設備管理信息系統原型系統的設計

鄒慶輝 何賢國 肖海燕 蔣東平

1 設備管理的內容

醫療設備是醫院現代化程度的重要標志，是醫療、科研、教學工作最基本要素，也是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件。目前，臨床學科的發展在很大程度上取決于儀器的發展，甚至起決定性作用。因此，醫院醫療設備的建設管理已成為現代醫院管理的一個重要領域。醫院的設備管理是對設備生命周期全過程的管理，包括購買設備、正確使用設備以及對設備的維修、維護及保養全過程的管理工作。設備運動過程可分為兩種狀態，即設備的物資運動形態和資金運動形態。設備管理既包括設備的技術管理，又包括設備的經濟管理，設備的技術管理與經濟管理是有機聯系、相互統一的。

1.1 設備管理與資產管理區別

醫院的固定資產一般是由設備管理部門和財務部門共同管理。其中設備管理部門從專業技術的角度，對醫療設備的運行狀態、保養維修和技術資料進行管理；而財務部門則從醫院國有資產的角度，對醫院的固定資產從采購、驗收、入庫、記帳、提取折舊、報廢全過程進行管理。由于二個部門管理設備的角度不同，實踐證明存在著以下問題：①固定資產的名稱規格、原值等項目在財務部門的《固定臺帳》和設備管理部門的《設備臺帳》中不相符；②為應付每次國家對醫院的普查和上級部門的各項檢查，醫院財務部門和設備管理部門都要投入人力重新進行固定資產帳目的整理，使之做到帳、物相符；③財務部門登錄的固定資產型號數量與設備管理部門登錄的設備型號數量口徑不一致；④設備已經報廢，而財務部門仍然在提折舊，或者長期閑置的設備，財務部門也未做任何財務帳務處理。

為了解決和消除管理固定資產的不利因素，《設備管理信息系統》中專門設置《固定資產管理》，其目的是：既從設備使用、保養、維修的角度管理固定資產，又從財務的角度管理固定資產，使得設備管理部門與財務部門管理固定資產口徑一致。

1.2 設備管理信息系統思想

隨著醫療設備水平的日益提高，規模的不斷擴大，各種設備、系統和設施正朝著大型化、連續化、復雜化和精密化方向發展，并力求滿足特殊環境下的苛刻要求，這為醫療設備管理與維修提出了許多問題與挑戰。如：設備突發故障，由于維修時間和維修費用的不確定性，會給臨床工作的正常開展帶來負面影響，并有可能增加醫院相關費用的支出；設備空閑或超負荷運行都有可能導致精度降低、腐蝕、嚴重磨損、速度下降，使維修量和費用提高；設備本身設計、制造的缺陷，或因維修、操作者的差錯而造成的設備故障。

這些問題都會給醫院的醫、教、研工作帶來不利的影響。損害醫院的經濟效益和社會效益，其帶來的影響和損失遠遠超過故障設備的維修價值。為滿足現代醫院的醫、教、研工作能夠高效開展的要求，各發達國家先后提出了設備管理的新理論。

設備管理信息系統(EMIS)就是以系統思想的方法，利用現代信息通訊技術和設備管理理論的最新發展成果，并結合國家有關設備管理的法律、法規，對醫療設備管理活動中的信息進行收集、提取、加工、輸出，從而形成支持組織決策的信息系統。

2 設備管理系統體系結構

EMIS總體方案以動態設備檔案及技術狀態管理為主要出發點，建立相應的網絡數據庫支持環境，采用人工錄入設備基本數據與動態提取設備在線數據相結合的方法，獲得有用數據并進行相應的分析與診斷，以掌握設備的基本信息，進行趨勢預測，并根據預測及分析結果，完成維修、保養及技術經濟評價等工作，實現設備的集成化管理。

EMIS采用瀏覽器/服務器(B/S)網絡體系結構，主機或工作站包括客戶機和瀏覽器，歸終端用戶專用，終端用戶瀏覽和提取網絡資源、數據采集、提交設備數據和服務請求等，完成信息查詢、提交服務請求等活動。

服務器部分包括診斷服務器及數據庫服務器等，負責管理和維護Web服務、網絡資源及在線數據資源等，如管理共享外設，控制訪問共享數據庫，接受客戶請求，同時完成設備的智能診斷過程，實現與醫院其他子系統的信息交互。終端用戶可通過瀏覽器向服務器發出請求，然后由服務器部分執行相應的服務，并將執行結果通過瀏覽器送給終端用戶。

