電子信息化是圖書資料管理的必然趨勢

文/貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)管理效能督查室 王澤麗

電子信息化是圖書資料管理的必然趨勢

文/貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)管理效能督查室 王澤麗

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息化也被社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域所應(yīng)用。電子信息化不受空間和時(shí)間的限制，同時(shí)還可以有效提高工作質(zhì)量和效率。電子信息化管理模式對(duì)圖書資料管理的質(zhì)量和效率帶來很大程度的提高，因此，圖書資料管理向網(wǎng)絡(luò)化、電子化以及數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變是未來的必然趨勢。

電子信息化；圖書資料管理；優(yōu)勢；必然趨勢

當(dāng)前是信息化以及數(shù)字化的時(shí)代，人們對(duì)知識(shí)和信息的處理、利用以及獲取已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化和電子化的時(shí)期。圖書資料是傳統(tǒng)信息以及知識(shí)的傳播載體，但是因?yàn)槠涔芾砟Ｊ奖容^陳舊，資源共享程度較低等原因，已經(jīng)不能有效滿足當(dāng)前人們對(duì)知識(shí)以及信息的獲取需要。當(dāng)前以數(shù)字衛(wèi)星和計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體的信息資源由于其資源利用效率高、檢索速度快、信息更新快、資源共享性高等特點(diǎn)被廣泛應(yīng)用。

一、電子信息化管理的幾點(diǎn)優(yōu)勢

（一）提高資源利用效率。以往的圖書資料通常是以報(bào)紙、期刊以及圖書等紙質(zhì)資源為主的知識(shí)傳播載體，通過借閱資料和文獻(xiàn)起到傳播信息和知識(shí)的目的。但是由于大多數(shù)閱覽室以及圖書館中館藏同一類型的資料數(shù)量有限，不能同時(shí)滿足讀者的需求。我國圖書資料管理存在重視收藏、輕視使用的缺點(diǎn)，其資料使用效率低、服務(wù)形式比較單一，甚至一些資料因?yàn)闀懿蛔阋约澳甏眠h(yuǎn)而被忽視。

電子信息主要以電、光、磁為載體，突破了以往紙質(zhì)文件的單一局面，電子技術(shù)也可以將資料進(jìn)行重新整合。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)圖書信息進(jìn)行系統(tǒng)的收錄和分類。并且將其變成清晰、科學(xué)的、方便檢索的類目，輸入電子化檢索系統(tǒng)中，不僅滿足讀者的需要，同時(shí)提高了資源利用效率。

（二）提高檢索的精度和速度。傳統(tǒng)的閱覽室和圖書館雖然館藏了大量的文獻(xiàn)、資料以及圖書，但是由于書架容量不足，紙質(zhì)資料分類不合理等問題，導(dǎo)致讀者不能準(zhǔn)確以及快速地找到想要的資料。

實(shí)現(xiàn)電子信息化后，圖書館通過電子化處理，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類，進(jìn)而形成現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能化資料檢索。讀者將所需資料的名稱以及關(guān)鍵詞輸入到檢索系統(tǒng)中，然后就可以根據(jù)所需進(jìn)行資料的提取和瀏覽，提高了檢索的精度以及速度。

（三）改進(jìn)保存方式。傳統(tǒng)的資料保存主要是工作人員對(duì)文件、雜志、報(bào)刊等紙質(zhì)文件進(jìn)行借閱、入庫以及歸還等工作，由于紙質(zhì)文件很容易受到損壞，導(dǎo)致很多珍貴的資料慢慢消失。

通過電子技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件電子信息化之后，讀者可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資料的提取、閱讀以及檢索，不需要去閱覽室以及圖書館借閱紙質(zhì)文件。這不僅僅有效防止了因?yàn)槭褂脤?duì)紙質(zhì)文件造成的損壞，有效保護(hù)文件原件，同時(shí)也提高了借閱的效果。

