醫院電子照片的收集與管理

章愛武

（蕪湖市婦幼保健院，安徵 蕪湖 241000）

隨著社會經濟與科學技術高速發展，電子照片已為越來越多的人熟悉與利用，它是醫院影像檔案的資料的重要形式。醫院應重視醫院點照片的收集與管理，充分體現電子照片的價值。

1 醫院電子照片簡介

1.1 醫院電子照片的特點

①形象性[1]：電子照片可以記錄用語言難以表述或不能簡練的表述的內容；②客觀性：電子照片是真實反映歷史某一瞬間的圖像，記錄客觀存在的事實；③直觀性：照片給人以真切感、存在感，通過查看可以迅速了解相片內容；④交流性：醫院各層領導、各科室人員可從不同的出發點共同利用電子照片，用于完善醫療；⑤綜合性：電子照片可綜合反映各個時段醫院面貌，是醫院社會活動的縮影。

1.2 醫院電子照片的作用

①證明醫院歷史某一瞬間發生事情，是關于某人或某事件的歷史憑證；②為醫院教學實踐提供圖像材料，方便教師講課及教材的編寫；③電子照片作為歷史信息資料的圖像載體，具有紀念保留作用；④電子照片的直觀性、形象性特點授予電子照片強大的宣傳功能；⑤通過記錄患者診治過程，反應患者臨床療效；⑥為醫院編制畫冊或圖像展覽提供有效素材；⑦通過有效收集管理電子照片，豐富醫院檔案資料的內涵。

1.3 醫院電子照片的一般分類

①活動相關；②會議相關；③業務相關；④外觀相關；⑤榮譽實物相關；⑥人物相關

2 醫院電子照片的收集

2.1 醫院電子照片的收集范圍[2]

醫院檔案管理室應當全面收集反應醫院社會活動，有價值的電子照片，以提高醫院電子照片的利用價值：①醫院重大會議活動；②各科室經典病例、罕見病例及疑難病例的診療過程；③醫院教學活動；④科研實踐活動；⑤醫院外事活動；⑥醫院文體活動；⑦領導審查及院際交流活動。

2.2 醫院電子照片的鑒定

每個電子照片在歸檔前需進行針對質量、真實性、原始性的鑒定，通過對電子照片的修改、添加、刪減等進行鑒定，保證歸檔材料的真實有效性。

2.3 電子照片收集途徑

①把握時機，大力宣傳：在醫院大型活動或議會時，通過領導的影響力，大力宣傳電子照片的重要性以及管理規范，廣泛收集所有與此活動相關的照片。②定期收集電子照片：規范電子照片的收集管理制度，做到定期收集電子照片與檔案資料。③專題專拍，及時搜集：針對醫院簡介，科研成果，重大醫療事件等專題進行及時拍攝，檔案管理人員積極參與，及時收集拍攝成果。④建立各部門間的協作關系，定向收集電子照片：固定各科室部門的拍攝責任人，與檔案室電子照片管理人員建立長期合作，定時收集各科室部門相關電子照片。

3 醫院電子照片的整理與保管

3.1 整理：根據傳統照片的分類編號方法，對電子照片進行“全宗號-年度-組號-張號”編碼，方便整理歸檔，其中組號用電子照片拍攝時間或活動名稱命名，張號可用阿拉伯數字依次編號。可將重要的電子照片進行沖印歸檔，方便保管利用。此外應該對電子照片進行必要的文字說明，內容包含電子照片產生時間地點人物原因等。

3.2 保管：電子照片的真實性特點決定了電子照片歸檔保存時信息的不可修改性，在保存電子照片時應當將其保存為只讀光盤上，一式三套，分別用于本地封存、異地保管與查閱使用。根據電子照片的編號及類型將其分別存儲與不同光盤上，并注明檔號、保管期限、硬件和軟件環境、文字處理平臺等說明。

4 醫院電子照片收集與管理中存在的問題

4.1 電子照片管理機構不健全，管理過度分散[3]：由于缺乏現代化完善的檔案管理體制，很多電子照片分散在檔案室和各個科室部門，不能做到將所有應當入庫的電子照片集中收集，而是由各個部門自行管理，造成電子照片利用不充分，不方便等。

4.2 電子照片管理制度不完善：電子照片收錄內容不夠規范標準，范圍界定不清出，而且各部門電子照片收集管理標準不同，缺乏統一的檢驗考核制度，質量參差不齊。

4.3 電子照片的依法歸檔工作不完善：《檔案法》及相關法規是指導醫院電子照片歸檔的綱領文件法律依據。不少管理層不夠重視依法歸檔電子照片，各部門人員缺乏主動向檔案室提交電子照片，更不用說依法歸檔。

4.4 檔案管理人員素質差，知識水平低，工作積極性差：檔案管理人員不具備相應管理素質，醫療知識水平低，法律意識淺薄，人員配備不固定，許多醫院專兼職檔案管理員非相關專業畢業，因此許多檔案管理人員未系統學習檔案管理相關知識，也沒有參加過檔案管理的培訓，此外檔案館人員晉升難導致工作積極性差。

4.5 電子照片檔案的編目難：我國照片檔案的分類、編目、檢索存在很多問題，缺乏統一的收集管理標準，存在分類編目不科學的問題。

5 針對醫院電子照片收集與管理中存在的問題，提出并實施相應對策

5.1 提高醫院管理階層及各科室人員對電子照片收集管理的意識，加強對電子照片的宣傳工作：電子照片亦是醫院管理的重要組成，院內領導階層、各級領導應當切實加強檔案管理工作，加大檔案管理人才及設備投入，實現醫院電子照片管理的現代化。

5.2 各部門兼專職檔案管理人員和攝影人員應當充分學習認識什么電子照片材料是需要歸檔，追蹤材料，及時將該部門歸檔文件材料收回，防止電子照片的丟失。

5.3 完善醫院電子照片入檔前的考核工作，提高電子照片的有效性。5.4 加強檔案管理人員的專業培訓[4]，提高檔案管理水平、檔案管理人員的素質，改變檔案管理人員被動獲取檔案資料的習慣，積極主動聯系各科室檔案管理人做好電子照片的搜集工作。

5.5 完善醫院網絡信息系統，對電子照偏行深層開發，多途徑，多渠道，多方法檢索利用照片信息，良好的服務醫院管理，醫療業務，教學，科研工作。

5.6 創新醫院檔案管理模式，改進檔案管理手段，充分利用現代化信息科學技術，開發建設院內信息網絡系統，實現醫院電子照片的及時提交和驗收，使檔案資源收錄方便快捷。

5.7 通過多種途徑向醫院各級人員提供有效的電子照片，提高電子照片的利用率，加強院內工作人員對電子照片歸檔工作的重視程度

[1] 胡明華.淺談醫院照片檔案的收集保管與利用[J].中國醫院,2009,13(7)：40-41.

[2] 張艷欣,羅志強,張建惠.醫院數碼照片檔案管理研究[J].信息記錄材料,2009,10(2)： 58-61.

[3] 趙曼青,王亞光.數碼時代的醫院照片檔案[J].社區醫學雜志,2005,3(11)：48.

[4] 張敏.醫院照片檔案管理的現狀與對策[J].科技情報開發與經濟,2010,20(24)：120.