利用EXCEL解決期刊郵發代號變形及排序問題

鄭金婷

（安陽師范學院圖書館，河南 安陽 455000）

隨著計算機技術的不斷發展，各圖書館在日常業務管理中均采用不同的圖書館管理系統，實現對圖書和期刊的自動化管理，即圖書與期刊的訂購、登到、裝訂、典藏和流通等業務管理均可在管理系統中完成。打印訂購、登到、入庫等各種清單成為日常工作之一。由于各圖書館的管理模式不盡相同，從管理系統中得到的清單格式和內容不一定符合各圖書館的實際需求，這就需要管理人員充分利用EXCEL的強大功能，將數據整理成符合要求的格式進行打印。筆者就這一問題談談自己的看法。

1 Excel在圖書館期刊管理中的應用

辦公系統Offic中的Excel是功能強大、應用廣泛的大眾常用辦公軟件，它具有強大的行、列的增、刪、移動和復制能力以及列的分列與合并功能,并具有多種運算、排序、分類匯總、圖形分析、自動填充等功能，有較強的兼容性，能夠與多種軟件進行數據交換和共享。所以，不少應用程序所設計的數據庫在清單打印時均給出了以Excel文件形式保存的選擇，使用者可根據自己的意愿方便地運用Excel對文件進行編輯或數據加工處理。

安陽師范學院圖書館對期刊實行統一訂購、登到及配送，在工作過程中，經常需要按部門打印訂購表、現刊登到表、現刊排架表等表單，由于管理系統中的格式不能滿足實際工作需要，管理人員將各種表單從系統中以文本文件的格式導出，再利用EXCEL進行整理打印，運用期刊子系統與Excel共同管理期刊，使它們能夠相互補充、相互配合，更有利于對期刊進行有效的、規范的量化管理，增加文獻信息揭示的深度與廣度。

Excel在處理期刊訂單等業務工作中有著其他軟件不可替代的作用。訂購表、現刊登到表、現刊排架表等各種表格內容均可以Excel表格的形式另存出來，并根據不同的需求，選擇恰當的關鍵詞排序，增加或減少行、列等數據，制作成符合要求的各種表格，并可以方便、快捷地進行期刊種數及價格等的計算。在各個檢索結果頁面，只需輕松地點擊一下“另存為”按鈕，系統就會自動將檢索結果另存為Excel表格文件。一般情況下，這種另存功能非常實用，但對于一些特殊的數據，Excel的作用卻不盡如人意，比如在數據處理時帶來的郵發代號變形問題。

2 數據轉換時郵發代號的變形問題

中文期刊的郵發代號（也稱為訂購號）在期刊訂購及現刊管理中起著很重要的作用。我們從郵發代號就可知道期刊的出版地。它的形式是A-B，其中A是地區代號，其值：1≤A≤84；B是該地區期刊的種次號，其值：1≤B<1000。所以當期刊數據由數據庫文件轉換成Excel文件后，部分郵發代號將自動變成“某月某日”或“某月某年”的形式。這是由于Excel在將數據庫文件轉換成Excel文件時自動將形式為a-b、b-a（當a≤12；b≤31時）的數據都變成了“a月b日”；并且將cd、d-c（當 31≤c≤99；1≤d≤12時）都變成了“d（英文月）-c（年）”。例如：期刊《作家雜志》的郵發代號是12-1，數據轉換后其郵發代號變成了“12月1日”，且當光標移到此單元格時，編輯欄中顯示的是“2010-12-1”（年份為當年的年號）。期刊《廈門大學學報》的郵發代號是34-7，轉換后郵發代號處變成了“Jul-34”，且當光標移到此單元格處時，編輯欄中顯示的是“1934-7-1”。也就是說只要這個郵發代號能對應上某年某月或某月某日，Excel都會將它自動識別成日期（見表1），這樣的自動轉換在期刊的訂購及管理中是很容易引起混亂的。

表1 日期格式的訂購刊號

3 修改變形代號的方法

新建Excel文件時，可以先設定某一區域的數據格式，如設定郵發代號一列為文本格式，錄入“12-1”和“42-8”數據時不會發生變化。但對于自動轉換的Excel表格數據中，部分郵發代號已被系統自動識別為日期類型，如再將郵發代號的數據格式設為文本格式，即會出現錯誤的信息。比如《作家雜志》的郵發代號是12-1和《廈門大學學報》的郵發代號是34-7，雖然不再是“12月 1日”和“Jul-34”，卻變成了“40513”和“12601”（見表1）。這種簡單用另存為功能將數據批量轉換成Excel表格文件的方式顯然達不到要求。如何將已成為日期類型的郵發代號變為正確的形式，主要有以下幾種方法：