2.1 對設備管理系統的要求

2.1.1 適用性 按設備管理的工作模式進行結構設計，能夠滿足醫院的管理要求，適應醫院的具體實際情況，為醫院提供一個規范化的EMIS體系。

2.1.2 準確性 保證設備的物質形態與價值形態管理相統一，具有強大的差異處理能力，保證資料信息的完整性、準確性和集成性。

2.1.3 方便性 先進技術與簡易操作完美結合，功能齊全，人機操作界面友好，全中文操作菜單，實現操作的簡單性、方便性、易學性。

2.1.4 開放性 系統具備一個開放的系統結構，任何模塊可以根據需要連接或分離而不影響其他的模塊，性能擴充方便、易行，以充分滿足醫院變動與計算機技術發展的需要。

2.1.5 動態報表性能 能夠根據醫院報表的不同格式和要求，由用戶自己選擇所需要的數據，定義報表格式，動態生成各種報表。

2.1.6 前瞻性 建立基于故障診斷和狀態監測、預測的設備動態集成管理系統，把醫院傳統的靜態計劃預修、保養等體系，轉變成基于故障診斷和狀態監測的動態預測維修、保養體系，為醫院的生產計劃、維修和保養等提供可靠的設備信息及趨勢預測，節省費用，提高醫院的經濟效益。

2.1.7 安全性 只有授有權限的用戶方可進入管理系統，并根據權限的大小享有不同的數據庫管理權利。

2.1.8 實時性 符合最新的醫院信息交互及數據傳輸方式，充分利用Intranet的優越特性，實現以設備動態特性為基礎的實時的、在線的EMIS，充分發揮設備的綜合效能及設備資源的優化配置。

2.2 EMIS信息工作流模型

EMIS信息模型是以動態設備檔案數據、傳輸在線設備數據為核心，通過動態交互及相應的分析處理，完成系統數據的輸入輸出及系統內部各部分間的信息共享。在信息傳輸方面，系統主要采用了最新、最便利的客戶機/服務器傳輸模型。在該模型中，客戶端通過瀏覽器，可以瀏覽頁面內容、完成和生成報表，還可以動態提交設備故障報告單、設備采購計劃單等動態數據給服務器，而服務器端則可以根據用戶的不同請求調用相應的程序及方法，并通過建立數據庫連接，這樣，可以將用戶登錄的數據存入數據庫，或根據用戶請求調用數據庫的相應數據，并通過一定的處理放在瀏覽器上供用戶瀏覽、打印，使設備信息的傳輸變得異常簡單、迅速，提高了醫院的工作效率。

3 設備管理系統功能模塊

EMIS系統由幾個業務管理模塊組成，將設備管理的各方面集成為一個規范化的體系，使設備管理工作得到高效能的組織和實施。各個主要模塊又細分為若干個小模塊。各主要管理模塊的功能和內容如下。

3.1 系統管理

系統管理模塊包括密碼修改、操作注冊、數據整理與備份、數據恢復、重建索引、員工管理、基本設置等子模塊，該模塊使系統準確無誤地運行。通過設置操作權限，有效地保護了數據庫的完整性與正確性；通過該模塊，可以有效屏蔽非授權用戶的各種操作，保證了數據庫的安全性、完整性，從而也保證了系統的正常運行。

3.2 設備前期管理

系統的前期管理主要包括設備的申請計劃、審批、合同簽訂、合同執行情況、設備驗收記錄、客戶管理以及設備入庫記錄等幾個子模塊。該模塊通過建立設備市場信息庫，依據選型策略，進行設備選型，制定年度設備采購計劃，并對設備采購合同進行管理。對設備開箱驗收與安裝驗收進行記錄，結合設備基本信息，生成設備卡片。前期管理的部分數據能夠導入后續模塊，減少了數據輸入的工作量。可從設備編號、設備類別、安裝號等多方面對設備進行查詢和輸出。

3.3 資產管理

資產管理模塊主要包括設備編碼管理，設備臺賬，設備的租用、調撥、封存、報廢以及設備的折舊等基本子模塊。其中編碼管理按照衛生部編制的《醫療器械分類目錄》及相關補充規定對設備進行編碼。資產管理主要是對設備資產編號、設備名稱、設備主要參數、所需保養的種類及型號、保養參數、出廠編號及日期、起用日期、設備使用人員狀況、隸屬的生產線、設備折舊方法等基本信息以及設備技術資料進行管理。

