淺析醫院人事檔案管理工作中存在的問題及對策

王志敏

(江蘇省 南通市第三人民醫院 226006)

醫院人事檔案在醫院人才培養、干部選拔、職稱晉升、工資核定等各項工作中均發揮著重要作用，切實做好檔案制度建設、業務建設、資源開發利用等各項工作對醫院發展有著獨特的重要意義。目前我院共有人事檔案800余卷，其中:在職干部檔案447卷，在職工人檔案46卷，離退休干部檔案145卷，退休工人檔案36卷，離院未來辦理手續的人事檔案1 8卷，編外人員檔案近100卷，死亡人員檔案35卷。為了加強和規范我院人事檔案管理工作，提高檔案資源的利用效率，近期我院集中人力和精力對全院人事檔案進行了重新整理。筆者在檔案整理的過程中，發現在醫院人事檔案管理過程中還存在諸多的問題，并對存在的問題進行了思考和總結。

1 目前醫院人事檔案管理過程中存在的問題

1.1 人檔分離現象嚴重，影響工作效率

1.1.1 在人才流動的過程中，有些單位以扣押人才的檔案材料為手段限制人才外流。這樣做不但不能真正的留住人才，反而會使原單位和人才之間弄僵，大部分人才不惜棄檔離開原單位，可以說是“兩敗俱傷”，單位沒有留住人才，人才也不得不面對“人檔分離”的現實。

1.1.2 人事代理人員的檔案都存放在人事代理處，這樣必然導致人檔分離。在編外用工越來越多的情況下，用人單位處于人檔分離現象的人員也越來越多，這種情況勢必給管理帶來諸多的不便，影響工作效率。

1.1.3 在員工辭職或被解聘后，原單位或個人未及時辦理檔案轉遞手續，這也經常會導致棄檔現象的發生。

1.2.人事檔案管理不夠規范，影響檔案的利用價值

1.2.1 零散材料不能及時歸檔。形成檔案材料的單位或部門歸檔不及時;管檔單位沒有主動催要應歸檔材料;對于沒有及時送交應歸檔材料的部門或單位，沒有相應的制度進行約束;在管檔單位與應歸檔單位或部門之間沒有建立良好的經常性的聯系與溝通制度，諸多因素一起造成零散材料不能及時歸檔。

1.2.2 檔案轉遞時手續不齊備、材料不完整等現象嚴重。檔案轉遞時未提供調檔函或未填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，未通過機要通道轉遞或未派專人送取，有些單位甚至違反轉遞制度將人事檔案交由本人自帶。轉遞之前零散材料沒有及時歸檔，人事檔案沒有及時整理，導致檔案內容不完整，“亂而不全”的現象時常發生。

1.2.3 不同性質和不同類型人員，平時和接受檢查對人事檔案的管理松緊不一。(1)編內和編外人員人事檔案管理標準不一，出現檔案質量參差不齊的現象。(2)臨時工檔案、退職退養人員檔案、死亡人員檔案等管理松懈。(3)人事檔案管理過程中存在平時與檢查時、年中和年底要求不一，不能一如既往地保持高標準、嚴要求。很多單位都是在檢查前對檔案進行突擊整理，平時基本是“不聞不問”。

1.3.新畢業生人事檔案管理比較混亂，影響檔案的規范管理隨著人事代理制度的進一步推行，用人結構的不斷變化，與實行人事代理制度的初衷相比，醫院人事檔案在代理的過程中出現了一些問題。對于新參加工作的畢業生人事檔案管理辦法，人事代理中心與各基層單位的處理意見不一。研究生檔案一部分在用人單位，一部分在人事代理服務中心，在核定工資、工齡和預備黨員轉正等方面時就很不方便，這勢必會影響工作效率。下面筆者將單位2007—2010年新錄用員工檔案的當時狀況統計如下表。

2007—2010年新錄用員工檔案庫存現狀

從上表可以一目了然的看出新員工人事檔案管理比較混亂的現狀，在大大影響工作效率的同時，也不便于檔案的統一管理。筆者建議為了便于工作，提高工作效率，對各種不同性質人員的人事檔案管理盡快做出統一要求，制定統一標準。

1.4.計算機化程度不高，缺乏電子化檔案的管理經驗

有些單位領導對檔案工作的重要性缺乏足夠認識，觀念沒有根本轉變。雖然現在很多單位的檔案室都已經配備了相應的先進設備，但是這些設備往往被擱置在檔案室一角，變成了擺設，沒有真正發揮它們的利用價值。大部分單位購買這些設備完全是為了應付檢查，等應付完檢查后，就將這些設備“冷落”在角落里，平時很少有時間維護檔案軟件中的信息，這就使人事檔案管理人員操作不熟練，先進設備沒有起到先進作用。