方法一：選中錯誤郵發代號所在單元格，將光標放在編輯欄的最前面，在半角狀態下加入單引符號“’”，使這個郵發代號變成文本形式并刪除這個日期中多余部分，使其變成正確的郵發代號形式。按回車或光標移開后，這個代號與其他正確顯示的代號無異。操作時一定要加上“’”號，否則光標移開后這個代號就又變回日期形式。

方法二：利用Ctrl鍵和鼠標左鍵對所有“a月b日”的單元格進行選擇，擊鼠標右鍵在下拉式菜單中點擊“設置單元格格式”，在“數字”設置欄中選擇“日期”，顯示“類型”為“3-14”，則所有“a月b日”的日期形式均變為a-b的日期形式（見圖1）。雖然這種數據仍然是日期類型，但顯示形式與其他代號形式一樣。也可用該方法將其中一個變形為“a月b日”的單元格數據的格式定義后，再用格式刷修改其他變形數據。即修改完一個數據的格式后（光標不要移開），雙擊格式刷，再逐個點擊其他需做同樣修改的單元格，所有這種形式的數據就全部被修改。但這種方法并不適合所有“a月b日”形式的數據，因a-b和 b-a（當 a<12；b≤31時）都變形為a月b日，如果只機械地按照上述修改方法修改這個代號，未必就是正確的郵發代號，如期刊《山東文學》的郵發代號是24-3，數據另存為Excel后變成“3月24日”，簡單用上面的方法將其郵發代號變為3-24，顯然是不正確的。因此在使用該方法時要根據具體情況來修改，必要時方法一和方法二應靈活運用。

圖1 設置單元格格式

方法三：以上兩種方法雖然很實用，但實際操作起來非常麻煩，需要手動逐個進行修改，當數據量非常大時，該方法便不可取。筆者根據多年的工作經驗，結合期刊子系統的實際功能，針對郵發代號在Excel表格中變形的問題，摸索出一種更加方便快捷的方法，即：先將檢索結果另存為txt文件，然后再在Excel程序中打開這個txt文件，在打開的過程中分隔符號選擇為“Tab鍵”，連續點擊兩次“下一步”之后，在定義列數據格式頁面，將郵發代號所在列定義為“文本”格式，然后點擊“完成”即可得到郵發代號正確的Excel文件，詳見圖2和圖3。

圖2 文本導入步驟二

圖3 文本導入步驟三

4 郵發代號的排序問題

在許多有關期刊的表格數據中，人們比較習慣按郵發代號進行排序，這樣會遇到一個比較常見的問題，因為郵發代號所在列的屬性是文本格式，在對其進行排序時，系統會自動按照每一位阿拉伯數字的先后順序進行排序，而不是按照“-”后的數值大小來排序，結果導致排序不能完全符合工作要求，例如2-2不排到2-1后，而是排到2-199后面，為此，常常需手動將后面的數據剪切粘貼到前面正確的位置，該方法雖然可行，但操作繁瑣、不科學。筆者經過對Excel功能進行仔細研究分析，發現可以充分利用Excel的分列功能，將“ab”所在列利用字符“-”分列，然后把“a”所在列作為主要關鍵字，“b”所在列作為次要關鍵字進行排序，再插入一空白列，使其內容全部被字符“-”替換，利用函數CONCATENATE進行列合并，具體公式為“=CONCATENATE（A1，B1，C1）”，其中A1、B1、C1 分別代表“a”、“-”和“b”所在列的第一個單元格，點擊“確定”后結果即又變成“a-b”，同時選中該單元格，單元格右下角出現黑十字后，點擊鼠標左鍵向下拉直到最后一行，使該行的每一單元都按相同的公式操作，然后再將合并的列復制粘貼到空白列。需要注意的是，粘貼時一定要選擇性粘貼，要選擇“數值”而非系統默認的“全部”，即只復制數值，而不復制格式，最后把不需要的列進行刪除，如果不將合并成的列進行選擇性粘貼，刪除不需要的列以后，合并結果變為“#REF!”，且當光標移到此單元格處時，編輯欄中顯示的是“=CONCATENATE（#REF!，#REF!，#REF!）”，說明該函數所用參數發生錯誤。因此一定要將合并的結果選擇性粘貼出來。

以上問題的解決過程敘述繁瑣，但對于電腦操作比較熟練的工作人員來說，操作起來非常方便快捷，在短時間內就可以完成，因此，該方法對于解決此類問題，具有很好的借鑒意義。

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