談高校檔案管理模式的發展與問題

蘇梅

（河南大學藝術學院，河南開封475001）

談高校檔案管理模式的發展與問題

蘇梅

（河南大學藝術學院，河南開封475001）

高校檔案管理模式的發展趨勢是傳統的檔案管理模式走向現代化的檔案管理模式。高校各檔案部門應從轉變思想意識，樹立新的觀念入手，以提高人員素質為根本，實現檔案管理的科學化、規范化、現代化，為教學、科研提供最大效益的服務。

高校檔案工作 管理模式 發展趨勢 存在問題 措施

高校檔案是高等院校在從事教學、科研及管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它歷史地記錄著學校的過去和現在每一項工作活動的過程，記錄著失敗與成功的教訓和經驗。如：我院利用百年校慶，通過“校歌”、“圖片”、“文字資料”、“聲像資料”等多種形式來再現我院的歷史，了解我院艱辛、輝煌的過去，了解我院從建院到今天，值得驕傲與自豪的專家學者與優秀學子，他們的成功無不閃耀著自強不息、艱苦奮斗的精神。這些名師名生使大學生學有榜樣，從而更加熱愛母校，熱愛所選擇的專業，激發他們立志成才的雄心壯志。因此，檔案管理工作是學校重要基礎工作之一，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。隨著改革開放和市場經濟的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設工作的重要內容。高校檔案現代化的管理模式也迫在眉睫。

一、高校檔案管理的范疇、性質及特點

高校檔案包括高校從招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，包括檔案資源管理和檔案中所包括的信息管理兩部分內容。就工作性質而言，高校檔案工作是一種專門的管理活動，作為專門負責管理學院各部門檔案的一種獨立的業務工作，是國家科學文化事業的組成部分。就工作特點而言，檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣，包括信息的輸入、儲存、加工、輸出等這樣一個信息傳輸的過程，是一種信息控制系統，但它又有自己的特點：（1）檔案資源積累過程的緩慢性。檔案資源的積累靠的是檔案管理者平時的用心，如：校領導出國訪問、專家講學、校重大活動等的聲像、圖片、文字等資料，各院的教學活動、教務材料收集、整理、歸檔等。（2）檔案管理過程的階段性。（3）檔案管理活動對檔案形成者的依附性。（4）檔案管理工作對社會的相對封閉性。為此，我國對高校檔案管理工作的基本要求：完整性、完全性、科學性、規范性、經濟性、現代化。

二、高校檔案管理模式的發展趨勢

傳統的檔案管理模式是人工管理模式，在人工管理模式下，檔案資料的長期積累產生了大量的信息與資料，使得文件的歸檔及檢索都極其繁瑣，對于文檔的更新與維護也存在著很多困難，嚴重影響了檔案管理人員的工作效率，同時檔案接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。而現代化的檔案管理模式是運用網絡技術進行現代化檔案管理，其優越性有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些特點能極大地提高檔案管理效率及利用工作的水平，也是高校檔案管理走向正規化、科學化、現代化的重要條件。因而，高校檔案管理模式的發展趨勢是傳統的檔案管理模式走向現代化的檔案管理模式。

三、當前存在的問題

1.各級管理層次檔案意識薄弱。

大部分檔案來源于基層單位即各教學院（系）、管理職能部門，但許多基層單位并沒有制定和執行檔案的歸檔細則，缺乏規范化的操作程序。很多院（系）的檔案管理人員為兼職，沒有受到專業的檔案管理工作培訓，甚至有的兼職檔案管理人員連教學檔案的歸檔范圍，保存期限和立卷歸檔的原則，以及立卷歸檔的程序都知之甚少，檔案意識淡薄，只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保存等常規性的工作，建立檔案缺乏系統性和完整性。鑒于對檔案的建設和管理缺乏足夠的認識，導致了歸檔材料的不齊全或不完整。

2.歸檔內容程式化。

高校教育在結構、類型、層次等方面的多元化發展趨勢，使高校檔案的門類、數量、信息量大大增加，檔案內容也日趨復雜和多樣，還用傳統的檔案管理模式遠遠不夠時代發展的需要，還有部分院（系）對檔案管理重視程度不夠，資金投入和物質保障跟不上，教學檔案還停留在紙質檔案、檔案柜保存的狀態，工作效率低，還增加了師生檢索和資料查詢的工作量和工作難度，已不適應現代教學改革和教育事業發展的需要。

3.管理體制不完善、手段落后。

高校院（系）處于教學、科研和管理的第一線，是教學檔案最直接的來源，對其資料的收集和整理如果沒有一個系統有序的管理體制，將嚴重影響教學檔案的質量。有些高校仍然采用原有陳舊的管理模式，在當今電子技術飛速發展，特別是網絡技術飛速發展的時代下，有的高校檔案部門硬件設備落后，軟件還使用單機板，更新不及時。而目前我國大多數高校對檔案管理主要依賴傳統的手工管理方式，工作效率低，無法滿足學校和社會各方面的需要，特別是難以適應高校評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。