2 加強醫院人事檔案管理工作對策與思考

2.1.加大宣傳教育力度，增強檔案意識。增強檔案意識，對檔案工作有著巨大的推動作用。檔案意識與檔案工作相輔相成、相互制約。有好的檔案意識，才能使檔案材料在日常工作中被及時收集、整理，才能使檔案材料盡可能準確和完整，而宣傳是增強檔案意識的主要手段［1］。醫院人事檔案工作也不例外。醫院檔案工作者要充分利用各種機會、積極主動地向科室領導、院領導宣傳檔案工作的相關政策法規，及時向他們請示、匯報，經常與他們進行交流、溝通，最大限度地爭取他們的理解與支持。

領導重視是做好人事檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。醫院領導要把人事檔案管理納入醫院管理和醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳醫院人事檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持人事檔案管理工作［2］。

2.2.用制度管檔，實現人事檔案管理制度化。在人事檔案管理工作上，要把制度建設貫穿于人事檔案管理工作全過程。同時要加強監督，使檔案的各項管理制度都能夠加以落實并行之有效。在制訂和健全一系列檔案管理制度的同時，還要嚴格執行各項制度，做到在制度面前人人平等，不循私情，堅決維護制度的嚴肅性;要堅持用制度管人、用制度管事，在加強人事檔案保密工作的同時，要合理開發利用檔案資源;要明確各崗位的工作職責，制定工作規范，強調工作原則，規范工作行為，從制度上杜塞漏洞;檔案管理部門要與檔案材料形成的業務部門保持密切聯系和有效溝通，要以科室為基礎建立與之相應的檔案收集網絡系統，使收集工作程序化、制度化［3］。

3 加強業務建設，實現人事檔案管理規范化

3.1 全面細致，及時收集。在檔案材料的收集上，應注重把“功”做在平時。對檔案材料做到當日收，當日入檔，做到日清日結，材料收集上盡可能做到全面細致。要求材料形成一個月內及時歸檔，充實干部檔案內容，擴大檔案資料信息量。

3.2 認真審查，嚴謹甄別。為了確保材料的真實性，在材料歸檔時，管理人員要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》和((關于干部檔案材料收集、歸檔暫行規定》、《鑒別歸檔制度》的要求、規定和程序辦事，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義，對材料進行鑒別篩選，做到“去粗取精、去偽存真”。

3.3 嚴把標準，規范整理。在整理過程中，要認真學習檔案整理的新方法。每幾年，都要抽調入力、集中時間，按照《檔案整理工作細則》的要求對人事檔案進行重新整理，使新整理的干部檔案達到編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、整潔美觀、使用方便的要求。

4 抓培訓，實現人事檔案管理隊伍專業化

檔案工作者是人事檔案工作的主體，檔案工作者的整體素質水平，在某種意義上決定著人事檔案工作的管理水平。因此，必須在人事檔案管理過程中體現以人為本的精神充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，用科學的思維和態度來探索和掌握檔案工作的規律，提高現代化檔案管理的能力［4］。

4.1 檔案管理人員要有良好的敬業精神，要積極掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。

4.2 要通過舉辦業務培訓會、現場觀摩指導等方法，對人事檔案管理人員進行全面業務培訓，使他們熟練掌握人事檔案管理工作基本技能。

4.3 醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

5 強化資源開發，實現檔案利用服務效能化

醫院人事檔案工作從材料收集、整理到保管、鑒定等各個環節，都是圍繞檔案利用這一中心展開的。為干部管理和人才開發提供優質服務是檔案工作的出發點和落腳點。在人事檔案管理工作中，要始終立足于為醫院發展大局服務的宗旨，要注重在創新服務手段、拓寬服務領域、提高服務質量上下功夫，要明確服務方向、堅定服務思想、改變服務理念，要認真研究醫院檔案利用工作的特點和規律［5］，使醫院檔案更好的發揮檔案資源的僥勢，為醫院人才培養、干部聘用、職稱晉升、工資福利、辦理退休等工作提供真實可靠的檔案信息，為醫院領導的決策提供詳實、準確的第一手資料。

［1］洪虹.加強檔案意識促進檔案事業發展［J］.檔案與建設，2010(4):20.

［2］王丹姝.醫院人事檔案管理的現狀及對策［J］.中華現代醫院管理雜志，2009，7(12).

［3］陳存標.醫療衛生單位人事檔案管理存在的問題及對策［J］.海峽預防醫學雜志，2007，13(2):88 ～89.

［4］陳少毅.以人為本促進高校檔案館管理與服務［J］.檔案與建設，2010(3):27～28.

［5］董毓貴.醫院檔案利用工作之管見［J］.檔案與建設，2009(5):58.