動，系統就能對每個“外幣式”賬戶逐一計算出產生的匯兌損益，并將“匯兌損益”自動結轉到事先設置的賬戶的借方或貸方。

對于期間損益和其他轉賬業務的憑證模板，只要本期發生了相關的經濟業務，系統就可按照事先定義的轉入賬戶或者取數公式來實現自動轉賬。

此外，“機制憑證”的先后順序也可能會影響“機制憑證”的實現，因此，應根據經濟業務的內在聯系來排列“機制憑證”的先后順序：即一般轉賬業務→結轉匯兌損益→結轉期間損益。

6 機制憑證的兩種記賬方法

記賬憑證僅僅只是電算化AIS系統自動加工處理會計數據的起點，只有將系統內所有的記賬憑證進行記賬處理，才能為用戶提供會計編報﹑財務分析和經營決策所需要的會計信息。

從我國目前開發和應用的會計軟件來看，“機制憑證”有成批記賬和實時記賬兩種方法。其中成批記賬是指記賬憑證必須經過審核簽字才能記賬；而實時記賬是指記賬憑證不經審核簽字就可直接記賬。可見，這兩種記賬方法的根本區別在于記賬憑證是否需要審核，而不是一次能夠記賬的憑證張數。

對于日?！皺C制憑證”，為了保證憑證數據的正確性，要求與“手工憑證”一樣，一般采用成批記賬。即日常“機制憑證”先存放在“臨時憑證庫文件”中，只有審核記賬后，才能轉移到“正式憑證庫文件”中。

對于期末“機制憑證”，如果該功能獨立于“結賬”模塊，通常要求采用成批記賬；如果該功能嵌套在“結賬”模塊之中，為了不中斷結賬過程和連續機制憑證，就必須采用實時記賬。即“機制憑證”一旦保存就立即記賬，直接存放在“正式憑證庫文件”中。

[1] 王孝忠. 會計電算化的深層含義及其發展趨勢分析[J]．中國會計電算化，1999,(9): 6-8.

[2] 李先文. 企業會計電算化管理中的內部控制研究[J]．財會研究，2009,(8): 30-32.