寧夏圖書館辦公自動化的實現及其應注意的問題

●占紅霞（寧夏圖書館，銀川 750011）

辦公自動化簡稱OA（Office／Automation），即將先進的技術和設備，運用于各種辦公活動中，使之科學化、自動化。它的目的在于提高辦公效率和辦公質量，使行政工作跨進科學管理和科學決策的新時代。一個單位實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

1 國內辦公自動化普遍存在的問題

在我國，辦公自動化建設取得了很多成績，同時也暴露了很多問題，如投資大，效果不明顯；水平低，重復建設多；硬件投入多，軟件投入少；模擬手工作業，增加管理負擔等。產生這些問題主要有三個方面的原因：一是對辦公自動化的本質作用理解不深，通常只是把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術和設備的使用，使用目的是為了提高工作效率。實際上，通過實現辦公自動化，提高管理機構的決策效率更為重要。二是忽視了辦公自動化發展的基礎，通常認為只要有了先進的技術和設備，就可以實現辦公自動化。其實，辦公自動化發展必需依賴兩個基礎，一個是管理基礎，另一個是信息積累基礎，如果脫離了這兩個基礎，辦公自動化就成了空話。三是技術條件的制約也會使得辦公自動化建設難以達到預期的目的，如早期的網絡技術在信息共享和溝通方面的支持就明顯不足。

近年來，辦公自動化在我國日益受到重視，它不僅節省大量人力、財力，而且迅速準確地提供最新信息，幫助人們處理日常事務，對問題作出明智的決斷。寧夏圖書館在業務系統實現計算機自動化管理的基礎上，也實現了辦公自動化，給我們的工作和學習帶來了極大的便利。

筆者在寧夏圖書館辦公自動化系統中做了一些工作，現就實際運行情況作簡要介紹。

2 寧夏圖書館辦公自動化系統組成

寧夏圖書館辦公自動化系統由硬件（Lotus Domino服務器、工作站及各類辦公設備、計算機網絡和通信線路）以及辦公自動化軟件功能及模塊組成。Lotus Domino是一個客戶機/服務器平臺，通過它可以在網絡上存取、共享以及管理信息，它給工作站提供文件、程序和備份選項。我館使用的辦公自動化軟件是由國家圖書館數字技術有限公司開發的數字圖書館應用軟件系統之一。該系統是安裝在服務器中，各部室所設的工作站通過網絡與服務器連接。

2.1 LotusDomino服務器

服務器向全系統提供信息和設備資源。服務器是功能強大的計算機，它與其他計算機通信，并為這些計算機完成各自工作提供所需的一切功能，辦公自動化軟件也是在它們的支持下開發和運行的。例如：LotusDomino服務器給每個工作站提供一個郵件信箱和一個可存放大家共享信息的空間。我館的服務器由IBM公司的微機服務器組成。安裝NE2000網卡，使用WindowsNTServer4.0中文版網絡操作系統。它是一個多用途的網絡操作系統，其易用性、靈活性及擴展的Internet／Intranet和通信服務能最大程度地滿足當今環境的需要，同時，它還為未來提供了較好的網絡基礎。

2.2 工作站（Workstation） 及各類辦公設備

工作站及各類辦公設備是直接面向辦公人員的。工作站又稱客戶機，是訪問服務器并使用服務器上資源的計算機。我館現在所有部門計算機都已實現聯網，只要安裝了客戶端軟件就形成了工作站。辦公設備包括打印機、顯示器、傳真機、磁盤、交換機、圖像掃描儀等。

2.3 計算機網絡和通信線路

計算機網絡是指利用通信線路和設備將分散的計算機、工作站以及辦公設備相聯，從而構成一個完整的資源共享系統。計算機網絡又可分為局域網（近距離連接）和廣域網（遠距離連接）兩種。局域網是辦公自動化的一個重要組成部分，其主要職能是傳遞信息、設備資源共享、電子郵箱、綜合通信等。在廣域網和某些辦公設備的使用中，需使用通信線路。