3.4 設備維修管理

設備維修管理主要包括設備運行狀況、設備維修計劃、維修臺賬、故障統計、維修費用以及設備改造等幾個管理子模塊。該模塊是對發生故障的設備名稱、時間、現象、排除措施、維修人員、故障設備的部門進行記錄和管理，實施動態作業管理，對設備維修費用、備件消耗進行統計與核算，并對設備故障和維修頻率進行統計與分析，用直方圖形象表示設備故障發生情況，對設備使用情況進行了解預測，在設備使用一定周期后，向服務器發出維修提示信息，便于維修人員提前對設備進行檢查。

3.5 備件管理

備件管理主要包括備件編碼、庫存信息、備件的購進、領用記錄、材料卡以及備件流水賬的管理等基本子模塊。該模塊主要對設備備件的合同時間、合同號、進庫時間、存放地點、使用的機床、備件名稱、備件數量、型號、廠家、價格、國別、已領數量、領用流水賬、領用人員以及信息等進行管理，并對庫存數量設置了預警提示，備件數量超過最高或最低數量時，系統會向操作員發出報警提示。

3.6 設備保養管理

該模塊對設備運行狀況進行動態管理，自動進行消耗的統計與分析。設備保養管理是按技術規范要求，實現設備的合理保養和維護，以達到設備安全、正常運行的目的。這是工作人員的日常維護工作之一，但是卻在績效考核中不便進行量化的表現。

3.7 技術狀態管理

設備技術狀態管理對設備運行與安全檢查進行記錄并統計。根據設備事故與故障記錄自動建立事故故障期報表，制定設備保養周期計劃與設備點檢計劃，實施保養與點檢的動態管理，自動制作包括設備完好率與故障停機率在內的設備管理狀態統計。凡發生事故與故障的設備，都可自動轉入維修管理模塊，對設備實施維修管理。關于事故、故障、運行臺時、設備保養等記錄，可自動轉入設備檔案中。

3.8 資料管理

資料管理模塊包括資料編碼、資料的基本管理以及資料的存檔、借用記錄管理等幾個子模塊。主要是對設備的隨機資料進行歸檔，系統化管理，方便資料的調閱、查詢。

3.9 領導查詢

領導查詢模塊是從系統中獨立地劃分出一個模塊，主要是向領導在線提供有關設備的數據信息及各種報表，并抽取領導決策時所需參考的有關設備的信息和各種報表，支持組織決策過程。包括設備的運行情況，設備利用率、設備故障率、設備完好率的統計以及維修、保養、改造費用的統計和各種報表等。

3.10 系統對接

系統將最終完成一臺設備從申購到審批、招標、驗收、后期維護、成本效益等全過程入庫。系統將與成本效益分析系統對接，儀器維修、報廢、保修時可以調閱該儀器以往效益、設備折舊情況等以作為分析。

系統將與采購系統對接，儀器設備在采購審批過程中，可以隨時隨地都查看相應的科室或醫院使用同類儀器的使用情況、維修情況、效益等內容，做出相應的分析報告以作參考。還可以查看往年設備申購情況。在任何時候都可以查閱儀器招標時的標書和合同。系統將與耗材采購系統對接，須購買耗材時，可以查閱儀器基本情況以聯系，耗材可以自動計入成本。

4 系統實現方法

4.1 開發環境

前臺開發工具為Visual Studio 2008，輔助開發工具為Visual C++6.0，Office 2000等。操作系統為Windows 2003 Server，具有可擴充性、可移植性、可靠性、兼容性等性能，同時它的圖形化界面，便于維護與管理。

數據庫管理系統為Microsoft SQL Server 2005，是Microsoft面向分布式客戶機、服務器計算的關系數據庫管理系統，是為支持分布式計算環境而設計。數據庫管理系統是整個系統的核心，Microsoft SQL Server數據庫是一個高性能、多用戶、關系型數據庫管理模式，能夠實現網絡環境下數據庫之間互聯、互操作，具有數據容錯、完整性檢查和安全保密等功能，使整個網絡數據庫的結構更加合理。

系統采用Browser/Server網絡體系結構，B/S具有良好的擴展性，更能提高系統的安全性和處理能力。在該系統中，數據存放在Database Server中，而不是存放在本地機中，瀏覽器端只需向服務器發出數據查詢或者更新的請求就可以完成相應的工作。