四、措施

1.加強檔案意識、增強服務意識、提高專兼職隊伍素質和服務水平。

檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系。要不斷加強教學檔案管理重要性的宣傳。高校檔案館要定期召開檔案工作會議，組織檔案管理人員學習國家有關法令，學習《檔案法》、《保密法》，增強各級檔案管理人員的檔案意識，落實各級教學檔案責任制。專職檔案管理人員要定期對院（系）兼職檔案管理人員進行培訓，系統地學習檔案專業理論知識，如：《文書學》、《檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案學概論》、《檔案保護技術》等。院（系）兼職檔案管理人員處于教學、科研和管理的第一線，對此加強檔案主體意識和獲取意識的教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案信息的保密意識、傳播意識和更新轉換意識。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，教學檔案管理者要解放思想、更新觀念，從封閉的檔案管理機制中擺脫出來，加強各類教學檔案的編研工作，對檔案進行系統地整理工作，提高檔案的利用價值，變被動服務為主動服務。利用計算機和網絡探索教學檔案的現代化管理，通過構建網上服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務，將電子檔案歸檔，把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫，通過網絡向廣大師生服務，方便師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學檔案的服務水平。

2.科學地制定、貫徹和修訂各項標準,使檔案工作逐步實現標準化。

第一，改變過去那種沒有行政管理制度和文件傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案工作有據可查、有法可依、有規范的指導，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。第二，對院（系）各方面的檔案管理工作進行明確分工，指定專人或兼職負責，協調一致。各院（系）的教學工作、科研工作、文書工作都應由不同人員分別承擔，實施分頭管理、明確分工、協調一致。“要樹立大檔案意識、大文獻意識，用‘整體功能大于部分功能之和’的系統論觀點來指導檔案工作”［1］，這樣可以集眾人之力，收集體之功。第三，對各類檔案進行具體管理。

3.利用現代化手段管理檔案。

利用現代化手段管理檔案，既是檔案工作發展的必然，又是提高檔案工作管理水平和檔案工作效率的一項重大措施。早已有論者指出：“隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化。”［2］為此，高校領導應積極為檔案管理工作創造條件，購置先進設備，使檔案管理工作的現代化管理水平提高到一個新層次。為此，高校檔案信息化建設需要：第一，需求分析。調查現有檔案資源情況，了解業務部門實際需要，尋求學校主管部門支持，這一系列問題得到明確解答，檔案信息化才能成為可能。同時應該吸取其他檔案部門的經驗和教訓，解決檔案信息化面臨的瓶頸問題，然后制定信息化的模式，這一步需要檔案業務部門、歸檔部門、開發人員共同參與。第二，信息化目標的確定。這項工作不僅要看到當前，而應著眼于未來。根據檔案部門的發展和學校信息化水平的推進，制定出短期和中長期發展規劃。第三，信息化團隊構建。由于分工和定位不同，信息化團隊需要管理型人才、研究型人才、業務型人才等不同角色。用現代化手段管理檔案，需要一批具有檔案管理與服務、系統開發與維護、數據庫加工與分析、知識產權使用與保護、數字檔案經營與管理等方面的人才，建立一支與現代信息技術發展相適應的檔案人才隊伍，才能有利于信息化檔案管理的建設和發展。第四，信息資源體系整合。如：校內信息資源整合、優化館藏檔案目錄、構建檔案信息網絡等等。

4.搞好檔案的開發利用。

搞好檔案資料的開發利用，使其為學校各項工作的改革發展服務是檔案管理工作的中心任務和最終目的，是檔案工作者諸環節的出發點和落腳點。它決定著檔案工作的發展方向，也是衡量檔案工作好壞的標準。因此，檔案管理人員要做好檔案的開發利用工作，首先要明確指導思想和要求，其次要認真做好檔案的利用開發服務工作，及時、準確、有效地為教學管理和教學改革服務，在服務中體現檔案利用工作的價值。

總之，現代化的檔案管理是一項運用多種科學知識、多種專業配合、多種部門協作、多環節配套的復雜系統工作。在知識經濟時代，信息檔案管理事業作為繼承和保護與開發人類文明遺產的一小部分將對科技的發展和社會的進步產生重大影響，占有舉足輕重的地位。高校檔案現代化管理即信息化建設對高校檔案管理模式和管理工作人員都提出了更高更新的要求。為此，高校各檔案部門應從思想意識的轉變，樹立新的觀念入手，以提高人員素質為根本，實現檔案管理的科學化、規范化、現代化，為教學、科研提供最大效益的服務。

［1］姜之茂.資源共享與檔案館.中國檔案，1999，12.

［2］馮惠玲，張輯哲主編.檔案學概論.中國人民大學出版社，2001：57.