3 寧夏圖書館辦公自動化的使用情況

2009年起我館在全館范圍內大力推廣普及辦公自動化技術，我們在各部室聯網的計算機上安裝辦公自動化軟件，并采取全員培訓和個別輔導的形式，促進大家使用辦公自動化系統，提高工作質量和效率。目前，雖然寧夏圖書館辦公自動化系統的硬件及通信條件已基本具備，各種辦公應用軟件相互獨立，但軟件應用還僅僅限于發布通知、收發電子郵件的水平，沒能形成信息流。下一步應在原有的基礎上完善硬件系統，建立、健全功能完善的軟件系統。

4 寧夏圖書館實現辦公自動化應注意的幾個問題

4.1 轉變觀念，積極推廣辦公自動化技術

很多圖書館人對辦公自動化認識不夠，抱著老觀念不放，認為它可有可無。其實實行辦公自動化無論對圖書館還是圖書館人都有很重要的意義。一是信息社會的需要。圖書館是信息資源的寶庫，像以前那樣用手工方式去處理大量的信息流，已不能適應現代圖書館的辦公節奏，必須走自動化之路。二是圖書館未來發展的需要。圖書館要想在激烈競爭的時代站住腳，必須提高辦公效率和管理水平，節約能源，增強競爭地位，這也正是實行辦公自動化的目的。三是領導決策的需要。辦公自動化系統能自動地分析采集到的信息，提出各種可供領導參考的優選方案，是輔助決策的有力手段。

4.2 統籌規劃，制定技術規范

圖書館辦公自動化不是一個封閉的系統，它的實施必須經過仔細調研、總體分析、統籌規劃，根據圖書館的實際，制定出有利于信息資源共享的辦公自動化規范；它必須和其他辦公系統和業務系統交換信息、文件和資料，因此需要規定文件、報表的標準格式。命名如在Microsoft Word中的文件要保存成RTF格式，才能引入到UO3.0中。

4.3 設備及應用軟件的引進要考慮方便維護和服務功能

網絡設備、計算機設備和軟件的選型是實施圖書館辦公自動化的前提，所應用的辦公自動化系統應簡單易學，經過短期培訓就能掌握使用；功能設置應多于用戶需求，具有一定的超前性，且方便系統管理員進行維護。

4.4 努力提高工作人員的素質，適應辦公自動化需要

工作人員的素質是圖書館辦公自動化系統實施成敗的關鍵。辦公自動化要求工作人員具有較高的業務素質和較強的責任心，不僅要具有圖書館學的專業知識，還要具有掌握和運用信息技術設備的知識和實際操作能力，熟悉辦公自動化系統軟件。而目前我館有些館員還不知道什么是辦公自動化，還不會操作OA，這種狀況如不改變，將無法適應辦公自動化的需求，也不能為讀者提供更好的服務。

4.5 加強辦公自動化網絡信息的保密

信息泄露是辦公自動化網絡的主要保密隱患之一。信息在網絡保密防護方面有兩個弱點；一是數據的可訪問性，終端用戶可以不留任何痕跡拷貝數據信息。二是信息的聚生性，當信息以零散形式存在時，其價值不大，一旦網絡將大量相關聯信息聚集在一起時，其價值就重要了。對此，我們可以從三個方面入手，一是物理隔離。在信息設備上，不存儲、處理和傳遞重要內部信息，并建立登記備案制度。二是數據加密。這是實現信息保密性的一種重要手段，可以用鏈路加密、節點加密和端對端加密等方式。三是充分利用系統自身提供的保密措施。第一級是入網認證。例如：我館用戶登錄OA時，必須輸入用戶名、密碼登錄注冊，如信息不符合，則被網絡系統拒之門外。第二級是設置目錄和文件訪問權限控制。嚴格的權限劃分能控制用戶只能操作什么樣的目錄和文件，這需要網絡管理員和保密人員協同工作。第三級是文件和目錄的屬性保密。屬性直接控制對文件或目錄的訪問特性，它高于文件、目錄的有效訪問權限，可禁止有效訪問權限所允許的操作。

4.6 規范管理，監督落實

實行辦公自動化必然會帶來辦公工作方式的變化，圖書館應制定相應的辦公管理制度和新的工作規范，并按此制度和規范來指導和監督圖書館辦公自動化的實施。

[1]趙文.辦公自動化基礎教程[M].北京：北京大學出版社，2001.

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