小型企業的過程審核

中國船級社認證公司 童瑸

案例背景 >>

xx公司是一家小型機械加工企業，主要產品為船用起重零部件（滑車、吊鉤、卸扣等）、船用拖鉤。該企業建立了GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008標準的質量管理體系，并于2009年10月接受了質量管理體系的認證審核。

公司規模較小，全部人員僅40余人，管理人員較少，機構設置簡單，產品工藝過程簡單。對于這樣的企業，采取什么樣的審核方式既能評價質量管理體系的適宜性、充分性和有效性，又能突破以部門審核的方式，減少重復審核，提高審核效率？本案例進行了一些探索，提出了過程審核的思路，并進行了實際操作，達到了預期效果。

審核策劃

◆ 由于企業規模較小，管理人員同時兼任幾個部門工作的情況較為普遍，有時候一個管理人員的工作就是過程活動的主線，所以本次審核打破以往按部門審核的框框，從產品生產過程出發，結合相關管理活動，實施過程審核。這對小型企業更有針對性，可以提高審核的效率和質量。

◆ 根據所識別的管理過程和生產過程，考慮公司的基本情況和認證審核的要求，本次審核對過程進行細化，同時依據審核員的專業和能力，以過程審核思路，按照實際業務流程設計審核路徑，兼顧部門職責、合理規劃審核路線，編制適合于受審核方的審核計劃。將ISO9001:2008標準細化為體系策劃、持續改進、監視與測量、文件管理、資源管理、體系運行六個過程，對每個過程涉及的條款加以識別和確定。

審核過程及成效

審核實施嚴格按認證要求進行，依據船舶行業標準及規范，貫徹過程審核的思路，對受審核方已策劃的過程實施審核，判斷受審核方已確定的過程的適宜性和有效性；在審核思路上，以生產工藝過程為主線，兼顧管理過程，做到審核的全面而又有重點；在審核方法上，將審核細化的體系策劃、持續改進、監視與測量、文件管理、資源管理、體系運行（包括合同、采購、生產組織及生產現場等）過程，以典型產品從訂單開始到交付完成的抽樣進行，對每一個策劃的過程都做到全面和細致的審核，從中發現受審核方所存在的問題及改進的方面。在每一個過程中，以標準條款為中心實施審核，當標準條款審核涉及哪個部門，則該部門需要提交審核證據，有時一個條款會涉及多個部門，也只是由該條款內容所涉及的部門提交審核證據，而不會重復條款審核；在審核記錄上，按照六個過程獨立記錄，同時注明涉及的部門，在條款審核時，對于一個條款涉及多個部門的只要審核記錄注明該條款涉及部門的職責及審核內容。

本次審核抽取船用滑車和合金鋼卸扣做為典型產品進行審核。由于受審核方生產的產品為船用起重零部件，在《船舶與海上設施起重設備規范》等相關標準和規范中，對材料的選擇和使用有嚴格的要求，錯誤的使用可能導致嚴重的后果，這是產品的風險所在。因此在審核中給予了重點關注，按過程審核追溯并發現有多個生產管理環節在材料及產品標識及可追溯性方面存在問題。針對審核發現及審核組提出的問題，受審核方從管理制度、管理規定、記錄格式、現場控制等各個環節進行了積極的改進。

本案例采用過程審核的方法遵循了ISO9001:2008標準的過程方法的原理，取得的主要成效在于兩個方面：一是對審核活動的資源與要素進行了有效管理，將標準要素結合小企業特點分為六大過程，使審核活動更加直接、評價體系更加具體，提高了審核效率和審核的有效性。二是通過審核使企業更加理解了質量管理體系的內在本質，變被動改進為主動改進，企業管理水平得到改善和提高。