（四）實(shí)現(xiàn)資源共享。以往的圖書資料基本以閱覽室或者圖書館為場所，為特定地區(qū)、特定人群提供借閱以及檢索等服務(wù)，同時(shí)信息內(nèi)容簡單、種類單一，具有地域和時(shí)間的限制。

而圖書資料實(shí)現(xiàn)電子信息化，可以在確保各個(gè)圖書館和閱覽室保持自己特色的同時(shí)，還解決了館藏之間的空白和交叉，形成互補(bǔ)。將電子資料放在網(wǎng)絡(luò)資源庫中，在擴(kuò)大資料存儲(chǔ)量的同時(shí)，還給讀者提供快速以及高效的檢索和瀏覽。同時(shí)，將出現(xiàn)的新技術(shù)以及新知識(shí)經(jīng)過整理后，放入網(wǎng)絡(luò)資源庫中，可以提高信息的實(shí)時(shí)共享，讓用戶不受地區(qū)以及時(shí)間的限制，通過網(wǎng)絡(luò)獲取知識(shí)。

（五）提高工作效率。以往對(duì)圖書資料進(jìn)行管理，通常是由工作人員動(dòng)手開展記錄、歸檔、登記等工作，不僅工作煩瑣，并且容易出現(xiàn)資料丟失、歸檔錯(cuò)誤以及重復(fù)登記的情況。

通過網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫，資料的記錄、歸檔以及登記實(shí)現(xiàn)信息化錄入，不僅工作快捷而方便，并且在資料出現(xiàn)變化后，可以在瞬間進(jìn)行修改，不僅減少了工作人員的任務(wù)量，同時(shí)還提高管理效率，避免因?yàn)槭止げ僮魉鶎?dǎo)致的失誤。

二、圖書資料電子信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是確保圖書資料實(shí)現(xiàn)電子信息化管理的重要前提，只有建立標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，才可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源有效利用，進(jìn)而促進(jìn)資料共享。但是建立數(shù)據(jù)庫是一個(gè)緩慢而長期的過程，其需要工作人員將館藏的紙質(zhì)文件變成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的系列圖像。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要圖書館長時(shí)間的努力才可以完成。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化建設(shè)。圖書資料電子信息實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，是其實(shí)現(xiàn)電子信息化管理的關(guān)鍵保證。只有使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件以及數(shù)據(jù)格式，才可以提高信息資料使用的高效性。為了對(duì)資料實(shí)行電子信息化管理，我國資料收藏部門已經(jīng)逐步完善數(shù)據(jù)庫，但是因?yàn)闆]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫之間的系統(tǒng)功能、檢索頁面、借閱格式以及文獻(xiàn)分類都有較大的區(qū)別，導(dǎo)致讀者在借閱的時(shí)候，需要掌握每個(gè)數(shù)據(jù)庫的檢索以及使用方法，給讀者帶來了很大程度的不便。因此，只有統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)，才能提高資源使用的高效性。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。圖書資料實(shí)現(xiàn)電子信息化管理導(dǎo)致工作人員在管理觀念、服務(wù)觀念以及工作觀念都發(fā)生變化。信息時(shí)代下，要求工作人員要充分掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及計(jì)算機(jī)等相關(guān)技能和知識(shí)，為了適應(yīng)管理模式的轉(zhuǎn)變，相關(guān)單位一定要重視對(duì)人員的培訓(xùn)工作，組織工作人員參加各種培訓(xùn)。提高工作人員的管理水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)，為圖書資料充分實(shí)現(xiàn)電子信息化管理奠定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，圖書資料管理也要緊跟時(shí)代的步伐。圖書資料實(shí)現(xiàn)電子信息化管理可以提高資源的使用效率，提高檢索的精度和速度，改進(jìn)文獻(xiàn)保存方式，提高共享程度，是圖書資料管理的必然趨勢。

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［2］謝文娜.基于現(xiàn)實(shí)意義對(duì)圖書資料管理的探析［J］.知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2014（13）：67-67.

［3］董香云.基于現(xiàn)實(shí)意義對(duì)圖書資料管理的探析［J］.卷宗，2015（7）：38.