4.2 數據庫設計

系統數據庫在設計過程中，采用主題數據庫規劃和C-U矩陣技術，將整個系統劃分成若干個主題數據庫，并結合各子系統的數據傳輸流程圖，來確定整個集成系統中的數據流向。

4.3 報表設計

為保證輸出報表準確、及時、實用，在系統的輸出設計中采用了打印之前的預覽和確認之后的打印表格輸出形式，并能夠輸出設備故障統計直方圖等各種統計圖，使顯示效果更加直觀。考慮到用戶一般具有使用MS Office的經驗，在進行系統的報表輸出設計時，報表形式應與Office的界面類似，并能夠滿足不同的實際需求，為此，先對系統進行分析，將涉及的數據模式和數據關系在數據庫中定義，然后利用應用程序讀取數據字典，得到相應用戶所使用的表名及表的記錄形式，由用戶選取所需要的數據字段，從而動態地創建一個數據窗口(Data Window)，將此Data Window保存為Excel(或Word)文件，最后在文件中編輯，就能生成滿足要求的報表。

5 原型系統的實施計劃

5.1 原型系統開發內容

原型系統計劃主要開發設備維修管理模塊，但是相配套的系統管理、設備前期管理、資產管理等模塊的部分內容也必須涉及。為了開發設備維修管理模塊，就必須對大量的相關信息進行管理，主要包括：①目前設備的當前全部信息(包括儀器編號、儀器名稱、序列碼、通用名、儀器類別、使用科室、購入日期、購入價格、保修期、代理商、生產廠家、儀器狀態、管理人員及電話等)；②維修配件的大量信息（維修配件名稱、廠家、經銷商、聯系方式、報價、優惠價等)；③相關公司的全部信息(公司名稱、地址、簡介、聯系電話、傳真等)；④維修工作人員的全部信息(人員編號、姓名、性別、出生年月、入職時間、離職時間、人員狀態等)。

設備維修管理是設備管理系統的核心模塊之一，它牽涉的面比較廣，關聯到每個工作人員，工作量較大。計劃使用信息化管理手段，實現從報修、接單、派單、回單、申購的一系列工作。

5.2 原型系統業務流程

建立起設備維修管理原型系統之后，預計的業務流程如下：①科室通過電話提出設備維修申請(目前使用電話，以后可以擴展到網上申請)；②每個科室有相應的維修人員，每臺設備也有相應的維修人員。設備科專員根據設備維修的申請情況，分派給指定的維修工作人員；③設備科專員打印《設備維修記錄單》，作為派工單，交給該設備相應的維修人員；④維修人員持《設備維修記錄單》上門，檢查設備受損情況。根據受損情況，決定是否需要采購配件、申領配件、廠家上門、返廠維修或者設備報廢等處理方式；⑤根據是否需要購買維修配件的診斷，維修人員填寫《資產裝備辦維修配件購買報告》或《固定資產報廢審批表》，遞交設備科、財務科以及院領導（如果超過一定限額）進行手工審批；⑥維修人員或設備廠家進行維修；⑦設備科專員錄入維修過程，將《設備維修記錄單》、《資產裝備辦維修配件購買報告》或《固定資產報廢審批表》以及設備廠家提供的《維修工單》掃描存檔。

對于在保修期內的設備，在發生故障時，有可能科室會直接聯系設備廠家前來維修，這樣就有可能跳過設備科的監管，使得設備的歷史維修記錄不完整。為了避免這種情況發生，有必要對科室和廠家都提出要求，從支付尾款等方面進行限制，以確保設備健康檔案的完備性。

5.3 原型系統預計達到效果

在原型系統上線之后，預計可以達到如下效果：①設備的維修流程完全納入到信息化管理手段；②維修人員可以查詢自己負責的設備情況；③根據權限查詢每臺設備的歷史維修記錄，即設備健康檔案；④根據權限查詢每個維修人員的派單和處理歷史記錄，即工作量考核；

5.4 實施網絡考慮

考慮到校園網已經實施到每個桌面電腦，同時基于瀏覽器的方式可以保證每個工作人員都可以查詢到自己所管理儀器設備的維修情況以及自己的工作量，并且以后可以方便地擴展領導查詢界面和報表統計功能以提供給院領導查閱，建議在校園網上實施。

系統需要一臺穩定可靠運行的服務器，目前只面向設備科和財務科用于設備管理事宜，但考慮在將來面向全院的科室提供設備報修服務，必須保證時刻在線，最好放置在醫院的信息科機房。

6 結語

設備管理信息系統(EMIS)實現了設備管理的自動化，為醫院實現優化管理提供了有效的工具，使設備管理工作規范化，減少了隨意性，提高了設備資源的利用率和工作效率，使作業計劃的準確性和科學性得以保障，有助于醫院經營目標的實現。

作為整個醫院管理信息系統的一個子系統，設備管理信息系統具有良好的數據共享性，能夠和其它管理系統進行聯接，實現信息共享，提高管理的高效性和準確性。我們擬從原型系統入手，抓住核心問題，對整個系統進行兩階段開發和實施，降低了開發風險和實施難度。

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